Конференції громадських організацій: проблемні моменти, процедурні особливості

Громадські організації - арена зустрічі інтересів та амбіцій. Дійсно гаряче стає, коли скликаються і проводяться щорічні звітно-виборні конференції.

Ми обговоримо найчастіші проблемні моменти, що виникають під час проведення конференцій:

• легітимність членів конференції;
• направлення делегатів конференції;
• процедурні особливості проведення конференції;
• оформлення результатів конференції і т.д.

У матеріалі Ви знайдете відповідь на питання: Як організувати конференцію своєї громадської організації (далі - ГО) так, щоб її результат був ефективним і легітимним?

Чому може виникнути питання про легітимність конференції?

Закон встановлює досить чіткі вимоги до процедури проведення конференції, які, як правило, доповнюються положеннями статуту. Однією з найбільш значних і болючих тем при проведенні конференцій ГО є легітимність її членів. Другою - наявність кворуму.

В організації досить часто всі члени рівні, але їх може бути так багато (наприклад, у спортивних федераціях), що зібрати всіх вкрай складно. У таких випадках, в статутах організацій прописується інститут представників - делегатів.

Легітимність конференції може бути під питанням якщо:

• неправильно обрані та направлені делегати;
• немає списку членів організації і неможливо довести, що ті хто присутні, складають необхідний мінімум від загального числа членів організації.
• відбулися помилки в процедурі проведення конференцій на місцях.

Процедура обрання та направлення делегатів

Незважаючи на вимогу, встановлену законом, процедуру обрання делегатів і дотримання квот по областях можна зустріти не часто.

Але ж якщо незрозуміло хто кого відправив і які повноваження передав - це прямий шлях до анулювання результатів зборів.

Процедура направлення делегатів може бути передбачена статутом. Для її легітимного проведення потрібно:

• мати списки членів по областях або призначити членів організації з правом голосу (якщо це передбачено статутом);
• вимагати не тільки оригінали протоколів про збори місцевих представництв, а й реєстри учасників до них, щоб бути впевненими в наявності кворуму.

Такі протоколи складаються і підписуються як протоколи засідання місцевого підрозділу основної (як правило, Всеукраїнської) організації.

Важливо! Не можна підписувати їх як протоколи самостійних громадських організацій на місцях, які, де-юре, зазначені як окремі юрособи, а фактично є членами основної організації. Підписали протокол від імені такої місцевої організації або поставили на ньому її печатку - він не дійсний.

Порядок денний конференції

Для правильного оформлення порядку денного конференції Ви повинні:

• завчасно затвердити і довести до відома членів організації порядок денний конференції;
• організувати зворотній зв'язок від членів організації, адже вони мають право пропонувати доповнення до порядку денного або кандидатури претендентів на виборні посади.

Закон нічого про це не говорить, так що цей момент повинен бути прописаний в Статуті ГО. Як правило, конференції збирає колегіальний орган управління (наприклад, Правління), він же і приймає проект порядку денного.

Дуже рекомендуємо, перед виходом на збори, проводити повторно засідання Правління і затверджувати остаточно порядок денний з урахуванням пропозицій, що надійшли. Це дозволить законно відхилити на самій конференції незручні питання про порядок денний. Адже Правління вже прийняло рішення.

Наша послуга: Реєстрація змін у громадській організації

Що потрібно враховувати в процесі проведення конференції?

Якщо по закінченню конференції Вам буде необхідно провести реєстраційні дії, наприклад, реєстрацію нових керівників або нової редакції статуту, врахуйте наступні особливості:

• Навіть якщо приймаються незначні зміни да складу органів управління - наприклад, один з членів Правління перестав ходити на збори і ми його поміняли на іншого, то їх теж треба реєструвати! Закон дає на це всього два місяці.
• Для подальшої реєстрації будь-яких змін потрібен протокол учасників. Він повинен бути оформлений строго відповідно до закону, без дописок, виправлень, вписування ручкою тих хто теж вирішив прийти в останній момент і т.д.

Стаття на тему: Зареєстрували зміну керівництва і нові редакції статуту двох громадських організацій

• У реєстрі осіб, які брали участь в конференції, повинні розписатися особисто всі присутні.

Важливо! В протокол часто вносять коментарі присутніх. Якщо є таке - їх підпис в реєстрі повинен бути обов'язково.

• Від усіх, кого планують обрати в керівні органи, необхідна письмова заява, що вони не заперечують проти їх обрання.

Який можна зробити висновок?

Процедура проведення конференції ГО має величезну кількість підводних каменів. Крок вліво, крок вправо, найменше відхилення від процедури, передбаченої законом - рішення Вашої конференції не легітимне.

Хочете, щоб все пройшло - голки не підточиш, а подальша реєстрація в Мін'юсті була проведена успішно - ретельно дотримуйтесь приписів закону і статуту Вашої ГО. Або зверніться за допомогою до юристів. Це зведе Ваші проблеми і переживання до нуля, оскільки весь процес буде налагоджений і проконтрольований.

Пам'ятайте: виправлення помилок, допущених в процесі проведення конференцій, є трудомістким і дорого коштує.