Вимоги до сайту постачальника електроенергії: як підготувати IT-інфраструктуру для ліцензії

Запуск компанії-постачальника електроенергії — це клопітка робота, яка складається з кількох етапів і кількох паралельних, але залежних один від одного блоків. Для повноцінної роботи на ринку електроенергії для компанії-постачальника стане необхідною базова цифрова інфраструктура: сайт, канали електронної комунікації, зокрема зі споживачами та контролюючими органами, системи документообігу та інструменти роботи зі споживачами.

Частина таких вимог прямо випливає з нормативного регулювання ринку електроенергії. Зокрема, ліцензійні умови передбачають обов’язок забезпечення функціонування веб-сайту ліцензіата та розміщення на ньому інформації для споживачів.

Саме тому ще на етапі створення постачальника варто продумати не лише юридичну структуру бізнесу, а й його IT-інфраструктуру та механізми взаємодії з клієнтами.

Що потрібно для запуску постачальника електроенергії і яка роль у цьому сайту

Базовий запуск постачальника електроенергії включає декілька ключових етапів:

1. Реєстрацію юридичної особи.
2. Отримання ліцензії НКРЕКП.
3. Реєстрацію учасником ринку електричної енергії (укладення договорів з НЕК “Укренерго”, Оператором ринку та з операторами систем розподілу).

Однією з ключових вимог ліцензійних умов є наявність веб-сайту і певної інформації на ньому.

Цікаво: Як розпочати діяльність на ринку електроенергії та обрати свою бізнес-модель 

Яка інформація повинна бути на сайті постачальника

Одне з головних завдань сайту постачальника електроенергії — забезпечення прозорості діяльності компанії. Саме тому значна частина інформації повинна перебувати у відкритому доступі.

Інформація про компанію

На сайті обов’язково розміщують базову інформацію про постачальника:

• повне найменування;
• код ЄДРПОУ;
• юридичну адресу;
• контактні дані;
• графік роботи.

Окрему увагу зазвичай приділяють каналам комунікації. Споживач повинен мати можливість швидко звернутися до постачальника, поставити питання або подати претензію.

Документи для споживачів

Другий важливий блок — документи для клієнтів. На сайті мають бути розміщені:

• договори постачання;
• пам’ятка з електробезпеки;
• правила співпраці;
• правила роздрібного ринку електроенергії;
• порядок розгляду звернень та вирішення спорів;
• роз’яснення рахунку.

Документи повинні бути актуальними та доступними без додаткової реєстрації. Для нових постачальників це особливо важливо, оскільки НКРЕКП перевіряє сайт ще до видачі ліцензії на постачання електричної енергії, а лише потім, перевіривши подані документи, приймає рішення про видачі.

Саме тому сайт постачальника фактично стає елементом його інфраструктури. Через сайт споживач отримує доступ до договорів, комерційних пропозицій, контактів, порядку подання звернень та іншої інформації, яку постачальник повинен оприлюднювати.

Інформація про ціни

Окремий блок сайту постачальника електроенергії зазвичай присвячений комерційним пропозиціям та ціноутворенню. До моменту виходу на ринок, а тим паче — для отримання ліцензії, ліцензійні умови не вимагають наявності цін на сайті.

Проте Правила роздрібного ринку електричної енергії вимагають оприлюднення публічних комерційних пропозицій, а такі комерційні пропозиції повинні містити ціну на електроенергію. Зокрема, пункт 3.2.8. даних Правил передбачає, що публічна комерційна пропозиція електропостачальника, серед іншого, повинна містити таку інформацію:

• ціну на електричну енергію;
• спосіб оплати;
• строк виставлення рахунку за спожиту електроенергію та строк його оплати;
• наявність або відсутність штрафу за дострокове припинення дії договору, розмір штрафу.

Саме тому навіть мінімальний сайт постачальника повинен містити актуальні комерційні пропозиції з цінами та умови зміни ціни.

Канали комунікації

Постачальник повинен забезпечити можливість подання звернень, заяв, претензій та запитів. Для цього використовують:

• електронну пошту;
• телефонну підтримку;
• форми звернення на сайті;
• системи електронного документообігу;
• онлайн-чати або клієнтські портали.

На етапі отримання ліцензії на постачання електроенергії достатньо лише наявності вказаних на сайті електронної пошти та телефону для звернень. Проте в подальшому для швидшого реагування на звернення вам знадобляться й інші вищевказані засоби комунікацій.

Зі збільшенням кількості клієнтів все важливішою стає автоматизація обробки звернень. Без цього навіть невеликий постачальник швидко стикається з проблемами у строках відповіді та контролі комунікації. Хорошим виходом із ситуації може стати особистий кабінет споживача.

Чи потрібен особистий кабінет для отримання ліцензії НКРЕКП? 

Одне з найпоширеніших питань під час запуску постачальника — чи обов’язково створювати особистий кабінет ще до отримання ліцензії. Для отримання ліцензії — звісно ні. Законодавство не встановлює вимоги щодо наявності клієнтського кабінету як умови для отримання ліцензії на постачання електричної енергії споживачу. Проте на практиці без цифрової взаємодії зі споживачами компанії стає складно масштабувати бізнес.

Особливо це помітно у сегменті B2B, де клієнти орієнтовані на онлайн-доступ до рахунків, до електронних актів, погодження обсягів споживання, історії взаєморозрахунків і взагалі на швидкий документообіг. Для масового сегмента роль особистого кабінету ще більша. Без нього постачальник змушений обробляти значну частину звернень вручну, що створює додаткове навантаження на персонал.

Тому багато нових компаній використовують поетапний підхід: спочатку запускають базову інфраструктуру для отримання ліцензії та старту діяльності, а вже після появи перших клієнтів поступово розширюють функціонал особистого кабінету.

Успішний кейс: Як увійти в ринок електроенергії України: можливості для малого бізнесу 

IT-рішення для постачальників електроенергії 

У сучасному світі постачальнику електроенергії все важче працювати без базового набору IT-систем. Що можна віднести до такого набору? Про веб-сайт, кабінет споживача тощо вже йшлося вище, і то є швидше необхідністю, ніж полегшенням роботи. А ось декілька систем, які можуть полегшити і осучаснити роботу.

1. CRM-системи для роботи з клієнтами, договорами та зверненнями. Навіть відносно невелика кількість споживачів швидко створює значний обсяг комунікації, який складно адмініструвати вручну.
   
   Для постачальника CRM стане корисним для ведення бази споживачів, зберігання договорів та комерційних пропозицій, контролю статусів підключення, обліку звернень клієнтів, фіксації комунікації, контролю строків відповіді, координації роботи менеджерів.
   
   
2. Друга важлива система — billing. Саме вона забезпечує нарахування, формування рахунків, обробку обсягів споживання, створення актів, інтеграцію з ринковими даними.
   
   
3. Окремий напрям — електронний документообіг. Більшість постачальників уже на старті інтегрують КЕП, електронні договори та сервіси обміну документами.

Водночас навіть при використанні хмарних сервісів важливо приділяти увагу кібербезпеці та захисту даних. Постачальник працює з персональними даними споживачів, фінансовою інформацією та комерційною документацією, тому питання резервного копіювання, контролю доступу та захисту від кібератак стають частиною операційної безпеки бізнесу.

Юридичний супровід та отримання ліцензії НКРЕКП 

Отже, запуск постачальника електроенергії і повноцінна робота на ринку потребує цифрової інфраструктури, яка забезпечує взаємодію зі споживачами, ринковими платформами та регулятором. Сайт компанії фактично став частиною цієї інфраструктури. Саме через нього споживачі отримують доступ до документів, цін, каналів комунікації та електронних сервісів.

При цьому новим компаніям не обов’язково одразу запускати складні та дорогі IT-рішення. У більшості випадків ефективніше працює поетапний підхід: спочатку — мінімально необхідна інфраструктура для старту діяльності, а далі — поступова автоматизація та розвиток клієнтських сервісів.

Якщо ви плануєте запуститись на ринку електроенергії, то краще заздалегідь все продумати. Розуміння того, що є обов’язковим, а що ні, що треба в першу чергу, а без чого можна поки й обійтись — дозволить вам планувати свої витрати раціонально. Ми допоможемо розібратись у деталях і, за потреби, супроводимо процес отримання ліцензії на постачання електроенергії.

Зв'яжіться з нами, зателефонувавши за безоплатним телефоном, або заповніть форму зворотного зв'язку на сайті — ми забезпечимо швидкий і впевнений старт вашого бізнесу.