Як внести зміни в медичну ліцензію в Україні в 2024 році?

Серед практикуючих лікарів і медичних закладів поширене хибне уявлення, що після отримання медичної ліцензії вся морока з нею закінчується, і можна вільно провадити медичну практику без остраху можливих негативних наслідків. Однак це не так. Ліцензія повинна відображати актуальні дані про ліцензіата, його матеріально-технічну базу, кадрові відомості, а тому про кожну, навіть дрібну зміну оснащення, потрібно повідомити ліцензійний орган.  

Сьогодні ми проаналізуємо нову процедуру залучення змін до медичної ліцензії з позиції практикуючих юристів, що супроводжують отримання ліцензій вже понад 14 років.

Внесення змін до ліцензії на провадження господарської діяльності з медичної практики

Раніше, на період воєнного стану, МОЗ надавало можливість подати документи не лише поштовим відправленням (з описом вкладення) або наручно (через центр адміністративних послуг МОЗ "Єдине вікно"), а й у вигляді сканованих копій у форматі "PDF" в електронному вигляді на офіційну електронну адресу МОЗ. Але ця можливість існувала лише з умовою їх повторного подання за звичайною процедурою протягом трьох місяців після припинення або скасування воєнного стану. Проте ми вирішили дізнатись у МОЗ трішки більше деталей, та чи актуальна сама процедура подання документів для внесення змін до ліцензії на медичну практику дистанційно. Надіславши запит до Міністерства охорони здоров’я, ми отримали наступну відповідь: “Наразі МОЗ проводить роботу щодо вдосконалення Ліцензійного реєстру МОЗ з медичної практики (далі – Реєстр). На теперішній час відсутня технічна можливість подати заяву та відповідний пакет документів до МОЗ в електронному форматі.”.

Термін для подання документів залишився незмінним – протягом 1 місяця з настання змін. Державного збору при цьому немає.

При зверненні особисто (наручно), претендент на ліцензію повинен мати при собі оригінал документа, що засвідчує особу. У разі подання документів з питань ліцензування представником претендента на ліцензію, додатково пред'являється оригінал документа (або засвідчена копія), що засвідчує його повноваження (довіреність повинна містити: назву органу, до якого подаються документи, дату видачі довіреності та строк дії, перелік прав на дії уповноваженої особи та ін.) та оригінал документа, що засвідчує особу (зазначений у цій довіреності).

Корисно: Наш досвід внесення змін до медліцензії

Яка ситуація з внесенням змін була до цього часу?  

Відповідно до ліцензійних умов, ліцензіат зобов’язаний в місячний строк повідомити МОЗ про всі зміни даних, які зазначені в заяві, документах та відомостях, які направлялись для отримання ліцензії. Тобто, будь-яка реальна зміна в організації медичної практики, починаючи від 15-хвилинної зміни робочого графіку й до розширення спеціальностей, має фіксуватись в документах, поданих до органу ліцензування. 

Несвоєчасна подача змін загрожує анулюванням ліцензії або ж накладенням штрафу.

Своєю чергою, орган ліцензування здійснював аналіз і перевірку доданих документів на предмет їх відповідності організаційним, матеріально-технічним та кадровим вимогам. В результаті перевірки орган ліцензування приймав офіційне рішення: 

• про затвердження змін (можна здійснювати діяльність з урахуванням змін);

або 

• про відмову в залученні (яка не перешкоджала провадженню діяльності за старими даними).

На практиці залучення змін відбувалось набагато довше, ніж отримання нової ліцензії, хоч і не вимагало сплати додаткових зборів. До нас часто зверталися Клієнти, які до того самостійно отримували декілька відмов, й лише з нашою допомогою врешті-решт змогли внести зміни.

Цікаво: Внесення змін до медичної ліцензії без помилок

Що змінилося в процесі внесення змін до медичної ліцензії? 

Вимоги до обов'язковості подання відомостей про зміни залишаються дійсними, проте починаючи з квітня 2020 року орган ліцензування припинив затверджувати окремі рішення про залучення змін або відмову в їх залученні.  

Тепер, після правильно заповненого та поданого Повідомлення про зміни, ліцензіат має моніторити долучення нової інформації, яка вноситься до реєстру з усіма ліцензіями на медичну практику.

Отже, як ви можете знайти даний реєстр на сайті МОЗ:

1. Знаходите сайт Міністерства охорони здоров’я в пошуку;
2. Обираєте розділ “Фахівцям”;
3. Натискаєте на вкладку “Ліцензування”, та після - “Ліцензійний реєстр”.

Тут ви зможете внести всю необхідну інформацію для власної ідентифікації та проглянути, чи погодив МОЗ Повідомлення про зміни яке було отримане від вас.

У разі відхилення повідомлення, ліцензіат отримує лист на зазначену в ЄДР адресу де МОЗ зазначає причину відмови внесення змін та просить знову подати пакет документів заповнений належним чином.   

Зауважимо, що у своїй останній оновленій інформації на сайті від 17 липня 2023 року, МОЗ додав нову форму Повідомлення про зміни. Тепер вона є більш лаконічною та зручнішою для заповнення.

Читайте також: Розширення медичної ліцензії

Орган ліцензування має повноваження проводити планові чи позапланові перевірки суб’єкта господарювання, аби перевірити дотримання ліцензійних вимог. Підставою для перевірки може бути, зокрема, скарга на медичний заклад від пацієнта щодо неякісно наданої медичної послуги. Чому важливо належно документувати відносини з пацієнтами у вашій клініці розповідали у цьому матеріалі. 

Якими будуть наслідки змін в законі?

1. Варто зазначити, що процес подання змін до ліцензії на медичну практику не став легшим. Ліцензіати, як і раніше, зобов’язані подавати Повідомлення про зміни у місячний строк з дати настання таких змін, очікувати на перевірку таких змін МОЗ, та внесення даної інформації до реєстру. 
2. На жаль, на сьогодні немає чітко визначених строків внесення змін до ліцензії на медичну практику. Таких змін можна чекати, як один місяць, так і один рік. 
3. Оскільки не публікують рішення про те, що саме було залучено в ліцензійну справу, суб’єкти повинні шукати інші шляхи для контролю повноцінності залучення змін.

Наприклад, такі зміни як: доповнення матеріально-технічноі? бази ліцензіата, прии?няття нових медичних працівників у команду, оновлення лікарських документів, або ж зміну прізвища медичного працівника – не можна перевірити в реєстрі.

Аби бути впевненим, що зміни пройшли, варто подавати спеціальний запит до МОЗ з проханням повідомити, чи були проведені такі зміни.

Я хочу відкрити філіал моєї клініки/медичного центру в Україні: як це зробити?

У травні 2021 року до нас повторно звернувся Клієнт, якому минулого року ми отримали ліцензію на медичну практику для медичного центру та супроводили підписання договору з Національною службою здоров’я України. 

Цього разу Клієнт планував відкрити філію свого медичного центру в іншому районі міста, тож його цікавила допомога з внесенням відповідних змін до медичної ліцензії.

Наша команда підготувала повний пакет документів, які подали до МОЗ задля внесення змін до ліцензії. 

Відтепер побачити, чи внесли ваші зміни, можливо лише через Ліцензійний реєстр, оновлення якого доводиться чекати впродовж місяців. Тож ми здійснювали щоденний моніторинг даного реєстру, допоки не впевнились, що зміни були проведені.

На прикладі нашого Клієнта ми розповімо про те, як саме відбувається процес внесення змін до медичної ліцензії у зв'язку з відкриття філії сьогодні. Якщо ви бажаєте дізнатися відповіді на додаткові питання чи замовити послугу гарантованого та безпечного внесення змін до медичної ліцензії – звертайтесь до наших спеціалістів.

Як вірно оформити розширення медичного бізнесу в Україні?

Наш Клієнт бажав відкрити друге місце провадження господарської діяльності, де б працювали деякі лікарі з основного місця діяльності. У такому випадку необхідно правильно відобразити їх суміщення двох місць роботи у відомостях. Важливо також, аби зазначені лікарі мали актуальні кваліфікаційні документи. 

Окрім цього, Клієнт планував долучити декілька нових спеціальностей до основного місця діяльності, тож ми також супроводили швидке отримання відповідного акта СЕС (адже, на той момент, це було обов’язковою вимогою для отримання ліцензії на медичну практику). Неналежне оформлення таких деталей може зацікавити державних інспекторів та стати підставою внесення вашого підприємства у план перевірок на наступний рік. 

Варто зауважити, що у Ліцензійному реєстрі відображається суто основна інформація, наприклад, адреса місця провадження та спеціальності лікарів за цією адресою. Оскільки відображення змін у реєстрі на практиці займає до шести місяців, а то і більше, ми направили письмовий запит до МОЗ. Це дозволило дізнатися інформацію про долучені зміни до ліцензії та мати письмове їх підтвердження для НСЗУ, адже наш Клієнт співпрацював з ними.

Важливо! При співпраці з НСЗУ також потрібно додавати через медичну інформаційну систему відсканований лист, яким ви зверталися до МОЗ з проханням внести зміни до ліцензії.

Клієнта цікавило, через скільки часу він зможе приступати до роботи на новому місці діяльності. Розпочинати працювати можна одразу, оскільки відповідно до законодавства ліцензіат повинен повідомити орган ліцензування про зміни протягом 30 днів. Навіть якби Клієнт спершу розпочав діяльність на новому місці, і лише потім упродовж місяця повідомив про це МОЗ, то все було б у рамках закону. 

Інша справа – коли МОЗ не приймає зміни до уваги, бо подані документи не відповідають вимогам законодавства. Тоді виникає досить суперечне питання, що робити в таких випадках, і чи може ліцензіат потрапити на штрафи у разі перевірки. Але щоб таких питань не виникало та МОЗ брало до уваги зміни з першого разу, – звертайтеся до наших спеціалістів.

Цікаво: Написання договорів та технічної документації для клініки

Що пропонує наша компанія в таких умовах?

При внесенні змін до медичної ліцензії, перелік документів буде напряму залежати від змін, які має на меті запровадити ліцензіат. Для цього необхідно оновлювати майже  всі дані, які були внесені в ліцензію, наприклад, у випадку, якщо документи не відповідають вимогам МОЗ, і є застарілими або дані оновлюються, цілком логічно при внесені певних категорій змін (наприклад, зміна адреси місця провадження медичної практики має наслідком оновлення договору оренди чи свідоцтва про права власності, відповідно оновлюється Акт СЕС, площа приміщення і т.д.). Цікаво, що зміна лише власника закладу (без припинення функціонування юридичної особи) не є підставою для отримання нової ліцензії. Ліцензіат має право продовжувати здійснювати свою діяльність з медичної практики на підставі отриманої раніше ліцензії, яка є чинною.

Перелік документів, які ліцензіат подає в МОЗ, також залежить від категорії внесених змін. Зазвичай подаються відомості про стан матеріально-технічної бази з оновленими даними та повідомленням про внесення змін в медичну ліцензію.

Проаналізувавши нову процедуру подачі та здійснивши декілька залучень змін по ній, хочемо сказати вам те саме, що ми кажемо кожному Клієнтові:

Нова процедура не сприяє самостійному поданню документів, оскільки процес внесення змін наразі виявляється тривалим. Очікування на внесення змін може тривати місяці, і це було підкреслено нами неодноразово. Таким чином, правильність представлених документів має вплив на час очікування реєстрації змін. Неправильно подані документи можуть призвести до подовження цього тривалого періоду очікування, що є неприємною ситуацією.

Наша команда має величезний досвід отримання медичних ліцензій та вже випробувала на практиці новий механізм залучення змін. Результат нашої роботи не буде незрозумілим – ми отримуємо офіційне підтвердження нашої роботи, яке містить всю інформацію щодо Клієнта в ліцензійному реєстрі. Ми проаналізуємо всі бажані зміни та пояснимо, які дії можливі, а що змінювати категорично заборонено.

Якщо ви хочете, щоб зміни були залучені без негативних наслідків – звертайтесь до нас. Ми проведемо всю процедуру успішно від початку до кінця.  Не знайшли відповіді на своє питання?

Шукайте більше інформації тут.