Бухгалтерський та податковий аудит операцій з оплати праці

Аудит розрахунків з оплати праці забезпечує власнику та бухгалтеру впевненість у відповідності обліку підприємства трудовому та податковому законодавству. Наші фахівці впродовж багатьох років використовують його для захисту клієнтів від можливих штрафів і повністю усувають ризик непередбачених витрат для компанії. 

Здійснюючи бухгалтерський аудит та аудит розрахунків з оплати праці, аудитори нашої юридичної компанії акцентують на таких факторах:

• дотриманні підприємством чинного законодавства щодо оплати праці;
• відсутність порушень умов оплати праці працівників; 
• перевірці правильності відрахувань податків та зборів з заробітної плати. 

Ми також досліджуємо відображення операцій в бухгалтерському обліку та їхню правдивість у фінансовій звітності підприємства. Такий підхід дозволяє охопити всі зони ризиків, забезпечивши надійний внутрішній аудит на підприємстві. Тому наші послуги завжди відрізняються високою якістю виконання, надають повну фінансову та правову безпеку кожному клієнту. І в цьому матеріалі ми хочемо поділитися своїм досвідом, проговорити важливі аспекти щодо проведення аудиту, на що аудитору звертати увагу, висвітливши один з наших кейсів.

Навіщо потрібен податковий та бухгалтерський аудит та що звертати увагу?

Отже, що важливо врахувати, проводячи аудит. Усі господарські операції мають бути підтверджені великою кількістю кадрових та бухгалтерських первинних документів. Дані документи повинні містити однакову інформацію і, якщо в компанії процес оплати праці не автоматизований, дуже часто виникають невідповідності, які призводять до помилок і ризиків нарахування штрафів. Найпоширенішими штрафами, з якими стикаються багато підприємств -:

• виплата заробітної плати у розмірі менше мінімального розміру;
• виплата зарплати без нарахування податків (ЄСВ, ПДФО, НД);
• порушення строків виплати заробітної плати.

Для зниження ризиків припущення помилок, ми рекомендуємо компаніям розглянути:

• експрес-аудит обліку та звітності до подання звітів до контролюючих органів;
• автоматизацію обліку (повністю чи окремих процесів).

На прикладі кейса одного з наших клієнтів опишемо всі етапи аудиту оплати праці, і які саме проблеми власника бізнесу він вирішує.

Цікаво: Індексація заробітної плати ІТ компаній в Україні

Як проводиться аудит операцій з оплати праці?

До нас звернувся один із наших клієнтів – власник косметологічного медичного центру, із запитом проведення аудиту оплати праці. Перед нами стояло завдання провести цей аудит, оскільки бухгалтер, відповідальний за цю ділянку, планував звільнятися.

Експрес-аудит здійснювався відповідно до наступного плану:

1) Перевірка наявності та правильності складання кадрових документів.

2) Перевірка операції із заробітної плати:

• правильність нарахування заробітної плати (відповідно до кадрових документів);
• правильність нарахування та утримання податків із заробітної плати.

3) Перевірка операцій з винагород (премії співробітникам):

• правильність документального підтвердження виплат премій;
• правильність нарахування премій;
• правильність нарахування та утримання податків по преміях.

4) Правильність відображення оплати праці у витратах підприємства.

5) Перевірка правильності компенсації соц. пакету:

• правильність документального оформлення компенсацій соц. пакета;
• правильність відображення витрат по соц. пакету;
• правильність нарахування додаткового блага.

Головним завданням даного аудиту було підтвердити правильність ведення цієї ділянки обліку та передача “чистих” справ новому бухгалтеру. У разі виникнення відхилень – оперативне усунення їх колишнім бухгалтером та стягнення з нього суми збитків, які зазнає компанія у разі виникнення штрафів. Зупинимося на кожному блоці робіт детальніше далі.

Компанія нашого Клієнта надає послуги медичної практики та косметологічних процедур. Фірма має власний штат фахівців: лікарі та комерційний відділ. Працівники медичного центру працюють відповідно до затвердженого графіка, працівники комерційного відділу – за офісним графіком (5 днів по 8 робочих годин). Політика підприємства передбачає можливість для співробітників користуватися соціальним пакетом, що включає у себе подарунок у вигляді 1 безкоштовної процедури у центрі щомісяця, а також постійну 50% знижку на придбання косметологічної продукції.

Етап 1: Перевірка наявності та правильності складання кадрових документів

Під час проведення бухгалтерського та податкового аудиту операцій з оплати праці, ми здійснили перевірку штатного розкладу всіх документів щодо прийому/звільнення співробітників (заяви та накази), табеля обліку робочого часу.

У процесі аудиту було виявлено невідповідність фактичних графіків роботи з даними табеля робочого дня. Фактично медичний центр працює 7 днів на тиждень, а згідно з табелями робочого часу, всі співробітники медичного центру (а не тільки комерційний відділ) працювали за 5-ти денним графіком. Як ми дізналися, дана модель роботи була прийнята у компанії для спрощення роботи бухгалтера у процесі нарахування зарплати. Але такий метод неприпустимий, оскільки:

• у медичному центрі встановлено термінал та касовий апарат, згідно з яким будь-який контролюючий орган зможе легко отримати інформацію про роботу центру у вихідний день;
• графік роботи медичного центру доступний на його вивісці та сайті.

Результати аудиторської перевірки:

• невідповідність документального графіка роботи фактичному, що може прирівнюватися до нарахування заробітної плати не в повному розмірі;
• відсутність положення та наказу про умови роботи у вихідний день;
• в табель обліку робочого дня внесений співробітник, який працює за договором ЦПК (що законодавчо заборонено і прирівнюється до трудових відносин співробітника та компанії).

Етап 2. Перевірка операцій із заробітної плати під час аудиту

Ми провели порівняльний розрахунок заробітної плати та нарахованих податків по кожному із співробітників (на підставі наявних табелів робочого часу). У процесі аудиту відхилень у правильності розрахунків не було виявлено.

Також у компанії працюють 2 співробітники за сумісництвом, для яких медичний центр не є основним місцем роботи. Дохід таких працівників менший за розмір мінімальної заробітної плати. Аудитор виявив, що підтверджуючих довідок про наявність основного місця роботи не було надано.

Результати аудиторської перевірки:

• відсутність підтвердження основного місця роботи сумісників може спричинити донарахування ЄСВ.

Етап 3. Перевірка операцій з винагород (премії співробітникам)

У компанії існує система та положення про преміювання, згідно з якими існують:

• місячні премії за показниками KPI;
• річні премії (13 зп);
• разова річна премія для ТОП-менеджменту.

До перших двох видів премії зауваження відсутні. Під час аудиту розрахунків з оплати праці встановлено, що усі операції проведено відповідно до вимог законодавства та внутрішніх положень компанії. 

Проте, наш аудитор виявив, що разова річна премія для ТОП-менеджменту всередині компанії називається "дивідендами", але за своєю суттю є додатковою винагородою за досягнення річних фінансових показників та підлягає оподаткуванню відповідно до загальних правил оподаткування заробітної плати. При відображенні такої операції в обліку бухгалтер не перевірив, що отримувачі цієї премії-«дивідендів» не є засновниками компанії, і провів оподаткування по 5% ПДФО замість 18%.

Результати аудиторської перевірки:

• найменування річної премії у внутрішніх документах не відповідає її фактичній сутності;
• недонарахування та сплата ПДФО не повною мірою (13%).
• Заробітна плата співробітників медичного центру є собівартістю послуг, що надаються, і повинна включатися у виробничу собівартість, яка формується на статті балансу “Незавершене виробництво”. 
• Заробітна плата комерційного відділу є комерційними витратами та включається до збутових витрат.
• Заробітна плата адміністративного персоналу (управлінці) формує адміністративні витрати.

Етап 4. Правильність відображення оплати праці у витратах підприємства

Під час проведення внутрішнього аудиту наш аудитор виявив наступні неточності в обліку медичного центру: заробітна плата як співробітників комерційного відділу, так і співробітників медичного центру відображається у збутових витратах, що є порушенням положень бухгалтерських стандартів та призводить до спотворення собівартості реалізованих послуг.

Результати аудиторської перевірки:

• некоректне відображення витрат із заробітної плати працівників медичного центру.

Етап 5. Перевірка компенсації соц. пакету

Як ми вже говорили раніше, соціальний пакет компанії включає:

• 1 безкоштовна процедура медичного центру (на місяць);
• 50% знижка на придбання косметологічної продукції.

Первинні документи, що підтверджують закупівельну ціну косметологічної продукції, підтвердили, що продаж зі знижкою в 50% не призводить до продажу нижче за собівартість. У такому разі, співробітник оплачує продукцію, що дозволяє уникнути нарахування доп. блага.

Чого не скажеш про перший вид соц. пакету – процедура в подарунок. Надаючи безкоштовну послугу своїм співробітникам, компанія надає їм додаткове благо в натуральному вигляді, оскільки:

• може простежити, хто робив процедуру/отримував послугу;
• знає вартість цієї послуги.

Компанія не проводила офіційного нарахування додаткових благ для своїх співробітників, що створює ризик нарахування штрафів у випадку непідтвердження перед фіскальними органами витрат на списання матеріалів для проведення процедур та зайнятості працівника у момент їх виконання.

Результати аудиторської перевірки:

• відсутність нарахування податків із соц. пакету, але наявність інформації про соц. пакет як на сайті компанії (у розділі Вакансії), так і у внутрішній політиці.

Результати експрес-аудиту показують, що виявлені відхилення більшою мірою свідчать про необхідність привести у відповідність дані внутрішніх політик з правилами трудового та податкового законодавства.

Нашим фахівцями були запропоновані рекомендації щодо виправлення виявлених відхилень:

1. Розробити правила внутрішнього розпорядку, у якому зафіксувати застосування різних графіків роботи для підрозділів компанії.
2. Розробити правила табелювання та вести табелі відповідно до фактичного відпрацювання співробітників. Некоректні (старі) табелі робочого часу виправити під фактичні графіки роботи працівників медичного центру.
3. Встановити додатковий контроль (автоматизація на програмному рівні) документації співробітників за сумісництвом та за договорами ЦПК.
4. Розробити політику виплат винагород співробітникам та учасникам.
5. Провести налаштування правильності відображення витрат із заробітної плати (налаштування облікової системи).
6. Соціальний пакет: розробити механізм отримання інформації про послуги та механізм автоматичного нарахування податків за ними (автоматизація обліку).

Власник бізнесу прийняв наші рекомендації та зацікавився процесом автоматизації. Ми допомогли йому не лише визначити поточні відхилення в його обліку, котрі було виявлено в ході кропіткого проведення бухгалтерського та податкового аудиту операцій з оплати праці, а й провести автоматизацію з метою подальшого їх недопущення.

Цікаво: Як працює автоматизація та роботизація бухгалтерського обліку для компанії?

Аудит розрахунків з оплати праці підприємства: яка корить власнику від проведення аудиту

Отже, відсутність аудиту у компанії збільшує ризики нарахування штрафів під час проходження перевірок контролюючими органами.

Головні вигоди власника:

• аналіз фінансової діяльності компанії – дозволяє власнику бути впевненим у відсутності зловмисних дій з боку співробітників;
• метод страховки бухгалтера перед поданням звітності – виявлення механічних помилок;
• підтвердження правильності обліку компанії перед учасниками та контролюючими органами.

Аудит розрахунків з оплати праці включає:

• перевірку відповідності обліку трудовому законодавству;
• перевірку відповідності обліку податковому законодавству;
• перевірку правильності нарахування заробітної плати, відпусток, лікарняних, інших виплат, що входять до оплати праці;
• перевірку правильності нарахування, утримання податків, зборів та його сплати до бюджету;
• перевірку правильності відображення оплати праці у витратах підприємства;
• перевірку законності оформлення трудових взаємин із співробітниками.

В чому полягають наші відмінності від конкурентів? Ми пропонуємо нашим клієнтам індивідуальний підхід та багаторічний досвід. Під час перевірки оплати праці, наші аудитори проводять кропіткий аналіз, щоб переконатися – підприємство дотримується всіх чинних законодавчих норм, відсутні порушення умов оплати праці працівників, вірно відображено оподаткування зарплати. У разі виявлення помилок, реагуємо швидко та ефективно, пропонуючи найоптимальніше рішення, враховуючи особливості кожної окремої діяльності. 

Наші послуги завжди відзначаються високою якістю та гарантією експертного підходу, саме тому довіряють. Звертайтеся до нас, щоб забезпечити надійний бухгалтерський та податковий аудит операцій з оплати праці у вашій компанії.

Вартість аудиту облікових процесів можна дізнатися тут.

Вартість автоматизації облікових процесів, якщо ви вже готові до такого кроку, можна дізнатися тут.