Бухгалтерский аудит дебиторской и кредиторской задолженностей

В процессе своей деятельности компания сталкивается с такими понятиями как дебиторская и кредиторская задолженности.

Правильное отражение взаиморасчетов с покупателями, поставщиками и прочими контрагентами также важно, как и правильное ведение любого другого участка бухгалтерского учета.

Дебиторская задолженность – это предоплата поставщику или предоставленные покупателю в долг товар/услуга.

Кредиторская задолженность – долг перед поставщиком или полученная предоплата от покупателя.

Дебиторская и кредиторская задолженности возникают в процессе покупки/поставки товаров, получения/предоставления услуг, получения /предоставления финансовых помощей и других операций.

Суммы дебиторской и кредиторской задолженностей указываются в балансе компании (Balance sheet) и влияют на:

• показатели финансового состояния компании;
• показатели платежеспособности компании;
• инвестиционную привлекательность.

Ошибки и искажения данных показателей приводят собственника и партнеров компании (в т.ч. контролирующие органы и банковские учреждения) в заблуждение относительно реальной картины финансового состояния бизнеса. Например, компания уверена в корректности финансовой отчетности, подает заявку на получение кредита. В процессе аудита бухгалтерского учета, выявляются несоответствия финансовых показателей с реальными, что затягивает процесс оформления заемных средств или вовсе приводит к получению отказа банковским учреждением.

Это значит, что еще до принятия решения о том же, например, займе, нужно позаботиться о приведении ситуации с учетной документацией в порядок. Проще всего это сделать через аудит бухгалтерского баланса. Он позволяет оперативно выявить отклонения, нарушения и устранить их до момента подачи отчетности. 

Из самых распространенных ошибок можем назвать:

• неправомерное формирование кредиторской задолженности перед поставщиками (неподтвержденные расходы) - штраф 18% от суммы операции + 5% ;
• некорректные расчеты по НДФЛ и ВС (недоплата или переплата) - размер штрафа в зависимости от сути хозяйственной операции; 
• пересорт долгосрочной и краткосрочной дебиторской задолженностей (отсутствие дисконтирования) - штраф 18% от суммы операции + 5% .

Мы проведем внутренний аудит бухгалтерского учета и дадим практические советы, рекомендации для проверки правильности ведения бухгалтерского учета на вашем предприятии.

Интересно: Учет затрат на разработку нового продукта в Украине

Какие компании обязаны проводить аудит дебиторской и кредиторской задолженности?

Закон о бухгалтерском учете обязывает все компании проводить ежегодную инвентаризацию всех статей баланса до подачи годовой Декларации по налогу на прибыль. Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности включается в комплексную годовую инвентаризацию.

Поэтому, компании должны проводить аудит бухгалтерской отчетности, дебиторской и кредиторской задолженностей не менее 1 раз в год.

Для снижения рисков, о которых мы говорили в начале статьи, наши специалисты рекомендуют проводить внеплановые аудиты  бухгалтерской финансовой отчетности  раз в квартал.

Какие документы проходят проверку при аудите дебиторской и кредиторской задолженностей?

Главной задачей аудита дебиторской и кредиторской задолженности является не обнаружение механических ошибок сотрудников, а выявление таких отклонений как:

• определение покупателей, которые не выполняют условия оплаты договора (просрочка платежей) и причины возникновения подобных ситуаций;
• эффективность претензионной работы;
• злоупотребление должностными обязанностями сотрудников (менеджер продал товар «своему» клиенту, который не собирается оплачивать товар);
• бухгалтерский учет и аудит денежных средсв, невозврат / нецелевое использование подотчетных денежных средств.

Для проведения аудита бухгалтерской отчетности понадобятся следующие документы (не ограничиваясь):  

• учетная политика;
• внутренние политики;
• договора;
• первичные документы (расходные накладные, акты выполненных работ);
• расчет резерва сомнительных долгов;
• финансовая и налоговая отчетность (Баланс, Отчет о финансовых результатах, Декларация по налогу на прибыли);
• другие документы, не вошедшие в перечень, но прямо связанные с формированием задолженности.

Интересно: Какие налоги предприниматель платит за соцпакет в своей компании?

Этапы проведения аудита бухгалтерского баланса предприятия, выявления отклонений и варианты их устранения

Расскажем о кейсе экспресс-аудита дебиторской и кредиторской задолженностей дистрибьютора лекарственных средств и медицинских изделий. Компания обратилась к нам с задачей провести экспресс-аудит задолженностей перед подачей заявки на получения кредита в банке.

Аудит проводился в несколько этапов:

1. Изучили специфику деятельности компании и основные хозяйственные операции компании.
2. Ознакомились с учетной политикой и внутренними положениями о дебиторской и кредиторской задолженности.
3. Провели непосредственный аудит задолженности.

Примечание: Наши специалисты могут выступать экспертами при составлении вашей учетной политики или внутренних политик компании.

Проведя анализ баланса компании, мы определили статьи, которые будут подлежать экспресс-аудиту.

Статьи баланса с дебиторской задолженностью:

• Расчеты с покупателями
• Прочие расчеты с работниками
• Взаиморасчеты с бюджетом

Статьи баланса с кредиторской задолженностью:

• Расчеты с поставщиками
• Резерв по отпускам
• Прочие расчеты с участниками

Далее более детально опишем процедуру проведения аудита каждой статьи баланса.

Этап 1. Аудит расчетов с покупателями и поставщиками

Согласно внутренней политики нашего заказчика:

• просроченной задолженностью считается та, сроки погашения которой превысили 20 дней после договорного срока погашения;
• безнадежной считается задолженность, срок исковой давности которой прошел (1095 дней).

Нами была сделана выборка клиентов, задолженности которых попали в перечень сомнительных и их размер превысил порог 50 тыс. грн. По каждому из таких клиентов мы запросили акты сверок взаиморасчетов и первичную документацию, которая подтверждает формирование задолженности.

Результат проверки:

• отсутствуют первичные документы (расходные накладные) по дебиторской задолженности на сумму 560 тыс. грн - риск признания доходов фиктивными;
• отсутствуют акты сверок с 5 покупателями, на общую сумму дебиторской задолженности 3,6 млн грн - риск неподтверждения дебиторской и кредиторской задолженности покупателями.

Этап 2. Проверка резерва сомнительной задолженности

Расчет резерва сомнительной задолженности выполнен в соответствии со стандартами бухгалтерского учета. Расходы по резерву сомнительных долгов начисляются и корректируются без отклонений от норм законодательства.

Результат проверки: замечания отсутствуют.

Этап 3. Прочие расчеты с работниками

На дату начала аудита компания в бухгалтерском счете учета «Расчеты с работниками и сотрудниками по другим операциям» учитывает суммы беспроцентных ссуд, выданные работникам, в сумме 9,843 млн грн. Вся сумма дебиторской задолженности классифицирована компанией как иная текущая дебиторская задолженность и в финансовой отчетности учитывается по строке 1155  «Другая текущая дебиторская задолженность» Формы № 1 «Баланс».

Исходя из даты погашения задолженности, указанной в договорах с работниками, часть задолженности, срок погашения которой больше 12 месяцев с даты баланса, должна классифицироваться как долгосрочная дебиторская задолженность.

Результат проверки:

• неправильная классификация дебиторской задолженности - искажение данных финансовой отчетности;
• отсутствие дисконтирования по долгосрочной задолженности - риск начисления штрафных санкций.

Этап 4. Взаиморасчеты с бюджетом

Финансовая отчетность компании содержит информацию о предоплате налогов в бюджет. Расшифровка данной статьи показала, что предоплата проведена по НДФЛ и ВС.

В процессе анализа учета было выявлено операции по оплате аренды транспортных средств физическим лицам. При выплате аренды, с договорной стоимости были удержаны и уплачены НДФЛ и ВС, но начисление налогов в учете не произошло.

Результат проверки: не проведено начисление НДФЛ и ВС в части приобретения услуг аренды, что привело к неправомерному завышению предоплаты налогов в бюджет.

Этап 5. Резерв по отпускам

Мы провели пересчет суммы резерва отпусков, который базируется на количестве дней неиспользованного ежегодного отпуска всех работников компании и среднедневной оплате одного работника. По данным расчета, сумма резерва отпусков составляет 1,784 млн грн. В бухгалтерском учете по состоянию на дату проведения аудита учитывается резерв отпусков в сумме 1,552 млн грн.

Результат проверки: разница резерва отпусков составляет 232 тыс грн.

Этап 6. Прочие расчеты с участниками

Компания учитывает расчеты с участниками и расчеты по начисленным дивидендам на бухгалтерском счете учета «Расчеты с участниками». Как результат, в учете отражается свернутое сальдо расчетов по начисленным дивидендам в пользу учредителей и расчетов по дивидендам, начисленным в пользу компании. Кроме того, аналитический учет расчетов по каждому участнику и дебитору не ведется.

Указанное не соответствует правилам бухгалтерского учета, поскольку счет «Расчеты с участниками» предназначен для обобщения информации о расчетах с участниками и учредителями предприятия, связанными с распределением собственного капитала (дивиденды, возврат долей и т.п.). А учет начисленных дивидендов, процентов, роялти и т.п. ведется на счете «Расчеты по начисленным доходам».

Однако в учете отражено распределение прибыли на выплату дивидендов только в сумме 10 млн грн, остальная сумма прибыли не распределена.

Однако от суммы дивидендов, утвержденных протоколом участников общества в сумме 25,5 млн грн, были начислены и уплачены суммы НДФЛ и ВС, а именно:

• НДФЛ 25,5 млн. грн  х 5% = 1,275 млн. грн.
• Военный сбор 25,5 млн. грн х 1,5% = 382,5 тис. грн.

Из начисленных дивидендов прошла выплата только одному участнику в размере 3,576 млн. грн. Остальная сумма дивидендов не выплачивалась.

Результат проверки: недостоверное отражение «Расчетов с участниками». На дату аудита сумма обязательств компании перед участниками должна составлять 20,266 млн. грн.

По результату аудита нашими специалистами были сформулированы следующие рекомендации:

1. Разработать политику дебиторской и кредиторской задолженности, которая позволит “управлять” ею (например, установить порог значимости операции или определить параметры, по которым операция должна проходить дополнительный контроль).
2. Разработать процедуру и правила сверки взаиморасчетов с клиентами, бюджетом и участниками.
3. Пересмотреть политику выдачи беспроцентных ссуд сотрудникам (не выдавать ссуды со сроком погашения больше года или разработать механизм дисконтирования долгосрочных задолженностей).
4. Автоматизировать расчет резерва отпусков (автоматизация учетной системы).

Интересно: Как работает автоматизация и роботизация бухгалтерского учета для компании?

Преимущества  аудиторского бухгалтерского сопровождения дебиторской и кредиторской задолженности и что в него входит?

Выгоды собственника от проведения аудита дебиторской и кредиторской задолженности:

• подтверждение правильности бухгалтерской и налоговой отчетности;
• снижение риска невозврата денежного финансирования от дебитора;
• анализ собственной платежеспособности и платежеспособности клиентов;
• снижение рисков возникновения злоумышленных операций.

В обязательный аудит бухгалтерской отчетности, дебиторской и кредиторской задолженностей входит:

1. Проверка первичных документов на предмет правильности формирования дебиторской и кредиторской задолженностей, аудит качества бухгалтерской отчетности
2. Определение правильности классификации задолженности (краткосрочная или долгосрочная).
3. Подтверждение / опровержение правильности балансовых остатков задолженности.
4. Проверка правильности формирования резерва сомнительных долгов.
5. Проверка правильности отражения расходов по задолженности, срок исковой давности которой прошел.
6. Бухгалтерский учет и аудит экспортных операций.
7. Бухгалтерский учет и аудит материальных ценностей.

Стоимость внутреннего бухгалтерского  аудита учетных процессов можно узнать тут.

Стоимость автоматизации учетных процессов, если вы уже готовы к такому шагу, можно узнать здесь.