Довіреність для отримання РНОКПП іноземцю з-за кордону: як правильно оформити

Ви перебуваєте за кордоном, але в Україні вам потрібен РНОКПП — податковий номер, який часто називають ІПН або ідентифікаційним кодом. Він потрібен для багатьох наступних дій: реєстрації компанії, банківських і нотаріальних процедур, операцій з нерухомістю. Приїжджати в Україну лише заради оформлення номера не обов’язково: один із практичних варіантів — отримати РНОКПП за довіреністю через представника.

Якщо ви обираєте оформлення через представника, головний ризик виникає ще до подання документів у ДПС — у тексті самої довіреності. Брак потрібних повноважень або помилка в персональних даних може означати повторне посвідчення документа, нове засвідчення для використання в Україні та повторну міжнародну пересилку. Тому, якщо вам потрібна довіреність на ІПН іноземцю, її зміст варто погодити з представником в Україні до підписання і одразу врахувати, для якої наступної дії вам потрібен РНОКПП.

Як загалом іноземцю отримати РНОКПП в Україні, ми розповіли в окремій статті. Тут докладно про саму довіреність: що в ній написати, де її посвідчити, коли потрібні апостиль і переклад і яких помилок уникнути.

Чи можна отримати РНОКПП іноземцю через представника без приїзду в Україну

Так. Положення №822 дозволяє представнику подати облікову картку за іноземця і отримати документ про його реєстрацію в Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків (ДРФО). Для цього потрібна нотаріально посвідчена довіреність.

Для ДПС подання документів і отримання картки платника податків — окремі дії. Тому довіреність має прямо охоплювати і реєстрацію у ДРФО, і отримання документа про присвоєний РНОКПП. Якщо передбачити лише подання, представник може не мати достатніх повноважень забрати результат.

Де іноземець може оформити довіреність на отримання РНОКПП

Посвідчити довіреність можна в консульській установі України, в іноземного нотаріуса або в нотаріуса в Україні. Від вибору залежить, чи знадобляться апостиль або легалізація, переклад і міжнародна пересилка оригіналу. Тому обирати спосіб варто не лише за близькістю нотаріуса, а й за тим, який шлях реально буде найкоротшим у вашій країні.

У консульстві або посольстві України

Консульські посадові особи України посвідчують довіреності, і документ, оформлений ними українською мовою, використовують в Україні без апостиля та перекладу. Це найкоротший шлях, хоча не завжди найдоступніший.

Перед записом з’ясуйте в конкретній установі три речі:

1. Чи посвідчують там довіреності іноземцям за їхнім національним паспортом.
2. Які документи взяти із собою.
3. Чи потрібен перекладач.

Довіреність складають українською, тож якщо ви не володієте мовою, консульство може попросити прийти з перекладачем, щоб ви розуміли, що підписуєте. А якщо найближчий вільний запис далеко, а номер потрібен до певної дати, швидшим може виявитися місцевий нотаріус.

В іноземного нотаріуса

Це найпоширеніший варіант для тих, хто постійно живе за кордоном. Іноземний нотаріус посвідчує документ за правилами своєї країни, але зміст повноважень має відповідати українській процедурі в ДПС. Місцевий нотаріус цієї процедури не знає і не перевірятиме, чи вистачить написаного.

Тому зручно діяти так: юрист в Україні формулює повноваження, а нотаріус вписує їх у форму, прийняту в його країні. Після посвідчення на документ, залежно від країни, ставлять апостиль або проходять консульську легалізацію, а в Україні роблять переклад. Про обидва етапи йдеться нижче.

У нотаріуса в Україні

Якщо ви ще в Україні або приїжджаєте з іншої нагоди, довіреність можна посвідчити в українського нотаріуса і залишити представнику. Апостиль і переклад довіреності тоді не потрібні. Так, наприклад, у кейсі Клієнт оформив довіреність на наших юристів у справі, де ідентифікаційний номер для іноземця отримали за один день. Для тих, хто вже виїхав і не планує повертатися, цей варіант не підходить.

Що потрібно вказати в довіреності для отримання РНОКПП

Довіреність на податковий номер має покривати весь шлях: від звернення до ДПС до отримання готового документа. Зазвичай у ній передбачають право:

• представляти інтереси довірителя в органах Державної податкової служби України з питань реєстрації у ДРФО;
• підписувати й подавати облікову картку за формою №1ДР, а також потрібні заяви та документи;
• подавати додаткові документи й пояснення, отримувати повідомлення та результати розгляду;
• отримати картку платника податків, тобто документ, що підтверджує реєстрацію у ДРФО.

Формулювання на кшталт “представляти мої інтереси в Україні” створює ризик, що для конкретних дій у ДПС повноважень виявиться недостатньо. Водночас давати представнику право розпоряджатися всім вашим майном не потрібно: для оформлення РНОКПП достатньо чітко визначених повноважень на реєстрацію у ДРФО та отримання результату. Точний текст краще погодити з юристом, який подаватиме документи, адже саме за цим текстом ДПС оцінюватиме межі представництва.

Також у довіреності зазначають дані представника, дату й місце оформлення, строк дії і те, чи може представник передоручити повноваження іншій особі. Загальні правила оформлення довіреності за кордоном варто врахувати і при визначенні строку: його краще брати із запасом, щоб довіреність не закінчилася посеред процедури, особливо якщо після номера плануються інші справи.

Якщо після отримання РНОКПП представник має виконувати для вас наступну юридичну дію, це варто врахувати ще під час підготовки довіреності. Наприклад, для реєстрації компанії в Україні відповідні корпоративні повноваження можна передбачити в тому самому документі, щоб не оформлювати нову довіреність. З банком ситуація залежить від правил конкретної установи та обраної процедури; окремі варіанти ми описали на сторінці про відкриття рахунку в Україні для іноземця.

Які персональні дані іноземця потрібно правильно зазначити в довіреності

Звірте з паспортом ім’я та прізвище, дату народження, громадянство, номер паспорта, дату його видачі та орган, що його видав. Положення №822 визначає документи, за якими проводиться реєстрація в ДРФО. Нотаріус може вписати й інші дані, яких вимагає місцеве право, наприклад адресу проживання. Це не завадить, якщо вони не суперечать паспорту. Найпростіше надіслати юристу копію саме того документа, за яким ви реєструватиметеся.

Найчастіше проблеми виникають із написанням імені. Воно має збігатися в паспорті, перекладі паспорта, довіреності та обліковій картці ДПС. Латиницю звіряють із паспортом, українське написання — з перекладом. Якщо у вас уже є українські документи, наприклад посвідка, договір чи попередній переклад паспорта, покажіть їх юристу до підготовки тексту. Інакше ім’я в податковому номері може розійтися з уже наявними документами, і цю розбіжність потім доведеться пояснювати банку чи нотаріусу.

Якщо розбіжність знайшлася, спершу з’ясуйте, де саме помилка, і не підганяйте правильний переклад під помилку в довіреності. А якщо номер уже присвоєно з неправильними даними, діє інший порядок: виправлення помилки в РНОКПП іноземця.

Потрібна професійна допомога з цим питанням?

Залишіть заявку – ми підберемо оптимальне рішення для вашої ситуації.

Замовити послугу

Чи потрібен апостиль на довіреність для отримання РНОКПП

Чи потрібен апостиль довіреності для України, залежить від країни, де ви посвідчуєте довіреність, і від того, які договори вона має з Україною. Правила апостилювання визначає, зокрема, Гаазька конвенція 1961 року. Можливі три варіанти.

1. Країна бере участь у Гаазькій конвенції 1961 року. На нотаріальну довіреність ставлять апостиль. Його проставляє уповноважений орган тієї держави, де документ посвідчено. Варто переконатися, що Конвенція діє саме між цією державою та Україною: деякі учасники заперечили проти приєднання окремих держав, і в їхніх відносинах апостиль не працює.
2. Країна не бере участі в Конвенції. Тоді застосовують консульську легалізацію; порядок оформлення довіреності за кордоном для використання в Україні варто перевірити ще до візиту до нотаріуса. Це довше за апостиль, тому порядок і строки краще з’ясувати завчасно.
3. Між країною та Україною діє договір, що звільняє документи від засвідчення. Тоді ні апостиль, ні легалізація не потрібні. Мін’юст як приклад таких країн наводить Польщу та Чехію. Договори відрізняються, тож перед відправленням варто перевірити, чи поширюється звільнення саме на нотаріальну довіреність.

Апостиль підтверджує лише справжність підпису, статус того, хто підписав документ, і печатку. Він не перевіряє, чи вистачить повноважень для ДПС, і не замінює переклад. Докладніше про те, коли потрібен апостиль, а коли консульська легалізація, ми писали окремо.

Коли довіреність не потрібно апостилювати

Без апостиля обходиться довіреність, яку посвідчив консул України, а також документ із країни, з якою діє договір про звільнення від засвідчення. Решта вимог при цьому залишається: повноваження й персональні дані мають бути правильними, а довіреність іноземною мовою все одно перекладають українською.

Як перекласти іноземну довіреність для використання в Україні

Для ДПС іноземну довіреність перекладають українською і засвідчують переклад, якщо міжнародний договір не передбачає іншого. Це випливає з вимог Положення №822 до документів іноземців і представництва. Перекладають увесь документ, а не лише повноваження: посвідчувальний напис нотаріуса, печатки, апостиль або легалізаційні відмітки.

Тому остаточний переклад роблять після апостиля чи легалізації, коли на документі вже є всі написи. Навіть якщо основний текст двомовний, перевірте, чи не залишилися неперекладеними напис нотаріуса або апостиль, інакше переклад доведеться доробляти.

Засвідчити переклад в Україні можна двома способами. Якщо нотаріус знає обидві мови, він сам засвідчує вірність перекладу. Якщо ні, переклад робить перекладач, а нотаріус засвідчує справжність його підпису. Це передбачає стаття 79 Закону України “Про нотаріат”.

Перед засвідченням звірте українське написання ПІБ із перекладом паспорта. І пам’ятайте, що перекладач перекладає те, що написано: додати пропущене повноваження чи виправити номер паспорта в оригіналі він не може.

Які помилки в довіреності змушують оформлювати її повторно

Не кожна помилка означає новий візит до нотаріуса за кордоном. Усе залежить від того, де саме її допущено.

1. Бракує повноважень. Довіреність не охоплює звернення до ДПС, реєстрацію або отримання картки платника податків. Тут потрібна нова довіреність або додаткова до наявної: пояснення представника не замінить волі того, хто його уповноважує.
2. Помилка в оригіналі. Неправильні паспортні дані в посвідченій довіреності виправляють так, як дозволяє право країни оформлення. Якщо такого способу немає, оформлюють новий документ. Якщо ж оригінал правильний, а ім’я спотворив перекладач, достатньо переробити переклад.
3. Немає апостиля, легалізації чи перекладу. Це не привід переоформлювати довіреність: зазвичай досить завершити засвідчення наявного документа. Апостиль проставляє уповноважений орган держави походження документа, тож оригінал, можливо, доведеться повернути туди або доручити це комусь на місці.
4. Не враховано наступну справу. Для РНОКПП повноважень вистачає, а для реєстрації компанії чи іншої справи ні. Номер ви отримаєте, але на наступному етапі знадобиться нова довіреність.

Якщо ДПС уже не завершила реєстрацію через довіреність, не поспішайте оформлювати нову навмання. Спочатку потрібно встановити, чи проблема саме в повноваженнях, персональних даних, засвідченні документа або в іншій частині пакета. Окремо ми розібрали, що робити, коли ДПС не зареєструвала РНОКПП іноземцю.

Що передати представнику разом із довіреністю

Для подання документів у паперовому вигляді представнику знадобляться:

• оригінал нотаріальної довіреності з апостилем або легалізаційними відмітками, якщо вони потрібні, і її копія;
• засвідчений переклад довіреності українською, якщо вона складена іноземною мовою;
• чітка копія паспорта та її засвідчений переклад;
• копії українських документів, якщо вони у вас є, наприклад посвідки: юрист визначить, чи потрібні вони для подання відповідно до правил реєстрації іноземців у ДРФО.

Оригінал паспорта відправляти в Україну не потрібно: Положення №822 дозволяє представнику подати його чітку копію.

Повний перелік документів для отримання РНОКПП іноземцем є в нашій основній статті: РНОКПП для іноземців в Україні: як отримати податковий номер

Перед міжнародною відправкою варто надіслати представнику скани всіх сторінок довіреності, апостиля або легалізаційних відміток і перекладу, якщо він уже зроблений. На цьому етапі ще можна виявити розбіжність у ПІБ, номері паспорта або обсязі повноважень без повторної пересилки документа. Самі скани оригінал не замінюють: для паперового подання представнику потрібна належно оформлена довіреність.

Як оформити довіреність і отримати РНОКПП без приїзду в Україну: покроково

1. Визначте, навіщо вам номер і що буде далі. Від цього залежить обсяг повноважень.
2. Погодьте з юристом текст довіреності: персональні дані, повноваження, де посвідчувати і чи потрібні апостиль або легалізація.
3. Посвідчіть довіреність за кордоном і, якщо потрібно, проставте апостиль або пройдіть легалізацію. Надішліть скани на перевірку, а потім оригінал в Україну.
4. Представник організовує переклад, ще раз звіряє дані і подає документи до ДПС.
5. Представник отримує картку платника податків, перевіряє в ній дані і, якщо так домовлено, переходить до наступної справи.

Як ми допомагаємо оформити РНОКПП іноземцю з-за кордону

Цінність супроводу в цій процедурі — підготувати довіреність так, щоб вона працювала не лише “формально”, а під ваш реальний наступний крок в Україні. Це особливо важливо, коли документ посвідчується за кордоном: помилка, яку в Україні можна було б виправити за один візит, за кордоном може означати нове посвідчення, засвідчення документа та міжнародну пересилку.

Ми починаємо з того, для чого вам потрібен РНОКПП і хто саме діятиме в Україні. На цій основі готуємо текст повноважень, звіряємо персональні дані, визначаємо порядок оформлення для країни, де підписуватиметься довіреність, і перевіряємо документ до відправлення оригіналу. Далі супроводжуємо українську частину процедури в погодженому обсязі.

Якщо після РНОКПП планується реєстрація компанії, угода з нерухомістю чи інша процедура, перевіряємо, чи доцільно одразу передбачити додаткові повноваження. Це дозволяє не повертатися до оформлення нової довіреності лише тому, що податковий номер уже отриманий, а представник не може виконати наступну дію. Детальніше про саму послугу — Ідентифікаційний код для іноземців в Україні.

Потрібен РНОКПП в Україні, але ви перебуваєте за кордоном? Зверніться до нас — залиште електронну заявку на сайті або зателефонуйте за безоплатним номером телефону.