Як зробити так, щоб фінансова модель вашого бізнесу працювала?

Ефективність будь-якого бізнесу залежить від якості управління ним. Відповідно фінансова складова кожного процесу є важливою частиною управління компанією.

Старт бізнесу починається з формування ідеї, складання бізнес-плану та фінансової моделі. Більш детально про ці інструменти ми розповідали тут.

Успішний бізнес не стоїть на одному місці і регулярно змінює або удосконалює свої процеси. Саме це є одним із приводів для періодичного аудиту та актуалізації фінансової моделі.

Тож давайте розберемо, навіщо здійснювати даний аудит на одному з прикладів нашого клієнта.

Аудит фінансової моделі бізнесу

До нас звернувся СЕО виробника лікарських засобів, який разом з фінансовим відділом рік тому описували фінансові процеси й вибудовували систему бюджетування та прогнозування в компанії.

Був розроблений прототип фінансової моделі та механізм оперативного прогнозування податків. Прототип був автоматизований за допомогою облікової системи.

Щомісячний аналіз управлінських та бухгалтерських даних співробітниками фінансового відділу та бухгалтерії не здійснювався. По результатах фінансового року, фактичні показники управлінського і бухгалтерського обліку відрізнялись від прогнозованих даних з похибкою в 20%. Нормою відхилення від прогнозних даних є 2-5%. Відповідно виникає запитання: «Помилка в бухгалтерському обліку чи в прогнозуванні?».

Основними помилками, які допускаються при складанні фінансової моделі є:

• нереалістичні дані фінансових розрахунків - амбіції це чудово, але вони повинні на 90% відповідати реальності. Завищені доходи або занижені видатки і “красивий фінансовий план” не допоможуть досягти поставленої цілі, якщо цифри не є реальними;
• відсутні резерви - фінансова модель повинна мати витрати на резерви в розмірі 10-15% від загальної суми витрат. Це допоможе бізнесу використати резерви при виникненні непередбачуваних обставин;
• відсутність динаміки прогнозування - статистичні дані та динаміка є важливим елементом фінансової моделі. Саме ці показники дають змогу зрозуміти, які фактори впливають на ті чи інші показники діяльності бізнесу;
• відсутність оцінки ризиків - бізнес не може бути безризиковий, тому власник повинен не лише знати про ризики, а й прораховувати їх в фінансовому аспекті;
• відсутність комерційної вигоди - якщо ви плануєте залучати кредит або отримувати інвестиційні кошти, необхідно чітко розуміти шляхи їх використання, а не просто зазначати “цифру з голови”;
• врахування не всіх процесів/розрахунків бізнесу -  наприклад, при формуванні бізнес-моделі холдингу/корпорації/кількох пов’язаних осіб потрібно не забувати враховувати внутрішні взаєморозрахунки між компаніями.

Для вирішення проблеми нашого замовника ми виконали:

1. Експрес-аудит бухгалтерського та податкового обліку – здійснили перевірку правильності визначення доходів, витрат і розрахунку податку на прибуток.
2. Експрес-аналіз фінансових процесів – здійснили перевірку фінансових процесів та їх участі в розрахунку податку на прибуток (чи всі операції підлягають оподаткуванню та включені в доходи/витрати).
3. Аналіз прототипу фінансової моделі і прогнозування – перевірили правильність складання та логіки розрахунку моделі.

Провівши аудит та аналіз фінансових процесів і моделі, ми виявили основні невідповідності, а саме:

• фінансова модель не включала дані (доходи, витрати, дебіторську та кредиторську заборгованості) по внутрішньогруповим взаєморозрахункам;
• процеси компанії, які започаткувалися після розробленої фінансової моделі не включались в розрахунки. Тобто фінансова модель не актуалізувалась.

Дані помилки свідчать про те, що фінансова модель була розроблена, але не була закріплена відповідальна особа, яка керувала б нею.

Фінансова модель - це інструмент, який допомагає керувати бізнесом. Для ефективного використання цього інструменту повинна бути відповідальна особа, яка здійснює щоденний контроль факту та плану (зазвичай цю функцію виконує фінансовий менеджер). В іншому випадку бізнес повертається на стадію облік заради обліку.

Важливо! Якщо в компанії існують процеси, які мають відмінності в управлінському та в бухгалтерському обліку, то вони повинні мати опис та бути віднесені в перелік відхилень в розрахунках фінансової моделі. Це дозволить швидко реагувати на відхилення даних від норми та зменшить час на пошуки помилки (як фінансистами, так і бухгалтерами).

В даній статті ми розповімо, як ми допомогли нашому замовнику удосконалити фінансову модель.

Цікаво: Бюджетування в компанії: система фінансового планування та контролю фінансових потоків

Етап 1. Взаєморозрахунки між компаніями холдингу

Основна компанія нашого замовника - виробник лікарських засобів (далі виробник ЛЗ).

Додаткові компанії:

• власник виробничих приміщень - використовуються виробником ЛЗ;
• дистриб’ютор ЛЗ виробника;
• мережа аптек.

Всі компанії співпрацюють одна з одною. Грошові розрахунки між компаніями здійснює бухгалтерія по мірі виникнення потреби. Фінансовий відділ (управлінський облік) не бере до уваги взаєморозрахунки між компаніями. Дебіторська та кредиторська заборгованості в 90% накопичуються і не погашається.

Ми запропонували:

1. Ідентифікувати взаєморозрахунки по внутрішнім компаніям окремим договором (це дасть змогу легко внести зміни в фінансову модель та автоматизувати внутрішні розрахунки).

2. Включити взаєморозрахунки по внутрішнім компаніям в дані управлінського обліку та фінансову модель.

3. Встановити ліміт дебіторської і кредиторської заборгованості по кожній компанії (наприклад, на кінець місяця заборгованість не може бути більше 2 млн. грн).

Важливо! Непогашена заборгованість (дебіторська та кредиторська) відображається в балансі компанії. Якщо сума кредиторської заборгованості значна (більше 5% балансу) у інвесторів/кредиторів/банків можуть виникати питання щодо її реальності та платоспроможності вашого бізнесу.

4. Розробити графік погашення внутрішніх заборгованостей. Прописати, які платежі здійснюються на регулярній основі щомісячно, а які після додаткового фінансового затвердження. Це дозволить уникнути «мертвої» заборгованості та нераціонального переведення грошових коштів між компаніями. Іншими словами - розробити платіжний календар для внутрішніх взаєморозрахунків.

Наприклад, власник виробничих приміщень надає їх в оренду лише виробнику ЛЗ.

Дохід від здійснення діяльності складає 3 млн. грн в місяць. Витрати складають 1,5 млн. грн (комунальні витрати, оплата праці, витрати на утримання приміщень).

Тобто, якщо виробник ЛЗ буде щомісяця повністю погашати заборгованість по наданим послугам оренди, на банківському рахунку будуть «заморожуватись» кошти в розмірі 1,5 млн. грн, які фактично можуть використовуватись виробником ЛЗ в господарських цілях.

В даному випадку доречно здійснювати розрахунки під потребу фактичних витрат компанії, а залишок заборгованості погашати в кінці року перед розподілом прибутку та виплатою дивідендів засновнику.

Цікаво: Податкове планування для бізнесу в Україні

Етап 2. Оптимізація оподаткування за рахунок взаєморозрахунків внутрішніх компаній

В процесі здійснення експрес-аудиту податкового обліку ми помітили «стрибки» податкового навантаження між компаніями нашого замовника, а саме :

• виробник ЛЗ - 3%;
• власник приміщень - 0,9%;
• дистриб’ютор ЛЗ - збиткова діяльність;
• мережа аптек - 0,7%.

Важливо! Податкове навантаження - показник, який показує, скільки податку платиться з одиниці доходу.

Показник податкового навантаження дає можливість визначити «норму» сплати податку на прибуток. Нормою вважають показник в межах від 0,8% до 1,2%. Визначається податкове навантаження за формулою: податок на прибуток/дохід.

Виходячи з вищезазначеного, ми можемо спостерігати завищене податкове навантаження у виробника ЛЗ при одночасній збитковій діяльності дистриб’ютора та відносно невисоких навантаженнях мережі аптек і власника приміщень.

Примітка. Якщо податкове навантаження компанії більше 1%, контролюючі органи будуть задоволені. Але для компанії це означатиме про завищений податок на прибуток, кошти на сплату якого ви могли б використати для розвитку бізнесу.

Саме тому ми розробили для клієнта фінансову модель внутрішніх взаєморозрахунків, які дали змогу ефективно розподілити податкове навантаження та досягти прибутковості всіх бізнесів й оптимізації оподаткування (податок на прибуток зменшився з 10 млн. грн в рік до 7 млн. грн).

Як ми досягли цього?

1. Частина продукції виробника, яка продавалась через дистриб'ютора, почала продаватись напряму від виробника.

Це дало змогу:

• зменшити кількість операцій між компаніями (з 1000 операцій в день до 350 операцій) та спростити внутрішньохолдинговий облік;
• зменшити податкове навантаження в частині ПДВ (зі 100 тис.грн/міс до 47 тис.грн/міс).

2. Зробили перерозподіл персоналу.

Однією з проблем було те, що обрання компанії, в яку приймається співробітник на роботу здійснювалось без врахування економічної віддачі. Перерозподіл (переведення працівників з однієї юридичної особи на іншу) дав змогу досягти:

• логічного зв’язку діяльності працівника і діяльності компанії, в якій він оформлений юридично;
• вивести діяльність дистриб'ютора на рівень дохідної.

3. Розробили цінову політику внутрішніх взаєморозрахунків

З метою перерозподілу прибутку між компаніями, ми встановили нормативні ціни на послуги / товари та оформили їх документальне підтвердження:

• Наказ по підприємству про встановлення цін між пов’язаними особами;
• Розрахунок фінансової доцільності використання виробничих об’єктів;
• Підбірка ринкових цін.

Цікаво: Фінансування української компанії засновником-нерезидентом

Етап 3. Розробка політики змін процесів

Ми запропонували нашому замовнику розробити політику компанії, яка відповідатиме за зміни. Її головна ціль - жодний процес не може почати роботу до погодження його з фінансовим директором.

Фінансовий відділ повинен:

• підтвердити доцільність виконання тих чи інших робіт/проєктів;
• підготувати облікову систему та звіти для старту нововведень (наприклад, здійснити калькуляцію нового продукту, а не дізнатись про нього по факту виробництва);
• внести зміни в облікову політику (якщо нові процеси/зміни цього потребують);
• внести зміни в фінансову модель.

Проведена робота допомогла власнику:

• знайти відхилення в фінансовій моделі;
• отримати механізми управління фінансовою моделлю і розуміння важливості врахування всіх змін в компанії;
• отримати експрес-аудит діяльності, який показав на потребу в оптимізації оподаткування;
• зрозуміти, що облік між внутрішніми компаніями важливий для оподаткування та платіжного календаря;
• налагодити ефективні та вигідні (в частині оподаткування) взаєморозрахунки між внутрішніми компаніями.

Наші фахівці рекомендують здійснювати аудит фінансової моделі не рідше одного разу в рік. 

Сьогодні ми пропонуємо для вашого бізнесу унікальну можливість - отримати відповіді, які ви не можете знайти самостійно. Ми пропонуємо вам експертизу професійних бухгалтерів та юристів, які беруть вашу інформацію та перетворюють її на робочий інструмент оптимізації вашого бізнесу.

Якщо ви бажаєте розвивати власний бізнес, перетворити його в системний, зробити крок, а бажано декілька, вперед - звертайтесь до нас.

Вартість розробки плану та фінансової моделі чи її аудиту формується для кожного клієнта персонально, виходячи з ваших цілей та масштабу бізнесу. Ми завжди можемо почати з вступної консультації знайомства. 

Умови її отримання ви можете дізнатися тут.

Більше про податкову оптимізацію в Україні читайте тут.

Все про фінансові інструменти для бізнесу читайте тут.