Аутстафінг в 2023 році: Облік зарплат і кадрові питання

У зв'язку з тим, що невиконання будь-яких вимог законодавства, наприклад, несвоєчасна виплата заробітної плати, або порушення норм роботи годин в тиждень, в частині співробітників - це обмеження їхніх прав, то за дотриманням норм в кадрових і зарплатних питаннях особливо пильно спостерігають не тільки податкові служби, а й служби соціального захисту, пенсійного фонду, охорона праці.

Особливо складною ситуація може здатися компаніям, які пропонують послуги аутстафінгу. Адже, по суті, навіть сама діяльність подібного роду, на даний момент, є не до кінця врегульованою українським законодавством. А з іншого - є досить перспективною формою ведення бізнесу.

Аутстафінг - слово, давно відоме за кордоном. Тож не дивно, що багато іноземних компаній бажають вести в Україні бізнес саме таким чином. Сьогодні бухгалтер юридичної фірми "Правова допомога" розповість про особливості бухгалтерського та кадрового обліку аутстафінгової компанії.

Цікаво: Як відкрити аутстаффінгового компанію?

Яку відповідальність несе підприємство при веденні кадрового та бухгалтерського обліку?

Ми щиро вважаємо, що аутстафінговому підприємству важко впоратися без професіонала з кадрів і бухгалтера по заробітній платі. Занадто просто упустити важливі моменти кадрового діловодства, і згадати про них в уже моменти перевірок органів охорони праці. Зараз, після карантину, ця служба перша вийшла на перевірки СПД. При цьому, за відсутність табеля робочого часу призначається штраф у розмірі 1 мінімальної заробітної плати (на 2021 рік - 4723 грн) на кожного співробітника.

Також потрібно враховувати що з лютого 2020 року, штраф в розмірі 1 мінімальної заробітної плати нараховують на кожне порушення трудового законодавства, а це може бути:

• порушення випробувального терміну і його умов;
• невідповідність фактично виконуваної роботи встановленій спеціальності (наприклад, коли працівник в наказі на прийом на роботу вказаний як зварювальник, а працює муляром);
• порушення норм робочого часу (понад 40 годин на тиждень або інших норм, встановлених КЗпП України);
• невиконання умов для працюючих співробітників з гарантіями згідно КЗпПУ (інвалідам, неповнолітнім, матерям-одиначкам тощо).

Цікаво: Приклад релокації іноземних працівників в Україні

Також можливі штрафи в таких розмірах:

• Штрафи в 10-ти кратному розмірі МЗП (на 2021 рік 1 МЗП - 4743 грн, відповідно вся сума штрафу 47 430 грн) - призначаються за допуск на роботу без оформлення трудового договору або оформлення на неповний робочий час, при виконанні повного. А також за несплату податків при перерахуванні з/п. Повторне порушення тягне за собою штраф у розмірі 30-ти мінімальних заробітних плат (142 290 грн.). При виборі спрощеного оподаткування 1-3 групи, виявлення порушення в перший раз тягне за собою попередження, а ось вже повторне - той же штраф в 30-ти кратному розмірі МЗП.
• Штрафи в 2-х кратному розмірі з/п за кожного співробітника - при недотриманні мінімальних гарантій з оплати праці (несвоєчасна оплата 2-рази в місяць, недотримання індексації заробітної плати, недотримання правил нарахування і виплати відпускних тощо).
• Штрафи в 3-х кратному розмірі мінімальної заробітної плати - тобто 14 229 грн - будуть нараховані при недопуску інспектора на підприємство з метою визначень умов праці. Штрафи в 6-ти кратному розмірі (28 458 грн) - при перешкоді перевірці на предмет виявлення співробітників без оформлення трудових відносин.

Окремо відзначимо штрафи за відсутність нарахувань індексації. Щомісяця заробітна плата, згідно із законодавством, повинна індексуватися в залежності від індексу інфляції. Відсутність індексації при перевірці органів Держпраці, призводить до фінансових санкцій в розмірі 10 мінімальних заробітних плат. Водночас зайво нарахована індексація може послужити приводом для відрахування суми з витрат підприємства, що збільшує оподатковуваний прибуток і податок.

Штрафів багато і не завжди їх можна уникнути, але досвідчений бухгалтер допоможе від них застерегти або, хоча б, мінімізувати.

Організація виплати заробітних плат в аутстафінговій компанії

Здавалося б розрахунок заробітних плат може робити будь-який бухгалтер, однак це не завжди так. Складність організації процесу обліку саме аутстафінгової компанії полягає, наприклад, в частині нарахування ставок у випадку позмінного графіка, або неповного робочого тижня. Крім того, наші фахівці пропонують не лише послуги з виплати зарплати і ведення бухгалтерського обліку, а й виконання менеджерських функцій співробітників Вашої компанії, тобто управління внутрішнім штатом, вирішення поточних питань щодо виплат, кадрів тощо.

Виплата заробітної плати проводиться 2 рази на місяць. Найчастіше сьогодні заробітну плату перераховують на карткові рахунки співробітників. Практично будь-які банки відкривають зарплатні проекти, які дозволяють дещо заощадити на банківських послугах по перерахуванню заробітних плат. До того ж зараз вже є можливість прив'язати картку співробітника до будь-якого банку.

При наявності РРО та ведення готівкових коштів, заробітну плату можна виплатити і з каси підприємства. В даному випадку, обов'язкове перерахування податків в день виплати.

Цікаво: Приклади укладення трудових договорів аутстафінгових компаній

Облік яких виплат ще потрібно вести?

Крім ставки / окладу, існує ще ряд виплат, які враховуються в фонд оплати праці: лікарняні, відпускні, деякі види матеріальної допомоги та премій, і інші. Назвемо тут деякі нюанси їх обліку. Особливо пильну увагу варто звернути на нарахування і виплату лікарняних листів - всі співробітники хворіють, проте не кожен бухгалтер вміє нараховувати лікарняні. Потрібно врахувати: правильність заповнення самого лікарняного листа, розрахувати стаж роботи, врахувати всі виплати, які потрібно взяти до уваги лікарняного, тощо.

До того ж лікарняний лист понад 6 днів оплачується фондом соціального страхування. Цим же фондом фінансуються і інші види лікарняних листів - у зв'язку з вагітністю та пологами, на санаторно-курортне лікування та інші. Для відшкодування витрат на лікарняні листи необхідно подати заявку до Фонду з розрахунком. При виявленні помилки при нарахуванні лікарняного, фонд накладає штрафи в розмірі  50% неправомірно виплаченої суми.

Що стосується нарахування відпускних виплат, то тут важливо правильно розрахувати їх розмір, взяти до уваги всі належні виплати, і не забути їх виплатити в строк за 3 робочих дні до самої відпустки.

Законодавство регулярно змінюється, змінюються ставки і індекси. З 1 липня 2020 року незаплановано збільшили прожитковий мінімум, який щорічно встановлюється в бюджет. Його збільшення веде за собою зміни деяких податків і пільг, наприклад, збільшення мінімальної суми заробітної плати на яку застосовується пільга по нарахуванню податку на доходи. З вересня також планується підвищення мінімальної заробітної плати.

Якщо Ви плануєте відкрити аутстафінгову компанію, подумайте заздалегідь про послуги бухгалтера на аутсорсі - це заощадить Вам гроші не тільки на штатну бухгалтерію, але ще і на можливі штрафи.

Якщо Ви не знайшли відповіді на своє питання, переходьте за посиланнями:

Дізнатися більше про бухгалтерський облік та його організацію