Бухгалтерський облік аутстаффінгових компаній в Україні

Сучасний бізнес працює за принципом «досягти максимальних результатів з мінімальними витратами». Це стосується як фінансових витрат, так і трудових ресурсів.

Наразі бізнес намагається максимально оптимізувати свої процеси, і більшу частину операційної роботи віддати на аутсорс або підрядним компаніям. Коли йдеться про найманий персонал, на допомогу бізнесу приходить поняття аутстафінг.

Аутстафінг - це працевлаштування співробітників через іншу компанію. Дану модель співпраці вже давно активно використовує закордонний бізнес. Розберемо на прикладах як працює така схема в Україні, а головне - як побудувати бухгалтерський облік аутстафінгової діяльності в Україні.

Цікаво: Графік відпусток та формування резерву для їх виплат в українській компанії

Як працює аутстафінг та його відмінність від аутсорсингу?

Компанія-аутстафер наймає в штат працівників, яких в подальшому передає компаніям-замовникам (аутстафінгових послуг) для виконання визначених останніми задач. При цьому:

• працівник залишається в штаті аутстафера;

• нарахування та виплата заробітної плати та інших соціальних гарантій здійснюється аутстафером;

• працівник виконує задачі поставлені компанією-замовником (на території компанії-замовника або дистанційно);

• компанія-замовник оплачує послуги надання персоналу.

Важливо! Аутстафінг – це не аутсорсинг, не робота за сумісництвом і не послуги з підбору персоналу.

В чому ж різниця між цими поняттями?

1) Аутсорсинг передбачає, що певний проєкт/функціонал або процес передається компанії-виконавцю (на аутсорс). В даному випадку компанія-виконавець за допомогою своїх штатних працівників виконує поставлені перед нею задачі.

Результатом аутсорсингу є виконання компанією задач поставлених замовником (наприклад, бухгалтерський супровід або проєкт-менеджмент).

2) Послуга з підбору персоналу передбачає, пошук персоналу для компанії-замовника. В результаті пошуку, персонал приймається в штат замовника.

Результат послуг з підбору персоналу - пошук виконавцем персоналу, який буде працювати на замовника. Робота підбору закінчується після погодження замовником кандидатів. Надалі замовник сам здійснює трудове оформлення працівників і організовує роботу з ними.

3) Робота за сумісництвом передбачає працевлаштування співробітника в декількох компаніях одночасно. В даному випадку співробітник здійснює пошук роботи самостійно, тому аутстафінг не пов’язаний з цим поняттям.

Переваги аутстафінгу для замовника:

• Не потрібно здійснювати кадровий облік та нарахування заробітної плати (цим займається аутстафер).

• Аутстафінг дешевший за аутсорсинг.

• Від послуг аутстафінгу легше відмовитись, ніж звільнити працівника.

Переваги для аутстафера:

• Ви наймаєте найкращих фахівців, які приносять вам дохід через якісне виконання роботи замовників.

• Вам не потрібно здійснювати управління персоналом - його виконує замовник.

• Ви не несете відповідальність за розроблений продукт або виконані задачі.

Однак існують й певні недоліки аутстафінгу.

Для України модель аутстафінгу відносно нова, тому контролюючі органи прискіпливо до неї відносяться. Правильно складений договір аутстафінгу та наявність підтверджуючих документів про надання послуги - запорука безпечної бізнес-моделі для співпраці.

Цікаво: Податкове планування для бізнесу в Україні

Що є доходом аутстафінгової компанії?

Аутстафінгова компанія отримує кошти за послуги по наданню персоналу. Вартість таких послуг ґрунтується на основі:

• витрат аутстафера по заробітній платі ( в т.ч. податків) наданого замовнику працівника;

• витрат на послуги підбору персоналу;

• витрат на навчання персоналу;

• інших супутніх послуг, пов’язаних з аутстафінгом.

Тобто вище наведений перелік містить складові собівартості послуг аутстафінгу.

Які податки платить аутстафінгова компанія?

При здійсненні аутстафінгової діяльності, перед вами постає обов’язок сплати таких податків:

1. Податок на доходи.

Якщо ви зареєстровані на загальній системі оподаткування, ви платите 18% податку на прибуток від фінансового результату діяльності (фінансовий результат = доходи-витрати).

Якщо ви зареєстровані, як платник податків на спрощеній системі оподаткування - 5% єдиного податку від суми коштів, які надійшли на ваш розрахунковий рахунок.

Наприклад, ваша компанія не платник ПДВ, і в 2021 році ви здійснили продаж послуг на 300 тис.грн. Ваші витрати, в тому числі собівартість, склали 180 тис.грн. Надані клієнту послуги в повній мірі оплачені в місяці надання послуг.

На загальній системі оподаткування ви сплатите 21,6 тис.грн:

300-180=120*18%=21,6 тис. грн

На спрощеній системі оподаткування ви сплатите 15 тис.грн:

300*5%=15 тис.грн

2. ПДВ.

Якщо ви прийняли рішення зареєструватись платником ПДВ, вам потрібно здійснити нарахування 20% ПДВ на кожну операцію з надання послуг.

У випадку, якщо ви будете купляти послуги або товари у постачальників -  платників ПДВ, ви маєте право отримати ПДВ в розмірі 20% від закупівельної вартості. На суму цього ПДВ ви зможете зменшити сплату податку в бюджет, по результату звітного місяця.

Наприклад, ваша компанія платник ПДВ, і в жовтні 2022р. ви здійснили продаж послуг на 300 тис.грн. (в т.ч. ПДВ 50 тис.грн). Ваші витрати, придбані у постачальників-платників ПДВ склали 65 тис.грн.(в т.ч. ПДВ 10,83 тис.грн). 

По результатам жовтня ваша компанія сплатить ПДВ в розмірі 39,17 тис.грн:

50-10,83=39,17 тис.грн

3. Зарплатні податки. 

Оформлені в штат компанії працівники отримують заробітну плату з урахуванням правил оподаткування.

Співробітник отримує на банківську картку заробітну плату за вирахуванням 18% ПДФО та 1,5% Військового збору.

Одночасно, роботодавець повинен сплатити 22% ЄСВ від загального фонду оплати праці (вся нарахована працівникам зарплата).

Наприклад, працівник А пропрацював в компанії повний робочий місяць жовтня 2022 року. 

Дохід працівника за жовтень складається з окладу (в розмірі 25 тис.грн) та премії (в розмірі 10 тис.грн).

Працівник отримає на банківську картку зарплату за жовтень 2022 року в розмірі 28,2 тис.грн.

Дохід працівника = 25 тис.грн + 10 тис.грн = 35 тис.грн

ПДФО = 35 тис.грн *18% = 6,3 тис.грн

Військовий збір = 35 тис.грн *1,5% = 0,5 тис.грн

Зарплата до виплати = 35 тис.грн - 6,3 тис.грн - 0,5 тис.грн = 28,2 тис.грн

Роботодавець сплатить 22% ЄСВ , що еквівалентно 7,7 тис.грн.

 35 тис.грн *22% = 7,7 тис.грн

Як звітуватися в контролюючі органи?

Періоди звітування та перелік звітів залежить від системи оподаткування, яку обирає компанія при реєстрації.

Якщо ФОП, ТОВ або ПП на спрощеній системі оподаткування:

• Об’єднана звітність з ПДФО, ВЗ, ЄСВ (якщо у вас є найманий персонал);

• Декларація з єдиного податку;

• Фінансова звітність (баланс, звіт про фінансові результати);

• Статистична звітність (згідно переліку, визначеного службою статистики через рік після відкриття компанії);

• Звітність перед службою зайнятості.

Якщо ТОВ або ПП на загальній системі оподаткування:

• Декларація з ПДВ (якщо ви зареєструвались платником ПДВ);

• Об’єднана звітність з ПДФО, ВЗ, ЄСВ (якщо у вас є найманий персонал);

• Декларація з податку на прибуток;

• Фінансова звітність (баланс, звіт про фінансові результати);

• Статистична звітність (згідно переліку, визначеного службою статистики, через рік після відкриття компанії);

• Звітність перед службою зайнятості.

Як відкрити аутстафінгу компанію та обрати КВЕД в Україні?

Якщо ви вирішили відкрити аутстафінгову компанію, в першу чергу вам потрібно визначитись з юридичною формою ( ТОВ або ФОП) та системою оподаткування (5% єдиного податку або 18% податку на прибуток).

Оптимальні форми і система оподаткування визначаються ґрунтуючись на моделі вашого бізнесу та цілей, які ви ставите.

Оскільки аутстафінг - це послуги посередництва у працевлаштуванні, компанія повинна зареєструватись в Державній службі зайнятості як така, що надає послуги з працевлаштування.

Для аутстафінгових компаній передбачений основний КВЕД - 78.20 Діяльність агентств тимчасового працевлаштування.

Наші фахівці можуть надати вам первинну консультацію та допомогти здійснити реєстрацію компанії.

Цікаво: Бухгалтерський аудит нетипових операцій в Україні

Особливості працевлаштування аутстафінгових працівників

Оформлення трудових відносин з працівниками завжди досить складний процес, який має багато нюансів. Як ми вже раніше зазначили, трудові відносини в аутстафінгу виникають між аутстафером і працівником.

Як аутстаферу оформити трудові відносини з працівниками?

1.  Між аутстафером і працівником укладається трудовий договір, в якому зазначається, що працівник знаходиться в штаті аутстафера, але виконує завдання інших компаній.

2.  Перед направленням працівника до замовника, між працівником та аутстафером укладається додаткова угода або лист-погодження, що працівник не заперечує виконувати розпорядження замовника.

3.  Аутстафер повинен мати штатний розпис та посадові інструкції з кожним працівником.

4.  Графік роботи кожного працівника повинен відповідати графіку роботи замовника та фіксуватись в табелі обліку робочого часу аутстафера.

5.  Розмір заробітної плати працівника не повинен бути меншим за розмір оплати праці працівників компанії замовника.

6.  Аутстафер повинен здійснювати виплату заробітної плати працівнику не менше ніж 2 рази на місяць (з інтервалом не більше 16 календарних днів).

7.  Нарахування ЄСВ на ФОТ та утримання ПДФО, ВЗ покладено на аутстафера.

8.  Звітування по найманих працівниках покладено на аутстафера.

Серед обмежень аутстафінгової діяльності можна виділити наступні:

• аутстафер не має права перешкоджати укладанню трудового договору між компанією-замовником і виконавцем робіт (працівником аутстафера);

• заборонено направляти працівників в компанію, в якій протягом року скорочено штат працівників;

• заборонено направляти працівників в компанію для залучення у виконанні шкідливих та небезпечних робіт (в т.ч. при важких умовах праці);

• заборонено направляти працівників в компанію, в якій не дотримано норматив чисельності працівників, залучених в процеси виробництва.

Сьогодні аутстафінгова діяльність досить популярна серед таких сфер діяльності:

• ІТ;

• фінансові та бухгалтерські послуги;

• маркетингові послуги;

• послуги охорони;

• послуги клінінгу.

Цікаво: Платіжний календар ІТ-компаній в Україні: як його організувати та що він дасть?

Ризики аутстафінгової діяльності в Україні

Попри прозорість моделі аутстафінгу та її переваги, існують певні ризики, а саме:

• недосконало оформлений договір аутстафінгу може бути не визнаний контролюючими органами, що призведе до визнання трудових відносин між працівником і замовником (штраф 201 тис. грн);

• неправильно оформлені акти приймання-передачі виконаних послуг аутстафінгу, що призведе до невизнання витрат замовника (18% податку на прибуток з суми операції);

• неправильне оформлення трудових відносин між аутстафером і працівниками може призвести до визнання договору аутстафінгу фіктивним;

• відсутня економічна доцільність придбання послуг аутстафінгу зі сторони замовника (наприклад, компанія з власним штатом маркетологів бере на аутстафінг фахівця, вартість якого в 3 рази вища за оплату праці найманих працівників).

Перелік документів, які повинен мати аутстафер, щоб мінімізувати зацікавленість контролюючими органами:

1) Договір аутстафінгу (послуг з надання персоналу).

Важливо! Договір не повинен бути шаблонний (перший завантажений з Інтернет-мережі), а повинен бути розробленим безпосередньо під вашу компанію. Врахування всіх нюансів діяльності забезпечить вам податкову безпеку та уникнення судових спорів з замовником.

2) Трудові контракти та посадові інструкції з працівниками.

Важливо! Саме трудові контракти, а не договори з ФОП, оскільки аутстафінг передбачає найм працівників в штат з подальшою передачею їх замовнику.

3) Графіки роботи кожного замовника (ці дані можна прописати в договорі) та розроблені під ним Табелі обліку робочого часу кожного працівника.

4) Акти приймання-передачі наданих послуг аутстафінгу.

Важливо! Акти повинні мати максимальну деталізацію: хто виконував роботу, які завдання виконувались та в якому обсязі.

Аутстафінг – не найпростіший бізнес для організації бухгалтерського та кадрового обліку. Ми можемо запропонувати вам простий варіант - ведення бухгалтерського обліку на аутсорсі з компанією фахівців.

Немає ризиків зробити помилку через недосвідченого бухгалтера або проґавити щось через відсутність юриста в штаті.

Вартість наших послуг з бухгалтерського супроводу тут.

Послуги та інформація для ІТ компаній тут.