Повернення податкових перевірок: як підготуватися?

Починаючи з 1 липня цього року, планується відновлення документальних податкових перевірок. Це є однією з умов, які Україна прийняла від Міжнародного валютного фонду.

Попри те, що необхідні зміни до Податкового кодексу ще не були прийняті, законопроєкт вже був зареєстрований у Верховній Раді України.

Державна податкова служба України оприлюднила графіки запланованих документальних перевірок платників податків на 2023 рік. Більшість перевірок розпочнуться вже наприкінці літа цього року.

Що відбувається з податковими перевірками в умовах воєнного стану?

Після введення воєнного стану 24 лютого 2022 року, всі податкові перевірки в Україні було зупинено, включаючи ті, що вже були розпочаті. Це рішення було ухвалено в зв'язку з форс-мажорними обставинами. Проте, 3 березня 2022 року Верховна Рада затвердила Закон № 2118-IX, яким було заборонено проведення податкових перевірок на законодавчому рівні.

Проте, вже у травні 2022 року Верховною Радою було прийнято Закон № 2120-IX, який частково відновив податкові перевірки з кінця липня. Згідно з цим законом, контролюючі органи отримали можливість проводити камеральні, фактичні та документальні позапланові перевірки. При цьому було обмежено перелік підстав для проведення податкової перевірки, таких як: 

• заява самого платника податків;
• реорганізація компанії;
• її ліквідація чи банкрутство;
• заявка на відшкодування ПДВ. 

Цікаво: Як працюватиме автоматичний обмін податковою інформацією?

Як зрозуміти, що до вас скоро завітають податківці?

Для того, щоб дізнатися, чи планується податкова перевірка для вашого підприємства, ви можете виконати наступні кроки: 

1. Перевірте план-графік податкових перевірок: На початку першого та другого кварталів року рекомендується перевірити план-графік проведення податкових перевірок, який зазвичай публікується наприкінці року. Цей графік може містити планові дати та підприємства, які підлягають перевірці. Важливо зазначити, що план може змінюватися протягом року, тому періодично слід перевіряти оновлення.
2. Будьте уважні до офіційних повідомлень: Слід уважно стежити за будь-якими офіційними повідомленнями або листами від Державної податкової служби. Якщо вам надійде офіційне повідомлення про намір провести перевірку вашого підприємства, воно буде містити всю необхідну інформацію про дату, час та мету перевірки. Важливо бути завжди готовим до можливої податкової перевірки, підтримувати належну документацію та дотримуватися податкового законодавства для запобігання будь-яким проблемам. 
3. Відповідно до податкового законодавства, податкові органи повинні надіслати вам копію наказу та письмове повідомлення, що містить дату початку проведення податкової перевірки, не пізніше, ніж за 10 календарних днів до дня проведення перевірки. Це надає вам достатній строк для підготовки до перевірки і забезпечення належної документації.

Отримавши копію наказу та письмове повідомлення, вам слід уважно ознайомитися з датою початку перевірки та іншою важливою інформацією, що міститься в них. 

Важливо дотримуватися термінів та уважно вивчити всю надану інформацію, оскільки це дозволить вам підготуватися до перевірки і забезпечити належне виконання вимог податкового законодавства.  

Цікаво: Бухгалтерський та податковий аудит активів компанії у Києві

Як впевнитися, що перевіряючі мають право на здійснення перевірки?

В першу чергу потрібно витребувати наявні документи:

1. Копію наказу: Ви маєте отримати копію наказу про проведення перевірки. У цьому наказі будуть зазначені деталі щодо перевірки, такі як дата початку, тривалість, мета та підстави для проведення перевірки. Наказ повинен бути підписаний керівником податкової служби та скріплений печаткою.
2. Письмове направлення: Вам також має бути надіслане письмове направлення, яке містить інформацію про контролюючий орган, реквізити наказу про проведення перевірки, найменування та реквізити вашого підприємства, а також посаду та прізвище особи, яка буде проводити перевірку. У направленні також буде зазначена дата видачі направлення.
3. Службове посвідчення: Податкові інспектори, які прибули для проведення перевірки, повинні мати при собі службове посвідчення, яке підтверджує їхню посаду та повноваження. 

У вас буде можливість перевірити ці документи, зокрема їхню достовірність та відповідність вимогам. У письмовому направленні мають бути чітко зазначені всі необхідні дані, про які зазначено вище.

Пам'ятайте, що якщо ви не бажаєте ставити свій підпис у направленні, податкові інспектори можуть скласти акт, який вважатиметься підставою для початку перевірки. 

Цікаво: Що робити, якщо у компанії «з'явився» великий податок на прибуток до сплати?

Які документи ви маєте надавати під час проведення перевірки? 

Під час проведення перевірки податківцям слід надавати документи, які належать або пов'язані з предметом перевірки. Основні документи, які можуть знадобитися під час перевірки, включають, але не обмежуються:

1. Бухгалтерську звітність: Звіти про фінансові результати, баланс, звіт про рух грошових коштів та інші фінансові звіти, які ви складаєте відповідно до законодавства.
2. Договори та угоди: Копії договорів з клієнтами, постачальниками, партнерами та іншими сторонами, з якими ви маєте угоди.
3. Документи про операції: Рахунки-фактури, касові ордери, платіжні доручення, акти виконаних робіт, акти прийому-передачі товарів та послуг, транспортні накладні та інші документи, які підтверджують проведення операцій.
4. Кадрові документи: Трудові книжки співробітників, трудові договори, накази про прийом на роботу, витяги з особових справ, звіти про виплату заробітної плати та інші документи, пов'язані з управлінням персоналом.
5. Податкові декларації та звіти: Копії податкових декларацій, звітів про сплату податків, платіжних доручень та інших документів, що стосуються сплати податків.
6. Інші документи: Залежно від специфіки вашої діяльності, можуть знадобитися документи, які підтверджують правомірність проведення операцій, витрат, нарахування заробітної плати, здійснення інвестицій тощо.

Важливо відзначити, що ви можете надавати документи лише після початку перевірки та тільки ті, що стосуються предмету перевірки.

Завжди ретельно перевіряйте документи, які надаєте, і робіть їх копії для вашого власного збереження. 

Чим закінчується податкова перевірка?

Після завершення перевірки, податківці складають акт або довідку залежно від результатів перевірки. Основні варіанти результатів можуть бути такими:

• Акт про виявлення порушень: Якщо під час перевірки були виявлені порушення вимог податкового законодавства, податківці складають акт, в якому фіксують ці порушення. Акт містить інформацію про порушення, зауваження, вимоги до усунення порушень та можливі наслідки, включаючи штрафні санкції чи інші заходи.
• Довідка про відсутність порушень: Якщо під час перевірки не було виявлено жодних порушень вимог законодавства, податківці складають довідку, яка підтверджує, що ваша діяльність відповідає вимогам.

Після складання акту або довідки, ви отримуєте його копію. Якщо були виявлені порушення, вам будуть надані строки для написання заперечень на висновки акту перевірки.

Так, на підставі акту перевірки податковим органом у разі залишення заперечень без задоволення будуть прийняті податкові повідомлення-рішення. 

Як підготуватися до податкової перевірки в умовах воєнного стану?

Коли перевірка вже розпочалася, можливостей для реагування досить обмежено, в такому випадку вкрай складно реагувати на запити податкової в рамках відповідної перевірки та надавати відповідні пояснення та документи на запити перевіряючих.

Поінформованість про можливе проведення перевірки надає платнику податків можливість більш детально та якісно підготуватися до неї, та передбачити ряд негативних наслідків, які можуть виникнути як під час перевірки. Тим паче підготуватися до результатів такої перевірки у вигляді донарахувань податкових зобов’язань.

Для цього необхідно:

• Здійснювати постійний аналіз план-графіка податкових перевірок. Податковий орган на протязі року здійснює коригування до відповідного план-графіку на поточний рік. Якщо платник податків виявить, що він потрапив до план-графіку, це є сигналом, що настав час готуватись до перевірки. Варто зазначити, що в даному випадку перевірка буде проведена за останні три роки.
• Не пропустити отримання від податкового органу запиту. У відповідному запиті будуть зазначені конкретні операції, конкретні контрагенти та конкретний період. У більшості випадків після запиту на отримання такої інформації буде призначена позапланова документальна перевірка.

Але знати, коли до вас прийде перевірка - це тільки початок. Потрібно бути готовим до неї документально.

Як би платник податків себе не позиціонував щодо належності первинної документації, відповідності бухгалтерського та податкового обліку нормам податкового законодавства, а також сумлінності в справлянні податків, податковий орган під час перевірки з великою долею ймовірності донарахує податкові зобов’язання або застосує штрафні санкції за наслідками такої перевірки. Це відбувається тому, що податковий орган під час перевірки максимально фіскально трактує норми Податкового кодексу України.  

З практики можемо сказати, що проведення аудиту первинної документації перед проведення перевірки рекомендовано, особливо, якщо компанія має витрати, податковий кредит у значних розмірах, або має операції з ризиковими контрагентами або операції, які потенційно можуть трактуватись податковою як підозрілі. 

Іноді відповідна операція, на підставі якої сформувались витрати та податковий кредит, не має всіх передбачених для такої операції документів (для прикладу, відсутність товарно-транспортних накладних, звітів до маркетингових послуг, додаткових угод до договорів і т.д.).  

Аудит первинної документації та робота адвоката/юриста не ставить під сумнів компетентність бухгалтерів, директора, а лише дозволяє оцінити господарські операції з юридичної точки зору, враховуючи потенційні претензії контролюючого органу та актуальну судову практику.

Такий аудит проводить наша компанія, та надає рекомендації щодо мінімізації ризиків для вас при проходженні податкової перевірки.

Організація робочих процесів, яка допоможе більш впевнено підійти до перевірки

Окрім аудиту та підготовки документів, ви можете організувати робочі процеси в вашій компанії, які допоможуть більш впевнено себе відчувати при подальших перевірках.

• Аналізуємо та перевіряємо контрагентів. Майте на увазі, якщо контрагенти фігурують у кримінальних справах, входять до списку ризикових або не мають належної матеріально-технічної бази (відсутність працівників, складів, транспорту), це може поставити під сумнів реальність ваших операцій з ними, попри фактичність виконання таких операцій.
• Працюємо зі співробітниками компанії та викладаємо короткі інструкції про те, як поводити себе під час перевірки, особливо це стосується бухгалтерів, директора. Поява перевіряючих дуже часто супроводжується стресом для робітників компанії. Робітники повинні чітко розуміти, які кроки потрібно вживати, та хто несе відповідальність за супровід податкової перевірки. Важливо донести, що спілкування з перевіряючими повинен вести директор та/або адвокат, а також головний бухгалтер. Іншим співробітникам слід утриматися від підписання документів та спілкування з інспекторами.

Наша компанія допомагає налагодити подібні процеси та може створити потрібні інструкції для вас та вашого персоналу.

Підготовка до податкової перевірки є найкращою тактикою захисту. Виявлення ризиків наперед дозволяє їх усунути або зменшити їх вплив.

Навіть, якщо за результати такої перевірки все ж таки будуть встановлені порушення та в подальшому будуть складені податкові повідомлення-рішення, в результаті таких дій адвоката та директора/бухгалтера буде значною перевагою під час судового оскарження наслідків податкової перевірки.

Підготовка до податкових перевірок передбачає не тільки формування необхідних документів, але й ретельне ознайомлення з вимогами законодавства, внутрішнім контролем процесів у вашій компанії та надання відповідних інструкцій співробітникам. 

Це допоможе знизити ризик порушень та забезпечити успішний результат перевірки.

Наша компанія пропонує вам повний супровід проходження перевірки від аудиту до участі в перевірці нашого спеціаліста.

Вартість послуг тут.