Використання факсиміле у фінансово-господарській діяльності. Частина 1

Використання факсиміле у фінансово-господарській діяльності давно стало способом оперативного управління підприємством. Дійсно, в роботі часто виникають ситуації, коли необхідний підпис посадової особи, яка відсутня на робочому місці в силу різних причин. Наприклад, потрібно підписати терміновий наказ про направлення співробітника у відрядження або вигідний договір, умови якого обумовлені заздалегідь. Ситуацій, де може бути використано факсиміле достатньо багато. Однак, законодавством встановлені обмеження на застосування факсимільного підпису. До цих моментів слід поставитися серйозно, оскільки незаконне використання факсиміле може спричинити різні негативні наслідки.

Незважаючи на активне застосування у фінансово-господарській діяльності факсимільного підпису, жоден нормативно-правовий акт не містить тлумачення терміна «факсиміле». Ч. 3 статті 207 ЦК України передбачає наступне: «використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою механічного або іншого копіювання ... іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів». Виходячи з даної норми законодавства, можна зробити висновок, що застосування факсимільного підпису в різних ситуаціях має регламентуватися спеціальними нормативно-правовими актами. Крім того, в ст. 207 ЦК України йдеться про використання факсиміле для здійснення правочинів, що не означає автоматичного застосування даного положення для роботи з платіжними або розрахунковими документами.

Для того, щоб розібратися з правилами використання факсимільного підпису в різних ситуаціях, необхідно визначити - яким нормативно-правовим документом слід керуватися при оформленні необхідних документів.

Найбільш ясним представляється використання факсимільного підпису при здійсненні правочинів. Як було зазначено раніше, дозвіл на це міститься в частині 3 ст. 207 ЦК України. Як випливає з даної норми, обов'язковою умовою застосування факсиміле є наявність письмової згоди сторін, в якій присутні зразки реальних і факсимільних підписів осіб, уповноважених на вчинення правочинів. Таким чином, якщо партнери планують застосування факсимільного підпису для оформлення договору, слід скласти попередню угоду або підписати протокол про наміри, де обумовити використання факсиміле і зафіксувати зразки справжнього та факсимільного підписів посадових осіб або представників сторін договору. Саме таким способом закріплюється юридична сила факсиміле як особистого підпису, а тому засвідчені ним документи вважатимуться укладеними відповідно до законодавства.

До даного положення слід поставитися серйозно, оскільки недотримання норм, закріплених у ст. 207 ЦК України, веде до незаконного використання факсимільного відтворення підпису, а значить, може спричинити визнання угоди недійсною.

Поширеним випадком є застосування факсиміле для роботи з внутрішніми документами суб'єкта господарської діяльності. При цьому, йдеться не лише про факсимільний підпис посадових осіб, а й інших працівників підприємства, підпис яких може ставитися на документах. Це можуть бути бухгалтери різних відділів, постачальники, комірники та ін. Законодавство не забороняє застосовувати факсиміле для роботи з внутрішніми документами товариства. Однак, для того, щоб уникнути непорозумінь і проблем, наприклад в кадрових питаннях або стосовно обліку товарно-матеріальних цінностей, слід видати наказ по підприємству, який буде регламентувати використання факсимільного підпису. В даному наказі повинні бути розкриті наступні моменти: які документи можуть підписуватися за допомогою факсиміле; перелік осіб, які мають факсиміле і використовують його для підписання документів; зразки особистого та факсимільного підписів; порядок зберігання та знищення факсиміле, а також інші питання.

Важливий момент: у трудових книжках співробітників використання факсимільного підпису заборонено.

Про застосування факсиміле для підписання первинних і розрахунково-касових документів Ви можете прочитати в наступній публікації.