Бухгалтерський аудит дебіторської та кредиторської заборгованостей

У процесі своєї діяльності компанія стикається з такими поняттями як дебіторська та кредиторська заборгованість.

Правильне відображення взаєморозрахунків з покупцями, постачальниками та іншими контрагентами також є важливим, як і правильне ведення будь-якої іншої ділянки бухгалтерського обліку.

Дебіторська заборгованість – це передоплата постачальнику чи надані покупцю у борг товар/послуга.

Кредиторська заборгованість – борг перед постачальником або отримана передоплата від покупця.

Дебіторська та кредиторська заборгованості виникають у процесі купівлі/постачання товарів, отримання/надання послуг, отримання/надання фінансової допомоги та інших операцій.

Суми дебіторської та кредиторської заборгованостей зазначаються у балансі компанії (Balance sheet) та впливають на:

• показники фінансового становища компанії;
• показники платоспроможності підприємства;
• інвестиційну привабливість.

Помилки та спотворення даних показників вводять власника та партнерів компанії (в т.ч. контролюючі органи та банківські установи) в оману щодо реальної картини фінансового стану бізнесу. Наприклад, компанія впевнена у коректності фінансової звітності, подає заявку на отримання кредиту. У процесі аудиту бухгалтерського обліку виявляються невідповідності фінансових показників із реальними, що затягує процес оформлення позикових коштів або зовсім призводить до отримання відмови банківською установою.

Це означає, що ще до ухвалення рішення про ту саму, наприклад, позику, потрібно подбати про приведення ситуації з обліковою документацією до ладу. Найпростіше це зробити через аудит бухгалтерського балансу. Він дозволяє оперативно виявити відхилення, порушення та усунути їх до моменту подання звітності.

З найпоширеніших помилок можемо назвати:

• неправомірне формування кредиторської заборгованості перед постачальниками (не підтверджені витрати) – штраф 18% від суми операції + 5%;
• некоректні розрахунки з ПДФО та ВЗ (недоплата чи переплата) - розмір штрафу залежить від суті господарської операції;
• пересорт довгострокової та короткострокової дебіторської заборгованості (відсутність дисконтування) - штраф 18% від суми операції + 5%.

Ми проведемо внутрішній аудит бухгалтерського обліку і дамо практичні поради та рекомендації для перевірки правильності ведення бухгалтерського обліку на вашому підприємстві.

Цікаво: Врахування витрат на розробку нового продукту в Україні

Які підприємства повинні проводити аудит дебіторської та кредиторської заборгованості?

Закон про бухгалтерський облік зобов'язує всі компанії проводити щорічну інвентаризацію всіх статей балансу до подання річної Декларації з податку на прибуток. Інвентаризація дебіторської та кредиторської заборгованості включається до комплексної річної інвентаризації.

Тому компанії повинні проводити аудит бухгалтерської звітності, дебіторської та кредиторської заборгованостей не менше 1 разу на рік.

Для зниження ризиків, про які ми говорили на початку статті, наші фахівці рекомендують проводити позапланові аудити бухгалтерської фінансової звітності раз на квартал.

Які документи проходять перевірку під час аудиту дебіторської та кредиторської заборгованостей?

Головним завданням аудиту дебіторської та кредиторської заборгованості є не виявлення механічних помилок співробітників, а виявлення таких відхилень як:

• визначення покупців, які не виконують умови оплати договору (прострочення платежів) та причини виникнення подібних ситуацій;
• ефективність претензійної роботи;
• зловживання посадовими обов'язками співробітників (менеджер продав товар «своєму» клієнту, який не збирається оплачувати товар);
• бухгалтерський облік та аудит грошових коштів, неповернення/нецільове використання підзвітних коштів.

Для проведення аудиту бухгалтерської звітності знадобляться такі документи (не обмежуючись):

• облікова політика;
• внутрішні політики;
• договори;
• первинні документи (витратні накладні, акти виконаних робіт);
• розрахунок резерву сумнівних боргів;
• фінансова та податкова звітність (Баланс, Звіт про фінансові результати, Декларація з податку на прибутки);
• інші документи, що не увійшли до переліку, але пов'язані з формуванням заборгованості.

Цікаво: Які податки підприємець сплачує за соцпакет у своїй компанії?

Етапи проведення аудиту бухгалтерського балансу підприємства, виявлення відхилень та варіанти їх усунення

Розповімо про кейс експрес-аудиту дебіторської та кредиторської заборгованостей дистриб'ютора лікарських засобів та медичних виробів. Компанія звернулася до нас із завданням провести експрес-аудит заборгованостей перед поданням заявки на отримання кредиту у банку.

Аудит проводився у кілька етапів:

1. Вивчили специфіку діяльності компанії та основні господарські операції компанії.
2. Ознайомилися з обліковою політикою та внутрішніми положеннями про дебіторську та кредиторську заборгованість.
3. Провели безпосередній аудит заборгованості.

Примітка: Наші фахівці можуть виступати експертами під час складання вашої облікової політики або внутрішніх політик компанії.

Провівши аналіз балансу компанії, ми визначили статті, які підлягатимуть експрес-аудиту.

Статті балансу з дебіторською заборгованістю:

• Розрахунки з покупцями
• Інші розрахунки з працівниками
• Взаєморозрахунки з бюджетом

Статті балансу із кредиторською заборгованістю:

• Розрахунки з постачальниками
• Резерв з відпусток
• Інші розрахунки з учасниками

Далі детальніше опишемо процедуру проведення аудиту кожної статті балансу.

Етап 1. Аудит розрахунків з покупцями та постачальниками

Відповідно до внутрішньої політики нашого замовника:

• простроченою заборгованістю вважається та, строки погашення якої перевищили 20 днів після договірного строку погашення;
• безнадійною вважається заборгованість, термін позовної давності якої минув (1095 днів).

Нами було зроблено вибірку клієнтів, заборгованості яких потрапили до переліку сумнівних та їх розмір перевищив поріг 50 тис. грн. По кожному з таких клієнтів ми запросили акти звірок взаєморозрахунків та первинну документацію, що підтверджує формування заборгованості.

Результат перевірки:

• відсутні первинні документи (витратні накладні) щодо дебіторської заборгованості у сумі 560 тис. грн - ризик визнання доходів фіктивними;
• відсутні акти звірок із 5 покупцями, на загальну суму дебіторської заборгованості 3,6 млн грн - ризик непідтвердження дебіторської та кредиторської заборгованості покупцями.

Етап 2. Перевірка резерву сумнівної заборгованості

Розрахунок резерву сумнівної заборгованості виконано відповідно до стандартів бухгалтерського обліку. Витрати по резерву сумнівних боргів нараховуються та коригуються без відхилень від норм законодавства.

Результат перевірки: зауважень немає.

Етап 3. Інші розрахунки із працівниками

На дату початку аудиту компанія в бухгалтерському рахунку обліку «Розрахунки з працівниками та співробітниками за іншими операціями» враховує суми безвідсоткових позичок, виданих працівникам, у сумі 9,843 млн грн. Вся сума дебіторської заборгованості класифікована компанією як інша поточна дебіторська заборгованість та у фінансовій звітності враховується за рядком 1155 «Інша поточна дебіторська заборгованість» Форми № 1 «Баланс».

Виходячи з дати погашення заборгованості, зазначеної в договорах із працівниками, частина заборгованості, термін погашення якої більше ніж 12 місяців з дати балансу, повинна класифікуватися як довгострокова дебіторська заборгованість.

Результат перевірки:

• неправильна класифікація дебіторської заборгованості – спотворення даних фінансової звітності;
• відсутність дисконтування щодо довгострокової заборгованості – ризик нарахування штрафних санкцій.

Етап 4. Взаєморозрахунки з бюджетом

Фінансова звітність компанії містить інформацію про предоплату податків до бюджету. Розшифровування цієї статті показало, що передоплату проведено з ПДФО та ВЗ.

У процесі аналізу обліку виявлено операції з оплати оренди транспортних засобів фізичним особам. При виплаті оренди з договірної вартості було утримано та сплачено ПДФО та ВЗ, але нарахування податків в обліку не відбулося.

Результат перевірки: не проведено нарахування ПДФО та ВЗ щодо придбання послуг оренди, що призвело до неправомірного завищення передоплати податків до бюджету.

Етап 5. Резерв з відпусток

Ми провели перерахунок суми резерву відпусток, що базується на кількості днів невикористаної щорічної відпустки всіх працівників компанії та середньоденній оплаті одного працівника. За даними розрахунку, сума резерву відпусток складає 1,784 млн. грн. У бухгалтерському обліку станом на дату проведення аудиту враховується резерв відпусток у сумі 1,552 млн грн.

Результат перевірки: різниця резерву відпусток складає 232 тис. грн.

Етап 6. Інші розрахунки з учасниками

Компанія враховує розрахунки з учасниками та розрахунки за нарахованими дивідендами на бухгалтерському рахунку обліку «Розрахунки з учасниками». Як результат, в обліку відображається згорнуте сальдо розрахунків за нарахованими дивідендами на користь засновників та розрахунків за дивідендами, нарахованими на користь компанії. Крім того, аналітичний облік розрахунків щодо кожного учасника та дебітора не ведеться.

Вказане не відповідає правилам бухгалтерського обліку, оскільки рахунок «Розрахунки з учасниками» призначено для узагальнення інформації про розрахунки з учасниками та засновниками підприємства, пов'язаними з розподілом власного капіталу (дивіденди, повернення часток тощо). А облік нарахованих дивідендів, відсотків, роялті тощо ведеться на рахунку «Розрахунки за нарахованими доходами».

Проте в обліку відображено розподіл прибутку на виплату дивідендів лише у сумі 10 млн. грн, решту суми прибутку не розподілено.

Проте від суми дивідендів, затверджених протоколом учасників товариства у сумі 25,5 млн. грн, були нараховані та сплачені суми ПДФО та ВЗ, а саме:

• ПДФО 25,5 млн. грн х 5% = 1,275 млн. грн
• Військовий збір 25,5 млн. грн х 1,5% = 382,5 тис. грн

З нарахованих дивідендів пройшла виплата лише одному учаснику у розмірі 3,576 млн. грн. Решта суми дивідендів не виплачувалася.

Результат перевірки: недостовірне відображення «Розрахунків із учасниками». На дату аудиту сума зобов'язань компанії перед учасниками має становити 20,266 млн. грн.

За результатом аудиту нашими спеціалістами було сформульовано такі рекомендації:

1. Розробити політику дебіторської та кредиторської заборгованості, яка дозволить “керувати” нею (наприклад, встановити поріг значущості операції чи визначити параметри, за якими операція має проходити додатковий контроль).
2. Розробити процедуру та правила звіряння взаєморозрахунків з клієнтами, бюджетом та учасниками.
3. Переглянути політику видачі безвідсоткових позик працівникам (не видавати позики з терміном погашення більше року або розробити механізм дисконтування довгострокових заборгованостей).
4. Автоматизувати розрахунок резерву відпусток (автоматизація облікової системи).

Цікаво: Як працює автоматизація та роботизація бухгалтерського обліку для компанії?

Переваги аудиторського бухгалтерського супроводу дебіторської та кредиторської заборгованості та що до нього входить?

Вигоди власника від проведення аудиту дебіторської та кредиторської заборгованості:

• підтвердження правильності бухгалтерської та податкової звітності;
• зниження ризику неповернення грошового фінансування від дебітора;
• аналіз власної платоспроможності та платоспроможності клієнтів;
• зниження ризиків виникнення зловмисних операцій.

До обов'язковий аудит бухгалтерської звітності, дебіторської та кредиторської заборгованостей входить:

1. Перевірка первинних документів щодо правильності формування дебіторської і кредиторської заборгованостей, аудит якості бухгалтерської звітності
2. Визначення правильності класифікації заборгованості (короткострокова чи довгострокова).
3. Підтвердження/спростування правильності балансових залишків заборгованості.
4. Перевірка правильності формування резерву сумнівних боргів.
5. Перевірка правильності відображення витрат із заборгованості, термін позовної давності якої минув.
6. Бухгалтерський облік та аудит експортних операцій.
7. Бухгалтерський облік та аудит матеріальних цінностей.

Вартість внутрішнього бухгалтерського аудиту  можна дізнатися тут.

Вартість автоматизації облікових процесів, якщо ви вже готові до такого кроку, можна дізнатися тут.