Як отримати міжнародний грант для української громадської організації?

Процедура отримання будь-якого гранту потребує ретельної підготовки: від безпосереднього формування ідеї проєкту до його документального оформлення та підтвердження фінансової доцільності.

Коли мова йде про міжнародні гранти, додатковою умовою є розширений перелік вимог, яким повинен відповідати грантоотримувач. Кожен грантодавець формує власні критерії відбору проєктів.

В даній статті ми розкажемо про основні загальноприйняті вимоги до громадських організацій при отриманні міжнародного гранту.

Міжнародні організації, при проведенні конкурсних процедур значну увагу приділяють:

• компетентності керівників громадської організації та керівників проєкту;
• фінансовій аргументації бюджету проєкту;
• загальній діяльності громадської організації (в частині вже реалізованих проєктів);
• внутрішньому управлінню та контролю громадської організації;
• дотриманню законодавчих норм та прозорості обліку.

Більш детально про кожен з напрямків розповімо далі.

Політика (положення) громадської організації для отримання міжнародного гранту

Зазвичай, переважна частина організацій оминаються процес складання внутрішніх політик, оскільки це значні витрати часу і на думку багатьох - безглузда праця.

В першу чергу, внутрішня політика - це внутрішні правила роботи громадської організації та принципи контролю її діяльності.Якщо в статуті громадської організації не визначено, саме внутрішні політики визначають:

• методи та шляхи досягнення мети громадської організації;
• забезпечують структурованість діяльності організації; 
• фіксують методи контролю та шляхи прийняття рішень при виникненні відхилень.

Міжнародні організації хочуть бути впевненими, що їх фінансування буде прийнято організацією яка вміє та здійснює (не обмежуючись):

• раціональне управління фінансовими ресурсами (не витрачає кошти без особливої потреби в цьому);
• відповідає за результати діяльності;
• дотримується законодавчих норм і не намагається їх «обійти»;
• не приймає участь в шахрайських та корупційних схемах;
• здійснює прозору та зрозумілу діяльність.

Іншими словами, ознайомившись зі статутом та політиками громадської організації донор повинен знайти відповідь на такі запитання: 

• Яка сутність діяльності? 
• Які процеси забезпечують досягнення результату? 
• Як здійснюється контроль за процесами? 
• Хто несе відповідальність за будь-який результат?

Якщо ви плануєте отримувати фінансування за кордоном, все ж таки вам доведеться приділити увагу написанню політик.

Основними положеннями, які повинні бути в громадській організації є (не обмежуючись):

• Облікова політика - принципи організації бухгалтерського обліку організації.
• Політика фінансового управління - принципи планування, бюджетування та фінансового контролю, які впроваджені в організації.
• Кадрова політика - принципи наймання та управління персоналом, підвищення ефективності роботи працівників.
• Антикорупційна політика - основні принципи і норми запобігання корупції в діяльності громадської організації.
• Політика конфіденційності - правила, якими регламентується збір, обробка та захист конфіденційних даних; 
• Положення про проведення платежів - принципи затвердження та здійснення платежів.
• Положення про управління активами - принципи управління та контролю за активами громадської організації.
• Положення про порядок проведення закупівель - основні принципи здійснення закупівель, визначення вартісних критеріїв угод для проведення тендеру.
• Положення про відрядження - основні правила, норми, нюанси оформлення відрядження та звітності щодо її результатів.
• Положення про документообіг - принципи організації документообігу в організації (види документів, методи зберігання, відповідальність)
• Положення про обробку персональних даних - принципи, які визначають вимоги обробки, доступ  та право використання до персональних даних, а також відповідальність за їх порушення;
• та інші.

Якщо ви не хочете витрачати свій час на написання політик - наші фахівці можуть вам в цьому допомогти. Ба більше, знаючи на що саме зазвичай акцентують свою увагу державні органи чи міжнародні партнери, ми допоможемо розробити ті політики, що приведуть вас до бажаних цілей та результатів.

Цікаво: Як ГО в Україні працюватиме з волонтерами, особливо іноземцями?

Дотримання законодавчих норм та прозорість обліку в громадській організації 

Грантодавець, обираючи кандидата на отримання фінансування, хоче бути певним, що останній:

• здійснює коректний облік діяльності;
• повною мірою сплачує податки в бюджет країни;
• фінансування не буде залучено в шахрайських схемах.

Під час конкурсної програми, міжнародні грантодавці можуть надсилати запити для отримання роз’яснень наступного характеру:

• Як здійснюється облік діяльності громадської організації: за допомогою облікової системи чи вручну?
• Яка облікова система використовується? / Які бухгалтерські документи та реєстри використовуються при обліку вручну?
• Як та в який термін зберігаються первинні документи та звітність?
• Методи контролю, якими користується громадська організація?
• Хто несе відповідальність про допущені помилки в обліку.

Правила та принципи обліку громадської організації описуються в Обліковій політиці.

Якщо ви маєте сумніви, чи правильно організований бухгалтерський облік у вашій громадській організації - звертайтесь до нас.

Наші фахівці проведуть аудит діяльності вашої громадської організації, складуть облікову політику та допоможуть налагодити фінансові процеси.

Цікаво: Звітність громадських організацій в Україні: як приймати фінансування?

Офіційне працевлаштування керівників громадських організацій, керівників проєктів, бухгалтерів та працівників проєктів.

Одним з головних факторів відбору грантоотримувача є заповнення робочих місць та повнота сплати податків в бюджет при отриманні доходу працівниками. Даний критерій відбору дуже часто лякає керівників громадських організацій та породжує виникнення багатьох запитань.

Дамо відповіді на основні з них:

• Які документи потрібно оформити при найманні працівника на роботу?

Основними документами є: штатний розпис, заява працівника, трудовий договір, наказ про прийняття працівника на роботу, посадова інструкція (у випадку, якщо прямий функціонал не зазначається в трудовому договорі).

• Чи потрібно щомісяця підписувати додаткові документи з працівником про виконання роботи?

Підтвердженням здійснення роботи працівника є прямим виконанням його посадових обов’язків. На законодавчому рівні відсутній обов’язок підписувати додаткові документи, проте ви можете запровадити власні внутрішні звіти по результатах роботи (щомісячні, щотижневі тощо).

Важливо! Громадська організація зобов’язана вести облік робочого часу персоналу. Даний облік фіксується в Табелі обліку робочого часу, який є підставою для нарахування заробітної плати.

• Що робити з найманим працівником коли закінчиться проєкт та фінансування?

З працівниками, які наймаються безпосередньо під виконання певного проєкту, заключається строковий трудовий договір. В договорі прописується інформація щодо проєкту, термінів його реалізації та функціонал спеціаліста. По закінченню дії трудового договору, трудові відносини між громадською організацією та найманим працівником розриваються (якщо інше не передбачено договором).

•  Чи можна працівникам призначити оплату праці в розмірі мінімальної заробітної плати?

Чинне законодавство передбачає нарахування та виплату заробітної плати персоналу на рівні не менше розміру мінімальної заробітної плати (на 01.01.2023 року становить 6700,00 грн).

Проте ми рекомендуємо встановлювати розмір оплати праці працівників на рівні ринкової.

• Працівник виконує роботу, одночасно, в 2-ох проєктах. Як розподілити витрати його оплати праці в проєкти?

В даному випадку для працівника встановлюється окремий розмір оплати праці по кожному проєкту (прописується в Наказі про призначення розміру оплати праці). Відповідно і витрати на оплату праці розподіляються між 2-а проєктами відповідно до наказу.

При підготовці наших клієнтів до отримання грантів, ми планомірно перевіряємо як стан звітності, так і стан кадрової служби організації. В окремих випадках, ми навіть берем на себе ведення всіх видів звітності для громадських організації як на час отримання та використання грантових коштів, так і після.

Цікаво: Розрахунки готівкою в неприбуткових організаціях: як прийняти готівку на баланс організації?

Внутрішній контроль в громадській організації при отриманні гранту

Грантодавці приділяють значну увагу організації внутрішнього контролю: як, ким та в які терміни здійснюється контроль діяльності громадської організації та управління фінансами.

Важливо! Громадська організація обов’язково повинна мати накази про призначення матеріально-відповідальних осіб за:

• управління банківським рахунком (підписання платежів, контроль залишку коштів, звірення банківських даних з обліковою системою);
• погодження платежів (доцільність витрат та їх відповідність бюджету);
• фінансове звітування по проєктному фінансуванню;
• облік активів;
• облік господарських операцій та подачу звітності громадської організації.

Основою оперативного управління та контролю за фінансами є планування та бюджетування. Саме ці принципи дозволяють керівнику організації та команді розуміти реальність ідеї, її фінансові перспективи та ліміти витрат. Принципи планування та бюджетування описуються в Політиці фінансового управління.

Пакет документів на отримання будь-якого фінансування (в т.ч. гранту) обов’язково містить фінансову модель або бюджет проєкту.

Грантодавець аналізує фінансову модель/бюджет проєкту на предмет їх відповідності дійсності (задля уникнення завищення запиту на фінансування).

Бюджет кожного проєкту формується в розрізі статей витрат з максимальною деталізацією.

Важливо! Після отримання фінансування під затверджений бюджет, громадська організація повинна здійснювати витрати суто в межах бюджету. Якщо ви вирішили змінити напрямок витрат - необхідно здійснити погодження з грантодавцем.

Ми допоможемо вам з формуванням бюджету та створенням принципів контролю дотримання забюджетованих витрат.

Цікаво: Як підготувати річний звіт благодійного фонду в Україні?

Досвід роботи та співпраця з іншими організаціями: впливає на рішення грантової комісії?

Зазвичай в грантових заявках є розділ, в якому необхідно зазначити перелік реалізованих проєктів та організацій, з якими вже співпрацювала громадська організація.

Головною помилкою багатьох організацій є “перебільшення” власних досягнень. Чому? Інформація, зазначена вами підлягає детальному аналізу та перевірці грантодавцем. Останній, здійснює аналіз не лише відкритих джерел, а й розсилає запити на отримання рекомендацій в організації, з якими ви співпрацювали.

Залучення кваліфікованого бухгалтерського та юридичного супроводу зменшує ризики отримання відмов від грантодавців.

Процес підготовки до отримання грантів громадської організацією

Процес підготовки до отримання гранту можна умовно поділити на декілька етапів:

1. Пошук грантової пропозиції; 
2. Підготовка та подача заявки на участь у грантовому конкурсі;
3. Отримання гранту та звітування по результатам роботи (у випадку погодження грантової заявки).

Етап 1. Пошук грантової пропозиції 

Існують декілька способів пошуку грантових пропозицій:

1. Громадська організація згенерувала ідею і шукає фінансування для її реалізації.
2. Громадська організація моніторить грантові пропозиції і шукає можливості, як їх використати в своїй діяльності.

Кожен грант має свою індивідуальну специфіку та умови співпраці. Головними чинниками, на які необхідно звертати увагу при виборі конкурсу є:

• які проекти та сфери підтримує грант (чи відповідає ваш проект даному напрямку);
•  які організаційні форми організацій мають право брати участь в конкурсі;
• які вимоги до учасника конкурсу (наприклад, обов’язковий статус неприбуткової організації або реалізовані проекти в подібному напрямку діяльності за останні 2 роки);
• сума гранту та порядок виплати (наприклад, грант виділяється в розмірі 50 тис.доларів на фінансування проекту. Проте кошти виділяють 2-ома траншами, 20 тис.доларів після підписання і решта через рік, а ви очікуєте отримати всі кошти відразу);
• які витрати покриває/не покриває грант (наприклад, грант може видаватись на закупівлю обладнання, а ваш проект націлений на підвищення рівня еко-обізнаності населення);
• які часові рамки проекту.

Визначившись з найбільш вигідною грантовою пропозицією, переходимо до наступного етапу.

Етап 2. Підготовка та подача заявки на участь у грантовому конкурсі

Заявка на участь у конкурсі видається організаторами гранту (зазвичай заявка заповнюється онлайн-платформі).

Примітка. Заявка кожного грантодавця містить свою індивідуальну форму та запитання.

Основні питання, які найчастіше трапляються в грантових заявках(не обмежуючись):

• назва проекту;
• юридична назва та адреса організації, яка подає заявку;
• правовий статус організації;
• контактні дані особи, яка представляє організацію в грантовому конкурсі;
• веб-сайт організації;
• ідея проекту;
• які проблеми вирішує проєкт;
• який досвід ви маєте в реалізації подібних проєктів;
• яку аудиторію плануєте охопити;
• з якими партнерами ви вже працювали;
• як плануєте реалізовувати ідею та яких партнерів залучати;
• які недоліки та переваги проєкту;
• які вже реалізовані проекти маєте;
• з якими міжнародними організаціями вже співпрацювали.

До грантової заявки обов’язково додаються наступні документи (не обмежуючись):

• кошторис проекту (або бюджет);
• установчі документи організації (копії статуту, свідоцтва про державну реєстрацію громадської організації, рішення про включення організації в реєстр неприбуткових осіб);
• довідка про відкриті банківські рахунки;
• документи, щодо офіційного працевлаштування керівника організації (наказ про прийняття керівника, трудовий договір);
• внутрішні політики організації;
• типові форми документів при роботі з постачальниками та підрядниками (договори/контракти, рахунки-фактури/інвойси, акти отриманих послуг, видаткові накладні, тощо);
• копія останнього аудиторського звіту (за наявності);
• копія річної податкової та фінансової звітності за останні 3 роки;
• копія річного звіту (описовий звіт про результати діяльності організації).

Після подачі заявки з пакетом документів, вона проходить експертну оцінку грантодавця (в терміни обумовлені грантовою програмою). По результатам експертної оцінки отримується погодження або відмова.

Якщо заявка погоджується, громадська організація переходить до наступного етапу.

Етап 4. Отримання гранту та звітування по результатам роботи

Фінальним етапом конкурсної програми є підписання грантової угоди. Отримавши грант, громадська організація зобов'язується:

• використовувати кошти суто в межах грантової угоди;
• здійснювати звітування перед грантодавцем (на умовах та у формі зазначених в угоді);
• дотримуватись умов угоди.

Орієнтовний термін конкурсної програми зазвичай складає 2 - 3,5 місяці (визначається грантодавцями):

• 1 - 1,5 місяці - термін для підготовки та подачі громадськими організаціями заяв на участь у конкурсі;
• 1 - 2  місяці - експертна оцінка заявок.

Залучення компетентного юриста та бухгалтера допоможе вам:

• заощадити ваш час на підготовці документів;
• виявити ще на стадії підготовки можливі помилки, неточності, неоптимальності тощо;
• вірно підготуватися не тільки до можливості отримання гранту, але й до опрацювання грантових коштів.

Якщо ви плануєте участь в грантовій програмі, та бажаєте грантові кошти отримати - звертайтесь до нас. Ми оцінимо всю ситуацію для вас та запропонуємо оптимальний варіант співпраці для вас.

Вартість обслуговування для громадських організацій.

Вартість обслуговування для благодійних організацій.