Відрядження працівників. Як автоматизувати оформлення відрядження

Відрядження - це поїздка співробітника до іншого населеного пункту/іншої країни на певний термін для виконання ним службових завдань поза місцем його постійної роботи.

Відрядження обов'язково повинно мати такі критерії:

• відбувається лише за розпорядженням керівника відділу або компанії (співробітник самостійно не може прийняти рішення про своє відрядження);
• мати чітко сформульовану мету, яка має бути прямо пов'язана з господарською діяльністю компанії та прямими функціональними обов'язками відрядженого співробітника (інженер виробництва не може поїхати укладати договір з потенційним покупцем, а ось технолог виробництва може бути задіяний у цьому процесі, якщо йдеться про продаж технологічного процесу чи режиму виробництва);
• співробітник відправляється у відрядження на певний проміжок часу (безстрокових відряджень немає);
• відрядження має бути документально оформлене.

Не є відрядженням:

• поїздки працівників у межах одного населеного пункту (менеджер із продажу закріплений за м.Києвом їздить на зустрічі з клієнтами);
• працівник постійно виконує обов'язки поза населеним пунктом (офіс/склад/виробничий цех перебувають за містом, співробітники добираються до них за допомогою розвезення або власними силами);
• співробітники, робота яких має роз'їзний характер (водії, торгові представники, супервайзери та ін.);
• поїздки на навчання (семінари, тренінги), які мають характер підвищення кваліфікації, а не отримання інформаційно-консультаційних послуг, презентації/продажу продукту (послуги, товару);
• поїздка, яка не пов'язана з господарською діяльністю компанії (наприклад, тімбілдінг);
• поїздка, що не відповідає прямим функціональним обов'язкам співробітника (раніше наводили приклад про технолога та інженера);
• документально не підтверджена поїздка (якщо співробітник був у відрядженні, але не надав документи, що підтверджують поїздку).

Кожне підприємство повинно мати Положення про відрядження - це внутрішній документ, який визначає всі норми, правила, аспекти оформлення відрядження та звітності за його результатами.

Цікаво: Чим відрізняється облік іноземної та української компанії в Україні?

Що маємо право відносити у витрати на відрядження співробітника?

Відправляючи співробітника у відрядження, компанія зобов'язана забезпечити його (співробітника) підзвітними грошима, а саме авансом на відрядження.

Якщо у відрядженні співробітнику не вистачило авансу, виданого йому компанією, він має право використовувати свої особисті кошти. А після повернення з відрядження - претендувати на відшкодування витрат.

Примітка: Для цього будуть потрібні документи, які підтвердять перевищення суми авансу.

На які витрати видаються підзвітні гроші?

• Добові - витрати на відрядження не підтверджені документально, а саме: харчування, інші власні потреби (при відрядженні по Україні - 650,00 грн/день, при відрядженні за кордон - 80 євро (доларів) / день);
• Витрати на проїзд до місця відрядження та по місту, в яке співробітник відряджений;
• Витрати транспортування багажу до 30 кг, включно;
• Оплата за проживання;
• Витрати на оренду приміщення/кімнати з розрахунку вартості 1-місного номера проживання в готелі (за кожну добу);
• Бронювання місць у готелях у розмірі не більше ніж 50% вартості місця за добу;
• Оформлення закордонного паспорта, дозволу на в'їзд/виїзд;
• Витрати на комісійні (у разі обміну валюти) при закордонному відрядженні;
• Обов'язкове страхування та інші документально оформлені витрати, пов'язані із правилами країни перебування відрядженої особи.

Заборонено витрачати підзвітні гроші на:

• Користування міні-баром;
• Спиртні напої та тютюнові вироби;
• Розважальні заходи;
• Митні збори пов'язані із власними покупками;
• Газети, журнали, книги для власного використання (не пов'язані з метою відрядження);
• Витрати придбання одягу;
• Послуги перукарні;
• Суми "чайових";
• Витрати на таксі (якщо це не було погоджено з керівництвом);
• Транспортні витрати у дні, які не збігаються з датами початку та завершення відрядження.

Усі витрати мають бути підтверджені оригіналами документів.

Нецільові витрати, понесені у відрядженні, не визнаються витратами, а прирівнюються до поняття - додаткове благо - по суті це будь-які види доходу, які компанія виплачує співробітнику, якщо виплати не є заробітною платою та не пов'язані з виконанням обов'язків трудового найму.

Формула розрахунку оподаткування додаткового блага:

Сума податків під час виплати дод. блага = сума дод. блага * 18% ПДФО + сума дод. блага * 1,5% Військового збору.

Цікаво: Як не переплачувати земельний податок в Україні?

Документальне оформлення відрядження співробітника

Відрядження - процес, який вимагає оформлення великої кількості документації, як перед відправкою у відрядження, так і після повернення з неї.

У момент, коли сформувалася потреба відправити співробітника у відрядження, необхідно оформити наступні документи:

1. Службова записка.
2. Наказ про відрядження.
3. Первинні документи - всі документи, що підтверджують наміри від'їзду у відрядження, факт пов'язаності відрядження з господарською діяльністю компанії.
4. Звіт про виконання завдань у відрядженні.

Після повернення з відрядження співробітник зобов'язаний надати такі документи:

1. Звіт про виконання завдань у відрядженні.
2. Авансовий звіт.
3. Паспорт з відмітками перетину кордону (якщо саме туди було відрядження).

Що робити, якщо немає оригіналів документів, що підтверджують витрати, або документи заповнені з помилками?

Приклад 1. Якщо співробітник втратив чеки або інші документи, що підтверджують.

Підзвітна особа зобов'язана запросити дублікат документа та надати його.

Приклад 2. Якщо документи втрачені та відновити їх неможливо.

Сума видатків не компенсується співробітнику.

Якщо ж працівник витратив аванс підзвітних грошей, і не підтвердив їх документально, він зобов'язаний повернути суму (не підтверджену документально) до компанії.

Приклад 3. Якщо документи втрачені, але керівник компанії приймає рішення "вибачити" співробітнику їх втрату, і затверджує компенсацію витрат або зарахування підзвітного авансу у витрати.

У такому разі потрібно прирівняти суму витрачених грошей до поняття додаткове благо, та нарахувати податки, а саме 18% ПДФО та 1,5% військового збору.

Приклад 4. Співробітник повернувся з відрядження за кордоном і на митному пункті не поставив позначки про перетин кордону.

Від імені директора компанії робиться запит до Держприкордонслужби України, в якому просять підтвердити, що співробітник перетинав кордон у певний термін. Без підтвердження Держприкордонслужби, розмір виданого авансу (включаючи добові) має бути повернутий до компанії або прирівняний до додаткового блага з подальшою сплатою ПДФО та ВЗ.

Цікаво: Що робити, якщо з'явився значний податок на прибуток до сплати?

Як автоматизувати процес оформлення відрядження та документального підтвердження витрат?

Документальний процес оформлення відрядження досить тривалий і трудомісткий. Крім оформлення переліку документів, вся документація має бути узгоджена (у затвердженому компанією порядку) та підписана. Найчастіше життєвий цикл оформлення відрядження проходить тривалу процедуру і приносить мало радості в життя співробітників (як бухгалтерського, кадрового відділів, так і відрядженої особи).

Ми живемо в часи активного розвитку ІТ-технологій. Саме ІТ-технології дають нам можливість автоматизувати масу рутинних завдань і заощадити наш час на інтелектуальний розвиток особистості.

Як може виглядати автоматизація оформлення відрядження співробітника? Залежно від специфіки роботи та внутрішньокорпоративних правил, процес може відрізнятись. Ми хочемо навести приклад процедури із практики однієї фармацевтичної компанії.

Етап 1. Співробітник, якого відправляють у відрядження (ініціатор) не пізніше ніж за 4 робочі дні до початку відрядження, створює Заявку на відрядження (далі, заявка)- документ, при створенні якого автоматично заповнюються:

• дані про співробітника;
• його табельний номер;
• підрозділ у якому він працює.

Співробітнику самостійно необхідно заповнити поля:

• період відрядження;
• місце/місто куди відправляється співробітник;
• мета відрядження та завдання;
• статті витрат та розрахункові суми, які співробітник планує використовувати у відрядженні (добові, проживання, проїзд тощо).

Етап 2. Заповнивши заявку на відрядження, співробітник надсилає її на погодження керівнику. Після затвердження заявки керівником автоматично формується пакет документів (Службова записка, Наказ про відрядження) для подальшого підпису ініціатором та керівником. Якщо компанія користується електронним документообігом, підписання документів займе трохи більше 2-х хвилин.

Етап 3. Після затвердження та підписання Заявки на відрядження, інформація про неї автоматично потрапляє:

• у відділ документообігу - у вигляді Наказу про відрядження;
• у кадровий відділ - у Табель обліку робочого часу;
• у бухгалтерський відділ (відділ казначейства) – інформація про суму коштів, які необхідно видати під звіт;
• у відділ обліку заробітної плати – для розрахунку середньоденного заробітку;
• до відділу управлінського обліку - до плану відряджень;
• у турагентство - якщо купівля квитків та проживання оплачується за безготівковий розрахунок.

Етап 4. Після повернення з відрядження співробітник на підставі раніше сформованої заявки складає Звіт про відрядження та Авансовий звіт. За допомогою електронного документообігу підписує дані документи та передає до відділу бухгалтерії оригінали чеків/квитанцій для перевірки та затвердження.

Автоматизація дозволяє:

• спростити процес оформлення відрядження;
• скоротити витрати на оплату рутинних, повторюваних операцій співробітників бухгалтерії та кадрів;
• звільнити менеджера (співробітника, що їде у відрядження) від зайвої роботи не пов'язаної з його прямим функціоналом;
• забезпечити прозорий контроль витрат на відрядження;
• встановити єдину політику оформлення відряджень.

Наша компанія пропонує свої послуги з комплексного обслуговування іноземного та українського бізнесу в Україні. Ми можемо запропонувати різні варіанти:

• Аудит організації облікових процесів у вашій компанії та розробку автоматизації кадрового обліку, бухгалтерського обліку тощо.
• Аутсорсингові послуги команди бухгалтерів та юристів, які повністю візьмуть на себе, бухгалтерський, кадровий облік, payroll компанії.

Вартість наших послуг ви можете дізнатись тут.

Звертайтесь до наших спеціалістів за формуванням персонального пакета послуг. Ми допоможемо вам зняти з плечей постійну тривогу за правильне ведення обліків у компанії.