Екстрена релокація українського бізнесу до Польщі

Релокація ІТ компанії – це процес перенесення офісу чи частини бізнесу до іншого міста чи країни. Це може бути обумовлено різними причинами, такими як розширення компанії, пошук нових ринків, зниження витрат чи інші стратегічні мотиви.

Нещодавно до нас звернувся клієнт, якого цікавила екстрена релокація його IT компанії з України до Польщі. Під екстреною релокацією він розумів можливість оперативного перенесення офісу до Польщі, переїзду співробітників (якщо військово-політична ситуація в Україні різко погіршиться), а також забезпечення швидкої “легалізації” у Польщі.

Усіх співробітників клієнта не було оформлено в штаті української компанії, з ними було укладено цивільно-правові договори (ЦПД). Враховуючи високі податки у Польщі (і як наслідок, небажання влаштовувати всіх співробітників у штаті майбутньої польської компанії), власник ставив питання щодо того, які ризики можуть бути з боку польської служби праці (щодо перекваліфікації ЦПД у трудові відносини).

Крім того, перед нами було поставлено завдання скласти повний план “переїзду”:

• починаючи від пошуку, оренди офісу (з розумінням, що на той момент ми можемо ще не встигнути створити юрособу);
• реєстрацією компанії;
• відкриттям рахунку;
• оформленням тимчасового проживання для співробітників;
• закінчуючи надалі повним юридичним супроводом господарську діяльність підприємства.

Розуміючи, що в ситуації невизначеності зараз багато бізнесів в Україні, ми вирішили залишити всю напрацьовану інформацію для вас тут.

Якщо вас цікавить питання релокейту бізнесу з України - звертайтесь до нас. Наш головний плюс: ми беремо відповідальність за результат, прогнозуємо ризики та наслідки, включаючи вплив релокейту на всю структуру вашого бізнесу.

Цікаво: Податкові ризики під час переїзду громадян України до Польщі.

Ризики перекваліфікації цивільно-правових у трудові договори

У Польщі підхід служби праці щодо ЦПД дещо інший, ніж в Україні. В Україні ми звикли думати так, що якщо айтішники (з якими укладені ЦПД) всі збираються для роботи щодня в тому самому місці (вважай, офісі роботодавця), приходять на роботу і йдуть плюс-мінус в один і той же час ( вважай, в такий спосіб підпорядковуються правилам внутрішнього трудового розпорядку), регулярно отримують винагороду у однакових сумах (що тотожно виплаті з/п), періодично ходять у відпустки, - такі цивільно-правові відносини легко можуть бути перекваліфіковані на трудові. З донарахуванням податків задніми числами, зобов'язанням такого роботодавця надати всі належні пільги в повному обсязі, а також з нарахуванням великих штрафів за кожного такого “захованого” співробітника з боку української служби праці.

Навіщо це роблять українські працедавці? Відповідь проста: щоб заощадити на податках. ФОП заплатить лише 5% податку, замість належних 18+1,5% (+22% соціалу) за трудовим договором.

В Польщі ж підхід зовсім інший. З одного боку, виконання роботи у певному місці та у визначений роботодавцем час, під його керівництвом можна як трудові відносини. Разом з тим, в IT-індустрії перевірки контрактів B2B (зокрема, з боку трудової інспекції) проводяться рідко.

B2B контракт - це поширений тип договір, що укладається у таких випадках. У зв'язку з цим можна особливо не перейматися тим, що податкова матиме питання, якщо знайде всіх співробітників (на цивільно-правових договорах) одного разу зібраними в одному офісі.

Однак, з метою мінімізації ризиків, важливо, щоб такі В2В контракти були в майбутньому правильно оформлені та структуровані.

Цікаво: Реєстрація компанії в ОАЕ для українського підприємця

Що робити, якщо компанія ще не зареєстрована, а орендувати офіс треба вже?

Найбільш очевидним виходом із ситуації є підписання договору фізичною особою – майбутнім власником компанії, а потім підписати додаткову угоду та змінити орендаря (на зареєстровану польську компанію). У такій ситуації всі перші платежі мають надійти від фізособи. Адже зрозуміло, що ні рахунки, ні грошей поки компанія не має на покриття оренди, комуналки та інших витрат.

Водночас відповідно до законів Польщі, і сама компанія, яка перебуває в процесі заснування, також може стати стороною за договором оренди офісу. При цьому, щоб така компанія, яка перебуває в процесі реєстрації, могла підписати договір оренди, потрібно, щоб на момент укладання оренди у нотаріуса вже як мінімум був підписаний установчий договір. При цьому сама реєстрація в суді може ще тривати якийсь час.

Для розуміння у Варшаві реєстрація в суді може тривати 14-21 днів. Але весь цей час офіс у компанії може бути!

Цікаво: Чи можу я перевезти свій бізнес із України до Польщі?

Яку компанію реєструвати у Польщі?

Однією з найпопулярніших форм ведення бізнесу в Польщі (відповідно до Закону про Правила участі іноземних підприємців та інших іноземних осіб у господарському обороті на території Республіки Польща) для іноземців є товариство з обмеженою відповідальністю (spóka z ograniczon odpowiedzialnoci). Саме таку компанію ми радимо реєструвати.

Мінімальний розмір статутного капіталу товариства з обмеженою відповідальністю складає 5 000 злотих. Його необхідно виплатити на банківський рахунок компанії після реєстрації.

Примітка! Попри те, що вимоги про виплату статутного капіталу де-юре існують, але за фактом ніхто не перевіряє його виплату.

Якщо питання з реєстрацією компанії стоїть гостро і терміново, ми рекомендували б реєструвати компанію не у Варшаві, а в іншому місті, оскільки у Варшаві реєстрація компанії в суді займає найдовший час (14-21 день).

Для порівняння, у м. Щецин компанію можна зареєструвати лише за 7 днів, оскільки там немає такого потоку заявників. Звертаємо увагу, що компанія може мати зареєстровану адресу в одному місті (напр., Щецин), а орендувати офіс в іншому місті (Варшава). Це нормальна практика (єдине, що у такому разі треба буде повідомити податкову).

Цікаво: Який банк чи платіжну систему вибрати для відкриття рахунку для різного виду бізнесу за кордоном?

Як можна зареєструвати компанію у Польщі?

Реєстрація компанії в Польщі може бути здійснена такими способами:

1. Реєстрація в електронному реєстрі.

Цей спосіб передбачає взаємодію Космосу з майбутнім директором і акціонерами компанії. Зокрема, директор/акціонер повинен буде отримати PESEL (можна оформити дистанційно*), оформити електронний цифровий підпис**, зареєструвати обліковий запис на сайті реєстратора компаній, і лише після цього на цьому ж сайті можна зареєструвати саму компанію.

*Для отримання PESEL особиста присутність людини не потрібна. Його можна отримати з копією паспорта за довіреністю. PESEL можна отримати у будь-якому місті – наприклад, у місті Щецин його можна отримати набагато швидше, ніж у Варшаві, при цьому подавши набагато менше паперів. Очікувати на отримання PESEL зазвичай потрібно до 10 днів.

**У разі оформлення електронного цифрового підпису в Польщі, в Україні треба буде його підтвердити у консульстві Польщі.

2. Особиста присутність у нотаріуса у Польщі чи видача довіреностей на юристів у Польщі на реєстрацію.

Даний варіант буде дорожчим, але при цьому швидшим. Передбачає або візит до Польщі або видачу довіреностей на юристів у Польщі на реєстрацію компанії та представництво у нотаріуса.

Отримання попередньо PESEL та електронного підпису для цілей реєстрації не потрібно, потім PESEL у будь-якому випадку знадобиться для підписання фін. звітності компанії, для підписання у реєстрі бенефіціарів (вперше його треба буде підписати вже через 7 днів з моменту реєстрації компанії) тощо. Тому PESEL у будь-якому випадку треба буде отримувати, тільки в цьому варіанті пізніше.

Чи можна виступити єдиним учасником компанії?

Можна, але є нюанси.

Створення товариства з обмеженою відповідальністю, в якому буде лише один партнер, може спричинити необхідність оплати додаткових соціальних страхових платежів у Польщі (на наш погляд, відповідно до Закону про систему соціального страхування, якщо партнер не проживає у Польщі, на нього не поширюється це зобов'язання, але ZUS (Установа соціального страхування) іноді нав'язує іншу позицію), тому краще розглянути можливість створення компанії з двома партнерами, в якій другий партнер матиме, наприклад, 5% або 10% акцій.

Цікаво: Як розраховується прибуток КІК в Україні у 2023 році?

Алгоритм екстреної релокації бізнесу у Польщі

Якщо питання з переїздом термінове, то ви можете вже планувати поїздку до Польщі, під час якої ви:

• подайте документи на PESEL*;

*нагадаємо, що на PESEL можна також податися дистанційно, перебуваючи у Києві. У такій ситуації клієнт оформляє довіреність на нас, а ми подаємо документи на PESEL у Польщі.

• оформіть електронний цифровий підпис;
• відвідайте нотаріуса з метою запуску реєстрації компанії;
• відвідайте банк з метою відкриття рахунку;
• подивіться офіси (за нашою попередньою рекомендацією та підбором, відповідно до важливих для вас критеріїв) та укладіть договір оренди офісу.

Під час поїздки ви зможете підписати договір оренди офісу (або самостійно як фізособа, або від імені компанії, яка буде в процесі реєстрації).

Таким чином, за один візит (добре спланований і підготовлений) можна виконати всі поставлені завдання:

• зареєструвати компанію;
• відкрити рахунок в банку;
• укласти договір оренди офісу.

Наша компанія вже має позитивний досвід екстреної релокації бізнесу до Польщі та інших країн. Починаємо ми зазвичай з того, чи підходить обрана юрисдикція інтересам та вимогам Клієнта.

Окрім організації власне релокейту бізнесу, ми також пропонуємо послуги оптимізації оподаткування в Україні. Це і питання звітності щодо КІК, і уникнення подвійного оподаткування та інше.

Звертаючись до нас, ви отримуєте експертизу та оптимальне рішення, яке підходить саме для вашої ситуації.

Вартість релокейту бізнесу тут.

Вартість послуг оптимізації оподаткування тут.

Отримайте просте та безпечне вирішення вашої проблеми!