Роботизація облікових процесів в Україні

Кожна ефективна компанія знаходиться у постійній гонці за нововведеннями, і прагне отримати перевагу перед клієнтом. Ефективність підприємства оцінюється її фінансовим результатом.

У реаліях сучасного світу власник / управлінець повинен отримувати інформацію про фінансовий стан своєї компанії на принципах "тут і зараз", тобто дані про продаж та витрати повинні відображатися в обліку в момент їх виникнення.

Якщо Ви поставите таке завдання перед фінансовим відділом, відразу ж отримайте у відповідь обурення та висловлювання “У нас же у відділі не 100 бджіл, а лише 10 людей. Ми не впораємося з цим завданням навіть якщо будемо цілодобово працювати. Ми ж не роботи”. Справді, співробітники не роботи і не повинні ними бути. У цьому випадку, на допомогу співробітнику приходить цей робот - штучний інтелект.

В рамках нашої послуги з оптимізації процесів обліку в українських компаніях ми пропонуємо автоматизацію або роботизацію облікових процесів. Сьогодні ми розповімо докладніше про другий варіант.

Цікаво: Як працює автоматизація облікових процесів на практиці?

Як впроваджується роботизація бухгалтерського та іншого обліку у компанії?

Роботизація процесів – вивільнення людської праці від виконання рутинних завдань, через передачу їх на робота (штучний інтелект). Там, де автоматизація недостатньо ефективна для спрощення роботи співробітника, вступає в роботу штучний інтелект.

Процес автоматизації можна описати як колаборацію системи та людини. Система формує дані, обчислює їх, формує звіти, а людина ухвалює рішення, аналізує дані тощо.

Якщо ж ми говоримо про роботизацію, її ми представляємо як колаборацію системи та системи. Якщо автоматизацію доповнити алгоритмами, то вже робот, а не людина, керуватиме автоматизованою системою.

Етапи, які необхідно пройти для налагодження роботизації в компанії:

1) Підготовчий етап:

• ознайомлення з обліковою політикою та планом рахунків компанії;
• вивчення всіх бухгалтерсько-фінансових процесів;
• аналіз порядку та механізмів обробки документів;
• визначення трудомісткості кожного процесу;
• визначення рівня автоматизації;
• виявлення напрямів, які необхідно роботизувати.

2) Технічний етап:

• створення робочих груп щодо кожного процесу, що підлягає роботизації;
• затвердження видозміни бажаного процесу;
• розробка дорожньої карти кожного процесу.

3) Етап розробки:

• впровадження дорожньої карти процесу робота.

4) Використання:

• тестування роботизації;
• точкове програмне доопрацювання (якщо виникла потреба);
• навчання персоналу.

У разі роботизації прописується детальний бізнес-процес з урахуванням кожної секунди, руху "мишки", установки "прапорця". Описаний бізнес-процес впроваджується у робота, після чого він (робот) відпрацьовує поставлене йому завдання.

Наприклад, компанія "Y" налічує 1500 клієнтів юр. осіб, із якими відповідно до облікової політики підприємства, має проводитися щоквартальна звірка взаєморозрахунків. Результати звірки мають бути підтверджені або відкориговані (у разі розбіжностей) до 10 числа місяця, наступного за звітним.

Статистично, на кожний акт звірки без розбіжностей бухгалтер витрачає 10 хвилин робочого дня. При 8-ми годинному дні бухгалтер зможе обробити лише 48 клієнтів, відповідно щоб впоратися до 10-го числа потрібні додаткові співробітники-помічники.

У нашому випадку помічником може виступити робот, який виконає цю функцію замість 8 робочих годин за 10-15 хвилин. Завдання бухгалтера у цьому процесі - лише провести аналіз відхилень (якщо такі виявлено), решту роботи робота бухгалтер зайнятий своїми функціональними завданнями.

Цікаво: Контроль витрат на розробку нового продукту

Які переваги дає роботизація обліку у компанії?

• Робот не має обмежень у часі, він може працювати 24/7.
• Скорочення трудовитрат співробітників виконання повторюваних операційних завдань.
• Процес виконується без помилок (якщо говорити про співробітників – людський фактор завжди притаманний в роботі).
• Швидкість обробки даних на 70-80% вища за людину.

Якщо говорити про вартість роботизації, вона включає придбання безпосередньо робота (від 10 000 $), і допоміжні послуги з його налаштування. В Україні розробкою таких роботів із штучним інтелектом займається компанія IBM. Замовник може придбати робота і за власним бажанням налаштувати його на кілька напрямків. Наприклад, бухгалтерія, продаж, обробка замовлень та ін. Налаштуванням займається програміст за інструкціями від бухгалтера-фахівця нашої компанії.

Максимальну вигоду від впровадження роботизації Ваш бізнес отримає, якщо:

• він підпадає під критерії визначення середнього та великого бізнесу;
• кількість щоденних операцій, що повторюються більше 500;
• бізнес-процеси та внутрішня політика Вашого бізнесу детально прописані;
• процеси максимально автоматизовані;
• працівники виконують роботу з описаного процесу, не відхиляючись від нього (співробітником не приймається рішення, не проводиться аналіз чи інша інтелектуальна робота);
• ви не боїтеся змінити стандартні правила обліку у бік сучасних покращень.

Наша компанія забезпечує юридичний захист проєкту та послуги бухгалтера-експерта з роботизації.Спочатку ми проведемо аналіз процесів у вашій компанії та надамо рекомендації щодо ризиків і переваг автоматизації чи роботизації саме для вашого бізнесу.

Вартість послуг можна дізнатись тут.

Важливо! Нагадаємо, що роботизація – не єдиний можливий шлях оптимізації облікових процесів. Насамперед частіше розглядається автоматизація, оскільки вона в рази дешевша та простіша в налаштуванні. У випадку, коли автоматизація безсила, або коли це відразу доцільніше, приходять до використання роботів.

Хочете оптимізувати ведення обліків у вашій компанії? Звертайтесь до нас!

Автоматизація та роботизація облікових процесів в Україні