Інструкція з реєстрації іноземного представництва

Представництво – це установа або особа, яка представляє в Україні інтереси іноземного суб'єкта господарської діяльності і має на це відповідним чином оформлені повноваження.

Законодавством України встановлено два основні види Представництв іноземних компаній: постійне Представництво (Представництво, через яке повністю або частково проводиться господарська діяльність нерезидента в Україні на постійній основі) та некомерційне Представництво (Представництво, діяльність якого має виключно підготовчий або допоміжний характер щодо основної діяльності материнської компанії).

Реєстрація Представництва здійснюється  Міністерством економічного розвитку і торгівлі України, а саме Департаментом по роботі з торговельно-економічними місіями та іноземними Представництвами.

Документи, які подаються для реєстрації Представництва мають  бути нотаріально засвідчені за місцем їх  видачі,  легалізовані  належним чином  в  консульських установах,  які представляють інтереси України,  якщо міжнародними договорами  України  не  передбачене інше. Дані документи повинні бути перекладені на українську мову та завірені підписом перекладача.

Відповідний пакет документів подається в Міністерство економічного розвитку і торгівлі України не пізніше 6-ти місяців з дати їх видачі в країні місцезнаходження іноземного суб’єкта господарської діяльності.

При  прийнятті  документів   на   реєстрацію   заявникові видається  номер  рахунку  для  сплати  державного мита у розмірі 2500 доларів США.

Якщо подані документи відповідають всім вимогам, Міністерство економічного розвитку і торгівлі України приймає рішення про реєстрацію Представництва, після чого видає Свідоцтво про реєстрацію Представництва з відповідним номером  (не пізніше ніж через 60 робочих днів після сплати державного збору). Дані про реєстрацію вносяться до Реєстру Представництв, що ведеться Міністерством економічного розвитку і торгівлі України.

Представництво іноземного суб’єкта господарської діяльності вважається відкритим з дати реєстрації в Міністерстві економічного розвитку та торгівлі України.

Іноземним співробітникам Представництва видаються спеціальні службові картки, які діють на всій території України. Оформлення службових карток здійснюється протягом 15 робочих днів з моменту подання всіх необхідних документів. Службову картку необхідно повернути за місцем видачі після припинення повноважень її власника. На кожного іноземного співробітника Представництва видається окрема службова картка, термін дії якої  не може бути більшим  трьох років.

Для виготовлення печатки необхідно звернутися на спеціалізоване підприємство по виготовленню печаток та штампів. Процедура отримання печатки, як правило, займає 1 день та потребує надання пакету документів, до якого входить свідоцтво про реєстрацію Представництва, копія довідки з єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців, довіреність на керівника Представництва і т.д.

У разі, якщо Представництвом здійснюється господарська діяльність на території України, таке Представництво повинно стати на облік у податковому органі за своїм місцезнаходженням. Постійне Представництво має обов’язково стати на облік в органи податкової інспекції протягом десяти днів з дня реєстрації та отримати довідку про взяття на облік в органах ДПІ. Щодо обліку некомерційних Представництв, то законодавством України не встановлено обов’язкової реєстрації таких Представництв в органах податкової інспекції. Але якщо некомерційне Представництво має намір відкрити рахунки в банках України то взяття на облік в органах податкової інспекції є обов’язковим.

Також необхідно отримати Довідку про взяття на облік в органах Пенсійного фонду, яка є обов’язковим документом при відкритті банківських рахунків на території України. Дана довідка також необхідна при працевлаштуванні на Представництво українських співробітників.