Реєстрація медзакладу та лікаря-ФОП в ЕСОЗ і що вносити без договору з НСЗУ

Електронна система охорони здоров’я (ЕСОЗ, eHealth) — це державна система, що забезпечує облік і управління медичними даними, які раніше зберігалися в паперових картках пацієнтів і документах лікарів. Вона дозволяє вести електронний облік прийомів, виписувати електронні рецепти, оформлювати направлення та взаємодіяти з Національною службою здоров’я України (НСЗУ).

Ліцензійні умови провадження господарської діяльності з медичної практики, затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 02.03.2016 № 285, зобов’язують кожного, хто отримав ліцензію на медичну практику, зареєструватися в ЕСОЗ і працювати в ній: вносити те, що законодавство визначило обов’язковим (підпункти 30 і 31 пункту 13). Договір з НСЗУ на цей обов’язок не впливає.

Ця стаття — для медичних закладів і лікарів-ФОП. Пацієнт підключається до ЕСОЗ інакше: через особистий кабінет пацієнта в самій системі, у медичній інформаційній системі чи в “Дії”. Це окрема процедура, і тут ми її не розглядаємо.

Нижче — вимоги й кроки реєстрації, що саме закладу без договору з НСЗУ треба вносити в систему і на чому найчастіше спотикаються під час реєстрації.

Для чого потрібно реєструватися та вносити дані в ЕСОЗ 

Зареєструватися в електронній системі охорони здоров’я потрібно як медичним закладам, так і лікарям-ФОП, які надають індивідуальні послуги. Це обов’язкова вимога для легальної медичної діяльності незалежно від того, чи працює заклад за державною програмою медичних гарантій, чи надає лише приватні послуги.

Реєстрація в ЕСОЗ потрібна для:

• Легальності діяльності. Усі медичні заклади й лікарі-ФОП зобов’язані працювати в ЕСОЗ за Ліцензійними умовами.
• Співпраці з НСЗУ. Заклади, які планують працювати за програмою медичних гарантій і отримувати оплату від НСЗУ, обов’язково мають бути зареєстровані в ЕСОЗ. Без цього не вийде укласти договір з НСЗУ й отримувати оплату за послуги в межах державних програм. Як укласти договір з НСЗУ, ми розповіли в покроковій інструкції.
• Ведення електронних медичних записів. Медичні записи, внесені в ЕСОЗ, є первинною обліковою медичною документацією в електронній формі. Це спрощує ведення історії хвороби, призначення лікування й взаємодію між лікарями.
• Контролю якості медичних послуг. Дані в системі захищені й доступні лише авторизованим користувачам, тож змінити їх без дозволу не вийде.
• Обміну медичною інформацією між закладами. Лікарі різних установ бачать інформацію про пацієнта, а це важливо для комплексного лікування, консультацій і узгодження призначень.

Цікаво: Реєстрація в ЕСОЗ: переваги підключення до електронної системи охорони здоров’я

Як працює електронна система охорони здоров’я 

ЕСОЗ — державна ІТ-система медичної сфери, яка забезпечує цифровий облік медичних даних і взаємодію між лікарями, закладами та пацієнтами. Цей єдиний простір медичних даних складається з двох компонентів:

• Центральна база даних (ЦБД) — зберігає електронні медичні записи, дані про лікарів, заклади, пацієнтів, рецепти, направлення тощо.
• Медична інформаційна система (МІС) — програма, через яку медичні працівники працюють із ЦБД: вносять і оновлюють дані.

Як відбувається робота в ЕСОЗ? 

• Медичний заклад або лікар-ФОП укладає договір з оператором МІС, підключеної до ЦБД, і працює через неї.
• Через МІС вносять дані про пацієнтів, послуги, рецепти, направлення.
• Інформація передається до ЦБД і стає доступною іншим уповноваженим користувачам.
• Пацієнти можуть переглядати свої медичні записи онлайн.

Як обрати МІС для роботи в ЕСОЗ 

Обираючи МІС, дивіться передусім на те, що вона дозволяє робити саме вашому закладу. Перевірте, чи підключена система до ЦБД і чи пройшла тестування тих функцій, які вам знадобляться: електронний рецепт, медичний висновок про тимчасову непрацездатність, направлення, облік обладнання. Статуси тестування публікують на сайті ЕСОЗ.

Окремо з’ясуйте, як оператор навчає й підтримує користувачів і на яких умовах вивантажує дані, якщо ви колись захочете перейти на іншу систему.

Вимоги до ЕСОЗ реєстрації: вимоги до інформації та документів, технічні вимоги 

Умови реєстрації в ЕСОЗ однакові для медичного закладу й лікаря-ФОП: треба відповідати певним вимогам і підготувати такі дані.

1. Інформація про заклад

• Повна назва закладу — система бере її з ЄДР, тож вона має збігатися з реєстраційними відомостями.
• Код ЄДРПОУ (для юридичних осіб) або РНОКПП (для ФОП).
• Юридична адреса (її система теж бере з ЄДР) і фактична адреса — така сама, як у ліцензійних відомостях.
• Контактні дані: телефон, електронна пошта.

2. Чинна ліцензія на медичну практику

• Без чинної ліцензії зареєструватися в системі не вийде.
• Відомості про ліцензію (номер, дата видачі, вид діяльності, орган ліцензування) вносить керівник, а НСЗУ звіряє їх під час перевірки.

3. Активна електронна пошта

• Вказуйте діючу адресу: на неї надходитимуть підтвердження й важливі сповіщення.

4. Кваліфікований електронний підпис (КЕП)

• КЕП керівника закладу або самого лікаря-ФОП: ним підписують запит на реєстрацію. Підходить і удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті.

Власний КЕП потрібен і кожному, хто вноситиме записи чи підписуватиме рецепти, направлення й висновки: лікарям, медичним сестрам, уповноваженій особі, яка реєструє персонал. Тож одного підпису на весь заклад не буває.

Інформацію в ЕСОЗ вносять лише з кваліфікованим підписом (ч. 7 ст. 24-2 Основ законодавства України про охорону здоров’я). Кожен запис прив’язаний до працівника, який його створив, а особистий ключ передавати іншим не можна (ст. 12 Закону України “Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги”).

Кваліфікований підпис працівник отримує на своє ім’я в будь-якого кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг — їх перелік (Довірчий список) веде центральний засвідчувальний орган. Такі послуги надають, зокрема, податкова служба й банки.

Реєстрація в ЕСОЗ приватного медичного закладу 

Підключення до ЕСОЗ і сама реєстрація в eHealth відбуваються через обрану МІС, а не на окремому сайті системи. Процедура складається з таких кроків:

1. Ознайомтеся з переліком доступних МІС, які інтегруються з ЕСОЗ, оберіть ту, яка найкраще відповідає потребам вашого закладу, і укладіть договір з її оператором.
2. У розділі реєстрації в МІС внесіть відомості про медзаклад, чинну ліцензію, місця надання послуг і актуальну електронну адресу та підпишіть запит КЕП керівника (лікар-ФОП підписує власним).
3. Після подання система автоматично звірить відомості про вас з ЄДР, а потім дані перевірить НСЗУ. Якщо в них є помилки, ви отримаєте рекомендації, що виправити.
4. На вказану електронну адресу надійде лист із посиланням для підтвердження облікового запису керівника. Перейдіть за ним і встановіть пароль для доступу до системи.
5. Зареєструйте уповноважену особу (адміністратора, кадровика чи іншого працівника), яка вноситиме персонал, а потім — дані про всі структурні підрозділи закладу й кожного медичного працівника, який працюватиме в ЕСОЗ.

Поки НСЗУ перевіряє дані (у документах ЕСОЗ і МІС цю перевірку називають верифікацією), запис про заклад має статус “призупинений”. Реєстрація завершена, коли він отримав статус “діючий”: лише після цього працівники закладу можуть користуватися можливостями системи (п. 15 Порядку ведення Реєстру суб’єктів господарювання у сфері охорони здоров’я, затвердженого наказом МОЗ від 18.10.2021 № 2243).

Окремого строку для цієї перевірки акти не встановлюють: тривалість залежить від перевірки НСЗУ та від того, чи доведеться виправляти дані. У наших справах перевірка НСЗУ займала від двох робочих днів до тижня — довше, коли доводилося виправляти дані. Це не гарантований строк.

Як зареєструватися лікарю-ФОП в ЕСОЗ 

Лікар, який працює в державному закладі й водночас веде приватну практику, повинен зареєструватися в ЕСОЗ окремо як лікар-ФОП. Профіль у системі від державного закладу в нього вже є, але для приватної практики потрібен новий запис. Так робота в різних закладах не змішується, а електронна документація ведеться правильно.

ЕСОЗ для ФОП обов’язкова й тоді, коли ФОП веде прийом сам, без найманих працівників. Реєстрація ФОП в ЕСОЗ починається з реєстрації як суб’єкта господарювання: запит він підписує власним КЕП. Для ЕСОЗ ФОП сам виконує функції керівника, тож окремо призначати себе уповноваженою особою не треба.

Далі — реєстрація лікаря в ЕСОЗ: щоб вести записи й виписувати рецепти, ФОП вносить у систему й себе як лікаря. Змінювати ліцензію для реєстрації в ЕСОЗ не потрібно, але адреса місця надання послуг у системі має збігатися з ліцензійними відомостями.

Цікаво: Ліцензування для зубного техніка та реєстрація в ЕСОЗ: юридична допомога

Потрібна професійна допомога з цим питанням?

Залишіть заявку – ми підберемо оптимальне рішення для вашої ситуації.

Замовити послугу

Що вносити в ЕСОЗ, якщо договору з НСЗУ немає

Працювати в ЕСОЗ зобов’язаний кожен ліцензіат, і договір з НСЗУ на це не впливає. ЕСОЗ без договору з НСЗУ означає менше обов’язкових записів, але реєстрація, актуальні дані про заклад і персонал, електронні рецепти й медичні висновки потрібні всім, хто їх оформлює.

Докладно про кожен рядок — нижче.

Чому договір з НСЗУ не звільняє від роботи в ЕСОЗ

Обов’язок випливає з ліцензії, а не з договору. Ліцензійні умови вимагають від кожного ліцензіата зареєструватися в Реєстрі суб’єктів господарювання у сфері охорони здоров’я і забезпечити роботу з ЕСОЗ в обсязі, який законодавство визначило обов’язковим (підпункти 30 і 31 пункту 13).

Договір з НСЗУ додає власні вимоги до даних, а без нього лишається базовий обсяг. З чого він складається, пояснюємо нижче.

Відомості про заклад, місця надання послуг і працівників: хто і коли вносить

Це основа: доки заклад і його працівники не внесені в систему, ніхто з лікарів не зможе створити в ній жодного запису. Про заклад вносять:

• реєстраційні відомості й дані керівника (назву та юридичну адресу система отримує з ЄДР);
• ліцензії й акредитацію, якщо вона є;
• кожне місце надання медичних послуг з адресою, контактами, годинами роботи й ознакою чинної ліцензії;
• медичні послуги в кожному місці: спеціальність, амбулаторні чи стаціонарні умови, графік;
• уповноважених осіб і кожного медичного працівника, який вноситиме записи.

Первинну реєстрацію закладу й уповноважених осіб проводить керівник, а лікар-ФОП — сам (п. 32 Порядку функціонування електронної системи охорони здоров’я, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25.04.2018 № 411). Медичних працівників у реєстри вносить уповноважена особа закладу (п. 43).

Для медичних сестер окремої процедури немає: їх реєструють так само, як лікарів. Медичний спеціаліст може зареєструвати себе в системі й сам (п. 44), але працівником саме вашого закладу його вносить уповноважена особа.

Дані мають бути актуальними й достовірними (п. 48 Порядку № 411). Коли змінилися адреса, години роботи, ліцензія, відкрився новий підрозділ чи закрився старий, керівник вносить зміни до реєстру протягом 3 робочих днів від дня зміни (п. 16 Порядку № 2243).

Якщо змінилися дані, які подавали для отримання ліцензії, — адреса, персонал, матеріально-технічна база, — МОЗ треба повідомити протягом місяця (підпункт 10 пункту 13 Ліцензійних умов). Ці обов’язки паралельні: 3 робочі дні для ЕСОЗ рахують від самої зміни, а не від повідомлення МОЗ. Працівнику, який звільнився, керівник закриває доступ до системи (пп. 4 п. 42 Порядку № 411), і зручно робити це в день звільнення.

Після оновлення реєстраційних відомостей про заклад його запис знову отримує статус “призупинений”, доки НСЗУ не перевірить дані (п. 15 Порядку № 2243). У цей час працівникам закладу доступні лише перегляд і виправлення відомостей, визначені цим пунктом: створити, наприклад, електронний рецепт не вийде. Тому зміни варто готувати заздалегідь і вносити без помилок, але відкладати обов’язкове оновлення через це не можна.

Які медичні записи, рецепти, направлення й висновки вносити без договору

Тут різниця із закладами, що мають договір, найбільша. Вносити в ЕСОЗ медичні записи про всі прийоми, госпіталізацію й виписку наказ МОЗ від 28.02.2020 № 587 зобов’язує надавачів за договором з НСЗУ, а також заклади й ФОП, які мають надавати допомогу безоплатно за законом або договором (п. 4).

Приватному закладу без договору й без такого обов’язку система потрібна передусім для документів, які за загальним правилом існують тільки в електронній формі. Якщо ваші лікарі роблять відповідну роботу, в ЕСОЗ вносять:

• електронні рецепти на рецептурні ліки, які пацієнт купує за власні кошти, і на ліки за програмою реімбурсації (пп. 5–6 розділу І Правил виписування рецептів на лікарські засоби, затверджених наказом МОЗ від 19.07.2005 № 360);
• медичні висновки про тимчасову непрацездатність, якщо лікарі закладу проводять експертизу тимчасової непрацездатності: висновки формують в ЕСОЗ (наказ МОЗ від 01.06.2021 № 1066), а паперовий листок непрацездатності видають лише у випадках, прямо названих у цьому наказі;
• медичні висновки про народження, якщо заклад чи ФОП має ліцензію за спеціальністю “акушерство та гінекологія” і приймає пологи (наказ МОЗ від 18.09.2020 № 2136);
• запити на медичні вироби, які реімбурсуються за програмою медичних гарантій, і на допоміжні засоби реабілітації з переліку МОЗ (пп. 5 п. 4 наказу № 587);
• медичні записи, на підставі яких формуються ці рецепти, висновки й запити: рецепт і висновок створюють із запису про огляд, консультацію чи лікування, тож цей запис теж має бути в системі.

Паперовий рецепт можливий лише у визначених випадках: за технічного збою — за згодою пацієнта, а під час воєнного стану на ліки, що не реімбурсуються (крім наркотичних і психотропних), — на вибір пацієнта.

Медичні записи, направлення й рецепти вносять у день надання послуги, а якщо допомогу надавали не за місцем провадження діяльності — не пізніше наступного робочого дня (п. 19 Порядку ведення Реєстру медичних записів, записів про направлення та рецептів, затвердженого наказом № 587).

Окремі обов’язки можуть встановлювати й спеціальні правила конкретної послуги, тож для свого профілю їх варто звірити. Якщо ж закон або договір зобов’язує заклад надавати допомогу безоплатно, вносити медичні записи в ЕСОЗ для нього обов’язково (пп. 2 п. 4 наказу № 587).

Направлення заклад без договору, який не зобов’язаний надавати безоплатну допомогу, може оформити в паперовій або електронній формі, а якщо пацієнт просить — внести в ЕСОЗ (п. 8 розділу ІІ Порядку направлення пацієнтів, затвердженого наказом МОЗ від 28.02.2020 № 586, у редакції наказу МОЗ від 15.07.2026 № 968).

Якщо МІС це дозволяє, радимо електронне: заклад, куди пацієнт піде за направленням, перевіряє його в системі й одразу каже, чи може надати послугу за програмою медичних гарантій (п. 1 розділу ІІІ).

Направлення не обов’язкове, зокрема, для первинної допомоги, амбулаторного прийому в акушера-гінеколога, психіатра, нарколога, стоматолога, педіатра чи фтизіатра, а також для консультування й тестування на ВІЛ (п. 4 розділу І).

Решту медичних записів заклад може вносити в ЕСОЗ за власним рішенням, і вони так само будуть первинною обліковою документацією в електронній формі (п. 11 Порядку ведення Реєстру медичних записів). Реєстрація в ЕСОЗ сама по собі не скасовує первинної медичної документації: чи потрібна паперова форма, визначають правила відповідного документа, а загального обов’язку дублювати всі електронні записи на папері немає (наказ МОЗ від 14.02.2012 № 110).

Чи вносити медичне обладнання без договору з НСЗУ

Так. Обладнання вносять і заклади без договору: обов’язок закріплено в Порядку ведення Реєстру суб’єктів господарювання у сфері охорони здоров’я, а цей реєстр охоплює всіх ліцензіатів. Реєструвати потрібно наявне обладнання, яке входить до переліку, затвердженого наказом МОЗ від 22.04.2025 № 697.

Окремої дати для закладів без договору немає: вимога діє з набрання чинності цим наказом, а зміни вносять так само протягом 3 робочих днів. Яке обладнання і які відомості вносити, ми розповіли в статті “Реєстрація та облік медичного обладнання в ЕСОЗ”.

Що без договору з НСЗУ вносити не обов’язково

Частина можливостей ЕСОЗ існує для роботи за програмою медичних гарантій. Якщо договору немає, вас не зобов’язують:

• укладати з пацієнтами декларації про вибір лікаря, який надає первинну медичну допомогу;
• вносити медичні записи про кожен прийом, якщо закон чи договір не зобов’язує вас надавати допомогу безоплатно (про це — вище);
• формувати електронні звіти для НСЗУ й вести дії щодо договору за програмою медичних гарантій.

Чи укладати договір з НСЗУ — окреме рішення закладу: реєстрація в ЕСОЗ до нього не зобов’язує.

Що буде, якщо не вносити дані або вносити їх неточно

Окремого штрафу саме за те, що заклад не вносить дані в ЕСОЗ або вносить їх неточно, закон не встановлює. Це порушення ліцензійних умов, і наслідки визначає Закон України “Про ліцензування видів господарської діяльності”. Наростають вони поступово:

• виявивши під час перевірки порушення ліцензійних умов, МОЗ видає розпорядження про його усунення (ч. 7 ст. 19);
• якщо розпорядження не виконали і це зафіксовано актом, дію ліцензії можуть зупинити до усунення причин, але не більше ніж на два місяці (п. 2 ч. 2 і ч. 6 ст. 16);
• якщо протягом року після розпорядження заклад знову порушив ті самі вимоги, це підстава припинити дію ліцензії (п. 6 ч. 12 ст. 16).

Це не автоматичні наслідки будь-якої помилки в ЕСОЗ, а кроки за результатами перевірки.

Окремо діє правило про недостовірні дані: якщо користувач систематично вносить у систему неправдиву інформацію, НСЗУ або технічний адміністратор можуть тимчасово зупинити йому доступ (п. 29 Порядку № 411). Без доступу лікар не створить ні електронного рецепта, ні медичного висновку про тимчасову непрацездатність, а паперові документи допускаються лише у випадках, які окремо визначають правила для кожного з них.

Які труднощі виникають під час реєстрації в ЕСОЗ

Реєстрація лікаря-ФОП чи медичного закладу в ЕСОЗ може затягнутися або навіть закінчитися відмовою. Найчастіше через таке:

• Помилки в реєстраційній інформації: невірний номер ліцензії, неправильно написані прізвище, ім’я, адреса.
• Невідповідність введених даних тим, що містяться в реєстрах (ЄДР, реєстрі ліцензіатів МОЗ тощо).
• Відсутність необхідних відомостей, через яку можуть відмовити в реєстрації.
• Відсутність або невідповідність ліцензії для надання певних послуг.
• Необхідність додатково підтвердити статус лікаря-ФОП або медичного закладу.
• Адреса місця надання послуг у запиті не збігається з ліцензійними відомостями: наприклад, заклад переїхав, а зміни ще не внесені.
• Запит на реєстрацію закладу підписав не керівник, а запит лікаря-ФОП — не сам ФОП.

Щоб цього уникнути, ретельно перевіряйте введену інформацію перед поданням і переконайтеся, що всі документи відповідають вимогам.

З нашої практики. Приватна клініка лікаря-ФОП працювала без договору з НСЗУ і вже була підключена до МІС. Коли ФОП вирішив укласти договір, подати пропозицію не вдалося: з’ясувалося, що після реєстрації запис закладу в ЕСОЗ так і не пройшов перевірки НСЗУ.

Ми звернулися до НСЗУ, з’ясували, що в МІС неправильно внесено адресу закладу, і передали дані на перевірку, а адресу в МІС виправили. Через тиждень заклад перевірку пройшов.

Як успішно зареєструвати лікаря-ФОП чи медзаклад у ЕСОЗ

Реєстрація в ЕСОЗ для багатьох стає складною через вимоги до даних, технічні аспекти й помилки в запиті. А це лише перший крок.

Далі закладу без договору з НСЗУ треба розібратися, які записи, рецепти й висновки обов’язкові саме для його профілю, хто з персоналу і з яким підписом їх вноситиме, як вкластися в 3 робочі дні на оновлення даних і не залишити заклад у статусі “призупинений”. Помилку на будь-якому з цих кроків не видно одразу: вона виринає, коли лікар не може виписати рецепт, або під час перевірки.

Наші юристи з медичного права допоможуть зареєструвати заклад в ЕСОЗ чи зареєструватися лікарю-ФОП, а після перевірки НСЗУ — налаштувати роботу закладу в системі.

Наші послуги включають:

• Консультація та підготовка документів — аналіз вашої ситуації, роз’яснення вимог ЕСОЗ, правильне оформлення запиту на реєстрацію.
• Супровід реєстрації в ЕСОЗ — підготовка заявки й супровід, поки керівник підписує й подає її своїм КЕП, листування з НСЗУ та підтримкою МІС, вирішення технічних і адміністративних питань.
• Виправлення помилок і повторне подання — аналіз причин, з яких заклад не пройшов перевірку, коригування даних і повторне подання запиту.
• Підтримка після реєстрації — оновлення даних в ЕСОЗ, консультації щодо ведення електронної документації, перевірка договору з оператором МІС, а за рішенням закладу — окремо супровід договору з НСЗУ.
• Налаштування роботи в ЕСОЗ без договору з НСЗУ — визначимо за профілем закладу, що ви зобов’язані вносити, а що — за власним рішенням. Підготуємо наказ про відповідальних осіб і доступи та пам’ятку для персоналу зі строками внесення.

Реєструєте заклад в ЕСОЗ або не впевнені, що зобов’язані вносити без договору з НСЗУ? Залиште заявку на сайті чи зателефонуйте нам — визначимо обов’язкові для вашого закладу записи й супроводимо реєстрацію до завершення перевірки НСЗУ.