Облік витрат на розробку нового продукту в Україні

Сучасний світ постійно перебуває у процесі змін та покращення. Компанії живуть у гонитві за новими ідеями, які зможуть задовольнити потреби клієнтів та ринку.

Компанія-виробник на етапі створення або планування нового продукту (ліків, косметики, упаковки, будь-яких інших товарів, технологій тощо) проходить шлях від створення ідеї до MVP (мінімальний кінцевий продукт, з яким можна вийти на ринок та запропонувати його покупцю). Процес від створення ідеї до MVP може займати місяці і роки, а витрати, понесені в цьому періоді, повинні бути правильно враховані, і по можливості - оптимізовані, оскільки вони впливають на кінцевий фінансовий результат компанії.

Що таке розробка нового продукту та її етапи

Розробка нового продукту - це тривалий, багаторівневий процес створення та виведення нового продукту/послуги/технології на ринок.

У стандартному випадку розробка продукту відбувається в кілька етапів:

1. Формування ідеї.
2. Дослідження – паралельно проводиться маркетинговий аналіз та лабораторні/практичні дослідження.
3. Розробка продукту - відбувається розробка, проєктування, конструювання продукту або розробка технічного завдання.
4. Виготовлення дослідних зразків – виробництво малих партій продукту, які можна тестувати як MVP, якщо йдеться про продукт. Коли ми говоримо про послугу, це може бути, наприклад, Beta-версія сайту, за допомогою якого ми готові почати продавати наші послуги.

Цікаво: Чим відрізняється облік іноземної та української компанії в Україні?

Особливості обліку витрат на кожному етапі розробки продукту

На кожному етапі життєвого циклу продукту, який ми описали раніше, задіяний персонал, підрядники та допоміжні матеріали, які допомагають досягти результату.

З метою уникнення спотворення фінансового результату компанії в цілому та фінансових показників за проєктом нового продукту, розглянемо критерії правильного відображення витрат на кожному етапі розробки продукту.

На етапі дослідження проводяться заплановані компанією досліди, що проводяться вперше. Мета даних досліджень – отримання чи розуміння нових наукових та технічних завдань. Дані роботи можуть проводитися самостійно компанією (якщо вона має спеціалістів та матеріально-технічне забезпечення у цій сфері) або ж за допомогою підрядників.

На цьому етапі компанія несе такі витрати (але, не обмежуючись):

• зарплати для працівників, які зайняті у виконанні досліджень;
• оплата послуг інших організацій/підрядників;
• інші витрати, пов'язані із дослідженням.

Витрати цьому етапі не визнаються нематеріальними активами, а враховуються у складі витрат у період їх здійснення. У бухгалтерському обліку ці витрати відносять до інших операційних витрат, рахунок обліку 941 ”Витрати на дослідження та розробки”.

Якщо на даному етапі досліджень отримані позитивні результати, то підприємство переходить на наступний етап - розробка нового виду продукту.

На етапі розробки продукту відбувається фізична розробка / конструювання. Аналогічно дослідженню, якщо підприємство має власну інтелектуальну і матеріальну базу - розробка проводиться власними силами. В іншому випадку залучаються підрядники.

Етап розробки може включати такі витрати (але, не обмежуючись):

• оплата праці конструкторів, проєктувальників, креслярів, технологів;
• оплата робіт сторонніх організацій;
• витрати на матеріали для конструювання;
• інші витрати, пов'язані з цим етапом розробки.

На даному етапі, ми маємо достатньо інформації про новий продукт / технології / послуги, можемо визначити наші очікування та вигоди від його просування на ринок.

Витрати понесені на даному етапі ми можемо капіталізувати в нематеріальний актив, або ж віднести до витрат періоду, в якому ми їх зазнали.

Капіталізація (створення нематеріального активу) допускається, якщо:

• є наміри, технічна можливість та ресурси для доведення нематеріального активу до стану, в якому він придатний до використання (актив повністю готовий і не потребує доопрацювання);
• є можливість отримання майбутніх економічних вигод (продаж об'єкта, отримання роялті, створення франшизи);
• маємо повну інформацію для достовірного визначення витрат, пов'язаних із розробкою даного нематеріального активу.

Якщо ви хочете оформити право на новий об'єкт промислової власності, наприклад, отримати право на винахід, ноу-хау або промисловий зразок. А також плануєте у майбутньому його продати, надати у користування або “монетизувати” іншим шляхом, тоді витрати визнаються нематеріальним активом.

Якщо результат розробок відповідає критеріям нематеріального активу (який ми описували раніше), понесені витрати ставляться до поточних витрат підприємства.

Яка різниця та вигода обох випадків? У першому випадку ми створюємо об'єкт, який зможемо реалізувати. Після створення нематеріального активу, він значиться на балансі підприємства, і потрапляє у витрати через амортизацію протягом терміну експлуатації. Відповідно, вибір впливає на фінансовий результат кількох періодів, у яких він амортизуватиметься.

У разі прямого відображення у витрати, фінансовий результат зменшиться один раз, у тому періоді, в якому ми понесли витрати.

Фінальним у циклі розробки є виготовлення дослідних зразків. До витрат даного етапу відносяться:

• вартість використаної сировини та матеріалів;
• витрати на оплату праці;
• амортизація обладнання;
• послуги підрядників;
• інші витрати.

Всі витрати, понесені на цьому етапі, формують собівартість дослідно-промислової серії продукту, чи відносяться до витрат поточного періоду.

Цікаво: Чи потрібно нараховувати зарплату директору, якщо він власник?

Врахування ПДВ витрат на етапах розробки нового продукту

Згідно з чинним Податковим кодексом, вся сума ПДВ з витрат на проведення досліджень, розробку нової продукції належить до податкового кредиту (згідно з п.198.3 ПКУ), за умови наявності зареєстрованої в ЄРПН податкової накладної та оформленої відповідно до вимог п.201.1 ПКУ.

Компенсуючі податкові накладні та донарахування ПДВ не проводяться.

Документальне оформлення етапів опрацювання нового продукту. Підтвердження понесених витрат

Підприємство, в якому відбуваються розробки нових продуктів/послуг/технологій, мають створити Політику розробки нового продукту, в якій будуть викладені всі норми, правила, нюанси проходження етапів розробки та їх документальне оформлення.

На кожному з етапів необхідно оформити певний набір документів.

Етап формування ідеї:

• Службова записка, яка включає: ідею кінцевого продукту, методи реалізації/шляхи досягнення мети; цільову аудиторію; комерційну вигоду.
• Наказ початку етапу розробки товару (якщо ідея затверджена керівником).
• Бізнес-план проєкту – опис суті проєкту, підтверджений фінансовими показниками.
• План інвестицій – фінансовий план залучення інвестиційних коштів у проєкт.
• Наказ на закріплення співробітників, що беруть участь у проєкті, - закріплення співробітників, які беруть участь у проєкті з метою подальшого звільнення їх від інших функціональних обов'язків.

Етап дослідження:

• Технічне завдання - документ, що визначає мету, структуру, властивості та методи проєкту.
• Кошторис витрат на проведення дослідження - план витрат, які необхідно понести на даному етапі розробки (власні витрати та залучення підрядників).
• Наказ про віднесення витрат понесених на даному етапі до поточних витрат проєкту.

Етап розробки продукту:

• Технічне завдання.
• Кошторис витрат на проведення дослідження.
• Специфікація на товар/послугу – перелік витрат, які формують собівартість продукту.
• Перелік підрядників, задіяних у проєкті - підрядники та договори з ними закріплюються за певним проєктом.
• Наказ про прийняття рішення створити нематеріальний актив (у разі відповідності продукту поняттю нематеріальний актив) - документ, на підставі якого починається процес оформлення прав на об'єкти промислової власності (право на винахід, модель, промисловий зразок, ноу-хау) та інші.
• Протокол оцінки вартості нематеріального активу.
• Наказ про встановлення нематеріального активу на облік (бухгалтерський баланс).
• Наказ про віднесення витрат, понесених на даному етапі, в поточні витрати проєкту (якщо продукт не підпадає під поняття «нематеріальний актив»).

Етап виготовлення дослідних зразків:

• Технологічна карта - основний документ технологічної документації, у якій описується технологія виробництва, обсяги робіт, засоби виробництва та робоча сила необхідна для виконання процесу.
• Специфікація виробництва - перелік витрат, що формують собівартість продукту.
• Звіт виробництва (для товару) – документ, що підтверджує випуск продукції.
• Переміщення продукції складу (для товару) - документ, що підтверджує переміщення продукту з приміщень виробництва складу.

Документація, описана вище, є прикладом, і може бути доповнена та скоригована в залежності від індивідуальності діяльності компанії.

Наша компанія пропонує вам:

• Юридичний аудит процесу розробки нового продукту та рекомендації щодо оптимізації витрат, ведення бухгалтерського обліку;
• Консультації юриста та бухгалтера щодо процесу розробки нового продукту та супутніх питань: патент, авторське право, договори тощо;
• Допомога з формуванням пакетів документів на кожному етапі розробки нового продукту;
• Ведення бухгалтерського обліку командою юристів та бухгалтерів для вашого проєкту на аутсорсі.

Вартість послуг ви можете дізнатись тут, або звернутися до наших спеціалістів за формуванням персонального пакета послуг.

Не знайшли відповідь на своє запитання?

Все про ведення бухгалтерського обліку тут.

Запитання-відповіді для українського бізнесу тут.