Що таке автоматизація облікових процесів у компанії?

Сьогодні одиниці компаній ведуть облік на “папері” і не використовують облікові системи. Всі хочуть отримувати будь-яку інформацію в режимі "тут і зараз". Світ і тенденції змінюються настільки швидко, що немає часу чекати 20 днів, коли фінансовий відділ зведе дані і надасть інформацію власнику.

Власник повинен приймати рішення про фінансовий стан компанії на випередження, а для цього потрібна оперативна та релевантна інформація.

Комп'ютеризація даних дозволила отримувати інформацію оперативно, і дала можливість проявляти гнучкість у прийнятті управлінських рішень.

Не менш важливим у комп'ютеризації є звільнення часу спеціалістів фінансових служб для проведення контрольних та аналітичних функцій. Але, не дивлячись на ухилення від “паперової” рутини, у момент росту підприємства збільшується кількість господарських операцій. Внаслідок цього виникає “електронна” рутина, яка проявляється у фізичній неможливості фахівця обробити кількість даних.

Сучасні ІТ-технології постійно працюють на спрощення нашого життя. Рутинні операції, що повторюються, автоматизуються за допомогою облікових систем, а саме:

• створення обробок/звітів;
• створення автоматичних розрахунків тощо.

Дані механізми дозволяють фахівцеві обробити великі обсяги даних, що фізично не під силу людині.

Автоматизація бухгалтерського обліку – це передача частини функцій бухгалтера техніці. Бухгалтер/обліковець виконує поставлені перед ним функціональні завдання, але при цьому його помічником є ??облікова система.

Бухгалтеру не потрібно:

• перераховувати дані "вручну";
• виводити великі списки в Excel;
• відкривати кожен документ та перевіряти правильність відображення проводки.

Послуга розробки автоматизації бухгалтерського обліку включає:

• проведення аудиту поточних фінансово-бухгалтерських процесів підприємства (для діючих підприємств);
• розробку пропозицій щодо автоматизації/роботизації поточних процесів;
• розробку пропозицій щодо створення автоматизованих процесів з нуля (для нових компаній або діючих, які переходять на новий етап зростання зі значним збільшенням господарських операцій).

Докладніше на прикладах ми розповімо про те, що дає автоматизація бухгалтерських обліків у компанії, та як її організувати в нинішніх реаліях.

Цікаво: Відрядження співробітників: як автоматизувати їхнє оформлення?

Як працює автоматизований облік у вашій компанії?

Наведемо приклад одного з наших клієнтів. З виходом на ринок нового продукту компанії "Х", обсяги продажів зросли в 3 рази. У компанії налічується:

• 10 менеджерів із продажу, до обов'язків яких входить створення Замовлення на реалізацію;
• 1 бухгалтер, в обов'язки якого входить створення продажу та податкової накладної на кожне замовлення.

Щоб замінити ручну роботу бухгалтера, користуючись рекомендаціями та інструкціями, ІТ-фахівець створює обробку, яка формує продаж та податкові накладні за заданим бухгалтером алгоритмом. Бухгалтеру залишається перевірити правильність відображення документів по рахунках бухгалтерського обліку.

Механізм, застосований на цьому прикладі, дозволяє скоротити трудовитрати з 8 робочих годин до 30 хвилин.

Докладніше на прикладах, як працює автоматизація, читайте тут.

Переваги автоматизації:

• оперативна обробка інформаційних даних (будь-яких об'ємів);
• формування варіабельної інформації (прогнози) та її подання (таблиці, діаграми, графіки);
• оперативний обмін даними між відділами та співробітниками;
• скорочення дублюючих функцій;
• скорочення до мінімуму арифметичних помилок (до 99,99%);
• комунікація через Інтернет із контролюючими органами, клієнтами, банками.

Цікаво: Чи потрібно нараховувати зарплату директору, якщо він власник компанії?

Як запровадити автоматизацію фінансово-бухгалтерських процесів?

Процедура складається з наступних етапів:

1) Підготовчий етап:

• ознайомлення з обліковою політикою та планом рахунків компанії;
• вивчення всіх бухгалтерсько-фінансових процесів;
• аналіз порядку та механізмів обробки документів;
• визначення трудомісткості кожного процесу;
• виявлення слабких сторін, що підлягають автоматизації.

2) Технічний етап:

• створення робочих груп щодо кожного процесу, що підлягає автоматизації;
• затвердження видозміни бажаного процесу;
• розробка технічного завдання для автоматизації;
• розрахунок бюджету на автоматизацію з урахуванням усіх затверджених нюансів

3) Етап розробки:

• затверджені технічні завдання розробляються ІТ-фахівцем.

4) Запровадження:

• тестування автоматизації;
• точкове програмне доопрацювання (якщо виникла потреба);
• навчання персоналу.

Наша компанія виконує повний комплекс робіт з аналітики та складання рекомендацій для вашого ІТ фахівця щодо впровадження автоматизованої системи обліку. Аналітиками в такому випадку виступають бухгалтер-фахівець з автоматизації та юрист, який подбає про всі можливі юридичні аспекти питання.

Вартість послуги формується для вас з погодинної роботи ІТ-фахівця та вартості аналітики. Дізнатися більше можна на сторінці послуги.

Автоматизація - це єдиний можливий шлях технічної оптимізації процесу обліку у вашій компанії. Також можливо вибрати роботизацію обліку - коли рутинні повторювані операції автоматизуються за допомогою штучного інтелекту (робота). Це дещо складніший проєкт, який має сенс для компаній із великим оборотом. Детальніше тут.

Якщо ви хочете дізнатися детальніше про вигоду автоматизації процесів обліку саме для вашого бізнесу – звертайтесь до наших спеціалістів за персональною консультацією.

Автоматизація та роботизація облікових процесів в Україні