Отримання електронного підпису для іноземців в Україні

В попередньому тексті ми надали загальний опис особливостей електронного оформлення документів за українським законодавством. В цій публікації розкриємо іноземний аспект роботи з електронними договорами в Україні, а також розповімо про нотаріальні договори та можливість дистанційних реєстраційних дій.

Чи може іноземець отримати електронний підпис в Україні?

Так. Ми, наприклад, супроводжували отримання підпису в Україні громадянином Латвії – регіональним керівником групи компаній, що виробляють будівельні матеріали. Але є нюанс – для отримання підпису необхідно приїхати в Україну, оскільки акредитований сервісний центр має провести верифікацію отримувача ключа. 

Для отримання електронного підпису знадобляться ідентифікуючі особу документи, перекладені на українську. Також іноземець може отримати електронний підпис у статусі керівника чи іншої посадової особи української компанії, для цього будуть потрібні додаткові документи на підтвердження його (її) посади. Із таким електронним ключем іноземець зможе «підписувати» звітність та інші документи від імені юридичної особи. 

Деякі українські банки надають послуги оформлення електронних підписів для своїх клієнтів. Власник банківського рахунку вже пройшов ідентифікацію і верифікацію, тому в повторному проходженні процедури нема потреби. Якщо у іноземця є рахунок в українському банку, варто поцікавитися можливістю дистанційного отримання КЕП. 

Окремо в цьому випадку варто проаналізувати, чи підходить такий підпис для цілей ведення бізнесу, якщо особа бажає займати посаду в українській юридичній особі та підписувати документи дистанційно. 

Цікаво: Бізнес-планування для іноземного бізнесу в Україні

Чи матиме український електронний ключ юридичну силу за межами України

Нам не відомі випадки визнання іншими країнами електронних українських підписів. Якщо ви укладаєте електронний договір з нерезидентом, і він підпорядкований праву України, щодо юридичної сили українського підпису не буде питань. Якщо ж до форми правочину застосовне право іншої країни, варто аналізувати окремо, чи не порушуються українські імперативні норми, та чи матиме такий підпис силу за кордоном. 

За загальним правилом, найбільш важливо щоби підпис боржника визнавала країна, де відбуватиметься екзекватура. Якщо ваш контрагент, наприклад, в Польщі, і ви відправляєте туди товар, варто бути певним, що його підпис матиме юридичне значення саме в Польщі, де ви будете змушені стягнути з нього заборгованість, якщо щось піде не так. 

Чи можна передавати свій ключ іншим особам?

Нам відомий випадок, коли іноземець, директор української юридичної особи з правом першого підпису, отримав собі електронний підпис в Україні та передав його разом із паролем бухгалтерам компанії для оформлення звітності. Він думав, що це proforma процедура і що ключ потрібен тільки для комунікації з податковою. Правда ж в тому, що електронні ключі загалом не мають обмежень щодо їх застосування. Недобросовісний працівник із вашим ключем і паролем може підписати будь-який документ від вашого імені. Уявіть, що інша особа набула здатність відтворювати ваш власноручний підпис, без вашого права це оскаржити. 

В цілому, це нормальна для України історія, коли «флешка» з ключем директора лежить у бухгалтерії. На рівні довірчих корпоративних відносин в цьому немає нічого поганого. Але варто пам’ятати, що особа особисто відповідає за схоронність ключа, та має повідомляти про факти його втрати або компрометації. Можливість передачі свого ключа іншій особі законодавством не передбачена. 

Деколи керівник не має змоги фізично слідкувати за всіма документами, які підписує, але на такий випадок ми пропонуємо підприємствам готувати політики використання електронних підписів, в яких розподілені обов’язки та відповідальність співробітників. 

Цікаво: Юридичний аудит бізнесу: коли потрібен?

Чи має іноземний електронний ключ юридичну силу в Україні?

Закон України «Про електронні довірчі послуги» в статті 38 передбачає два альтернативні випадки визнання Україною іноземних електронних підписів: 

• якщо український уповноважений орган визнає, що іноземні надавачі послуг електронного підпису відповідають українським вимогам;

• якщо є міжнародний договір, за яким Україна включає іноземних надавачів послуг електронного підпису до власного реєстру.

Жоден з цих пунктів на даний час не виконується, а отже поки що не має можливості говорити про юридичну силу іноземних електронних підписів в Україні. Є певні кроки на лінії Україна-ЄС, а також нещодавно був підготовлений законопроект про спрощення процедур взаємного визнання електронних підписів. Тому в найближчому майбутньому можемо очікувати зрушень в цьому напрямку, які ми наразі на постійній основі відслідковуємо для наших клієнтів.

Коментар від команди: Серед юристів зустрічається думка, що за певних умов в зовнішньоекономічному договорі можна розглянути можливість вибору права, яке гнучкіше за українське в контексті електронного документообігу. Якщо ви стикнулися з таким питанням, зверніться до фахівця, оскільки проблему варто аналізувати з урахуванням обов’язкових вимог до форми зовнішньоекономічного правочину, передбачених статті 31 Закону України «Про міжнародне приватне право».

Цікаво: Як безпечно інвестувати в український бізнес?

Нотаріальні договори в Україні

В Україні є ряд правочинів, які обов’язково мають бути посвідчені нотаріально. Наприклад, придбання нерухомості відбудеться тільки у нотаріуса, при обов’язковій участі сторін договору або їх представників. Законодавство України розвивається в напрямку «paperless», але на даний час це не стосується нотаріальних правочинів, їх ще не оцифрували. 

У випадку з нерухомістю сторони не можуть змінити право, що застосовується до договору (частина 2 статті 31 Закону України «Про міжнародне приватне право»), тому правочин обов’язково підпорядковуватиметься законодавству України. Звісно, можна структурувати купівлю нерухомості іншим чином: не продавати безпосередньо об’єкт нерухомості, а продати компанію, яка ним володіє (про структурування можна почитати тут).

Ми роками супроводжуємо як місцевий, так і іноземний бізнес в Україні, добре знаємося на особливостях та нюансах правильної фіксації домовленостей на папері та в цифровому форматі. 

Якщо ви відчуваєте, що правочин вартий прискіпливого ставлення до його оформлення, ми допоможемо правильно організувати процес та підготуємо необхідні формулювання до ваших документів.

Вартість консультації для бізнесу тут.

Все про ведення іноземного бізнесу в Україні тут.

Все про можливість інвестування в Україну тут.