Бюджетування в компанії: система фінансового планування та контролю фінансових потоків

На власників бізнесу покладені обов’язки не тільки з розвитку бізнесу, а й в управлінні фінансовим станом компанії.

При неправильній організації управлінського і бухгалтерського обліку фінансовий менеджмент ускладнюється і займає значну частину управлінського часу власника.

Якщо ви власник, і хочете ефективно управляти бізнесом, рекомендуємо вам запровадити в компанії систему бюджетування.

Бюджетування - один з інструментів фінансового планування та контролю, який дозволяє:

• оцінити цілі компанії в фінансовому плані;
• раціонально розподілити наявні фінансові ресурси на забезпечення повноцінного функціонування бізнесу;
• прогнозувати бажаний розмір надходження фінансових ресурсів;
• встановити верхні та нижні межі витрат;
• встановити контроль за досягненням показників продажів;
• здійснювати аналіз планових та фактичних показників діяльності компанії.

Сьогодні спеціалісти компанії “Правова допомога” поділяться своїм досвідом впровадження бюджетування в компаніях, що працюють в Україні.

Цікаво: Бухгалтерський аудит нетипових операцій в Україні

Зв’язок: бізнес-план - фінансова модель - бюджетування - прогнозування податків

У вас може виникнути запитання «Навіщо мені бюджет, якщо я вже розробив фінансову модель, якою передбачив бажаний прибуток?».

Дійсно, перед стартом діяльності бізнесу, власник розробив:

• бізнес-план, в якому описав цілі, що має досягнути компанія;
• фінансову модель - фінансове вираження цілей компанії (масштабне планування доходів і витрат та бажаного прибутку).

На практиці, ефективне управління фінансами не обмежується лише цими 2-ома інструментами.

Основними відмінностями бюджету від фінансової моделі є:

• Фінансова модель складається масштабно, а бюджетування має детальний аналітичний характер (аналітика в розрізі статей витрат і доходів).
• Бюджетування включає не лише планування, а й методи контролю.

Саме метод контролю відіграє найважливішу роль, дає можливість проаналізувати раціональність і цілеспрямованість витрачання коштів компанії та зіставити витрати з показниками доходів.

Наприклад, фінансист або власник, в процесі аналізу бюджету розуміє, що окремий відділ (далі ЦФВ- центр фінансової відповідальності) не виконує запланованих показників продажів навіть на 50%, але виконання плану витрат сягає 90%. Тобто, даний ЦФВ отримує 40% збитків.

Саме така ситуація є «дзвіночком» для керівника ЦФВ і власника про відхилення КРІ відділу від норми. При відсутності бюджетування та контролю за виконанням планів, прибуток одного ЦФВ може «перекрити» збиток іншого і не потрапити в увагу власника. Але, якщо власник хоче бути впевнений в раціональному використанні фінансових ресурсів, то в даному випадку, керівник ЦФВ має аргументувати відхилення бюджетних показників.

Як і більшість механізмів та інструментів управління бізнесом, принципи бюджетування запозичили з-за кордону. Великі українські бізнеси почали впроваджувати систему бюджетування близько 12 років тому. Сьогодні малі і середні бізнеси частіше впроваджують бюджетування з перших місяців роботи компанії, оскільки«облік заради обліку» все більше витісняється з повсякдення, а власники бажають здійснювати контроль над фінансовою складовою бізнесу.

Попри користь бюджетування, багато компаній і досі «оминають» його. Основними причинами є:

• нерозуміння власниками ефективності використання механізму бюджетування;
• небажання витрачати фінансові та трудові ресурси на розробку системи бюджетування (дійсно, для початку потрібно плідно працювати для запуску бюджетування, але ця робота є основою для легкого планування і контролю в наступні роки діяльності компанії).

Цікаво: Фінансування української компанії засновником-нерезидентом

Впровадження бюджетування в компанії

При розробці та впровадженні системи бюджетування залучаються власники компанії, топ менеджмент та керівники відділів.

Основою бюджетування є стратегія і фінансова модель, яка деталізується на бюджети підрозділів. Останні в свою чергу складаються з статей доходів і витрат.

Впровадження бюджетування проходить в декілька етапів:

1. Розробка Положення про бюджетування.

Примітка. В Положенні про бюджетування зазначаються: терміни, основні принципи бюджетування, методи бюджетування, шаблони та інше.

2. Створення та затвердження бюджетного комітету (перелік осіб, які здійснюють контроль та прийняття рішень за дотриманням бюджетів).

3. Розробка регламенту планування.

4. Розробка моделі бюджету та визначення відповідальних осіб (ЦФВ).

5. Розробка методів контролю бюджетів та реагування на відхилення.

6. Впровадження системи бюджетування.

Зазвичай, впровадження бюджетування займає декілька місяців. Для отримання максимальної зручності й ефективності від цього процесу рекомендуємо в процесі впровадження здійснити його автоматизацію.

Як здійснюється розробка та затвердження бюджету?

Періодичність бюджету

Бюджет складається і затверджується на календарний/фінансовий рік (з місячною розбивкою). Щомісячно, в перших числах місяця наступного за звітним скликається бюджетний комітет, на якому аналізуються показники виконання планів та дотримання затвердженого бюджету.

Деталізація бюджету

Як ми вже раніше зазначали, бюджет складається з 2-ох частин: доходи і витрати.

• Доходи деталізуються по групах або видам товарів/ послуг (SKU).
• Витрати деталізуються по статтях витрат підрозділу, затвердженим Положенням та моделлю бюджетування.

Важливо! Дуже часто ЦФВ групують різні по своєму змісту статті витрат в одну з загальною назвою, наприклад “Інші операційні витрати”. Ми рекомендуємо уникати таких загальних назв, оскільки вони:

• не дають можливість легко зрозуміти сутність понесених витрат;
• дають можливість ЦФВ “приховувати” неправомірні витрати (на які керівництво не дозволило витрачати кошти).

Хто складає бюджет?

Відповідальним за складання бюджету є керівник ЦФВ (якщо інше не передбачено Положенням про бюджетування). Проєкт бюджету формується на основі аналітичних даних попередніх періодів або власних допущень керівника ЦФВ з урахуванням КРІ поставлених власником.

Примітка. Власник, як ідеолог бізнесу, має бачення щодо досягнення компанією певних КРІ, тому саме він говорить показник доходів, які має досягнути компанія (якщо інше не передбачено внутрішньою політикою).

Бюджетування доходів здійснюється за допомогою методу планування “зверху вниз” - керівництво встановлює показники, яких має досягти відділ.

Щодо витрат, зазвичай, вони бюджетуються методом “знизу вверх” - відділ, отримавши планові показники доходів, розуміє, що необхідно для досягнення поставленої цілі і складають бюджет на ці витрати.

Хто затверджує бюджет?

Затвердження бюджету відбувається в кілька етапів:

1. Затвердження бюджету ЦФВ фінансовим директором.

На даному етапі, керівники ЦФВ представляють фінансовому директору проєкт бюджету. Останній, аналізує його фінансову вигідність, задає уточнюючі питання і затверджує або віддає на доопрацювання.

2. Затвердження генеральним директором або власником бюджету компанії.

На даному етапі вже фінансовий директор представляє бюджет компанії (в цілому) на основі затверджених бюджетів кожного ЦФВ.

Автоматизація бюджетування допомагає:

• полегшити процес отримання інформації для прийняття рішень;
• зменшити ризики допущення технічних помилок (в разі здійснення бюджетування в Excel);
• встановити ліміти витрат (ЦФВ не можуть здійснити перевитрату бюджету без погодження з фінансовим відділом або власником);
• простота аналізу показників план-факту;
• зручність отримання даних за попередні звітні періоди (для складання бюджету наступних періодів).

Цікаво: Які податки підприємець сплачує за соцпакет у своїй компанії?

Вигоди власника від впровадження бюджетування

Основні вигоди:

• можливість чітко та зрозуміло (на цифрах) показати плани, які повинна досягнути компанія і окремо кожен відділ /співробітник;
• можливість передати відповідальність за формування та дотримання бюджетів на ЦФВ (центри фінансової відповідальності - відділи/департаментами);
• можливість легко контролювати фінансові показники компанії та розуміти їх співставність з цілями компанії;
• можливість легко прогнозувати податкове навантаження та своєчасно реагувати на його оптимізацію.

Якщо ви бажаєте розглянути бюджетування як метод фінансового управління, наші спеціалісти зможуть розробити для вас проект та прорахувати можливі показники покращення.

Вартість послуг бухгалтерського та юридичного обслуговування тут.

Все про оптимізацію оподаткування в Україні тут.