Бухгалтерський та податковий облік косметологічних клінік в Україні у 2023 році

Центри естетики та косметологічні клініки з кожним роком користуються все більшим попитом серед населення. Одним з не менш важливих критеріїв розвитку закладів косметологічного сервісу є правильна побудова управлінського і бухгалтерського обліку.

Власник може інвестувати кошти в бізнес, які будуть постійно в обороті, а відсутність прибутку може бути не помічена (за рахунок відсутності наявних касових розривів).

Бюджетування, прогнозування та оперативний аналіз фінансових показників - інструменти, які допоможуть власнику своєчасно реагувати на показники прибутків та вносити корективи в операційні процеси бізнесу. Наприклад, певний вид послуг не користується популярністю або собівартість послуги зросла в декілька разів (у зв’язку з підвищенням цін на розхідні матеріали) - власник приймає рішення підняти ціну на послуги або змінити напрямки діяльності на більш актуальні.

Якщо ви маєте намір відкрити косметологічну клініку або центр естетики, потрібно звернути увагу на такі нюанси:

• окремі види косметологічних і медичних послуг потребують обов’язкового ліцензування;
• ваша клініка / центр повинна мати приміщення (у власності компанії або орендувати його);
• персонал, який надає косметологічні або медичні послуги повинен мати медичну освіту;
• співробітники повинні бути офіційно працевлаштовані;
• клініка/центр повинна мати спеціалізоване обладнання для надання послуг (власне або орендоване);
• розхідні матеріали і косметична продукція повинні обліковуватись відповідно до норм чинного законодавства;
• та багато інших факторів пов’язаних зі специфікою роботи бізнесу.

Окремим питанням є необхідність наявності медичної ліцензії для косметологічного центру. В більшості випадків ми рекомендуємо її отримання. Коли це необхідно ми окремо розповідали тут.

Якщо ви вперше відкриваєте косметологічний бізнес, наші спеціалісти можуть провести для вас первинну консультацію та надати допомогу в супроводженні процесу від вибору оптимальної системи оподаткування до повного юридичного і бухгалтерського супроводу.

В даній статті ми розповімо вам про основні нюанси бухгалтерського та податкового обліку, з якими стикаються власники на старті функціонування косметологічного бізнесу.

Цікаво: Як відкрити косметологічний кабінет в Україні? Юридичні підстави

З чого почати легалізацію косметологічного бізнесу?

Вам потрібно визначити форму юридичної особи (ФОП, ТОВ або ін.) та систему оподаткування (спрощену систему або загальна система оподаткування) компанії.

Основною відмінністю ФОП від ТОВ є те, що ФОП несе відповідальність перед кредиторам всім своїм майном, а ТОВ лише грошовими коштами в розмірі внеску в статутний капітал.

Відмінність спрощеної системи оподаткування від загальної:

• на спрощеній системі оподаткування компанія сплачує 5% єдиного податку з суми надходжень коштів на розрахунковий рахунок (або 3% єдиного податку + 20% ПДВ);
• платники загальної системи оподаткування сплачують 18% податку на прибуток з суми фінансового результату (фінансовий результат = дохід-собівартість - витрати) та 20% ПДВ, у разі реєстрації платником ПДВ.

Вибір системи оподаткування залежить від:

• обсягів продаж, які ви плануєте здійснювати;
• видів продукції та послуг, які ви плануєте продавати/надавати;
• планів щодо залучення інвесторів та отримання кредитів.

Перед реєстрацією бізнесу, наші фахівці можуть здійснити податкове прогнозування на основі вашого бізнес-плану та фінансової моделі. Даний прогноз дозволяє обрати максимально вигідну систему оподаткування.

Зазвичай, нові косметологічні бізнеси реєструють ТОВ на єдиному податку з подальшим переходом на загальну систему оподаткування (в процесі збільшення оборотів).

В залежності від форми юридичної особи та системи оподаткування, компанією подається наступна звітність:

Якщо ФОП, ТОВ або ПП на спрощеній системі оподаткування:

• Об’єднана звітність з ПДФО, ВЗ, ЄСВ (якщо у вас є найманий персонал);
• Декларація з єдиного податку;
• Фінансова звітність (баланс, звіт про фінансові результати);
• Статистична звітність (згідно переліку, визначеного службою статистики через рік після відкриття компанії).

Якщо ТОВ або ПП на загальній системі оподаткування:

• Декларація з ПДВ (якщо ви зареєструвались платником ПДВ);
• Об’єднана звітність з ПДФО, ВЗ, ЄСВ (якщо у вас є найманий персонал);
• Декларація з податку на прибуток;
• Фінансова звітність (баланс, звіт про фінансові результати);
• Статистична звітність (згідно переліку, визначеного службою статистики через рік після відкриття компанії).

Наявність обладнання і приміщення - важливі фактори будь-якого бізнесу, але багато власників нехтують ними.

Важливо! Якщо ви плануєте надавати медичні послуги, які потребують ліцензування, без наявності приміщення і обладнання (власного або орендованого) отримати ліцензію вам не вдасться. Знадобиться не тільки ліцензія, а ще й дозвіл СЕС на приміщення.

Цікаво: Розробка внутрішньої документації клініки для надання медичних послуг в Україні

Чи обов’язково вести бухгалтерський облік косметологічної клініки?

Так, обов’язково. Чинне законодавство зобов’язує всі суб’єкти господарювання здійснювати бухгалтерський облік операцій (не залежно від того це ФОП/ТОВ з однією операцією чи сотнями в рік/місяць).

Основними помилками (щодо здійснення обліку) власників б'юті індустрії є:

• неповний облік клієнтів - не дає можливості відслідкувати базу постійних клієнтів, розробити оптимальну систему лояльності;
• відсутній правильний облік розхідних матеріалів - не в повній мірі враховані списання матеріалів, придбання матеріалів здійснюється без урахування потреби та фактичних залишків. Це призводить до нераціональних витрат коштів та “заморожування” їх в матеріали;
• відсутнє розуміння фактичної собівартості послуги призводить до збиткових операцій;
• відсутній облік маркетингових витрат призводить до неконтрольованих витрат. Наприклад, щомісячно маркетингові витрати становлять 1 тис.$, а притік нових клієнтів відсутній. Якщо своєчасно пропрацювати стратегію маркетингу, можна раціональніше використати фінансові ресурси;
• оплата товарів та послуг за рахунок грошових коштів власника (оминаючи розрахунковий рахунок компанії) - неможливість офіційного використання матеріалів, продукції в процесі надання послуг;
• відсутній аналіз фінансових показників - нерозуміння власником, чи є його бізнес прибутковим чи ні.

Логічний вихід з ситуації - організований бухгалтерський облік в штаті чи на аутсорсі з регулярним аудитом.

Цікаво: Як відкрити мережу медичних закладів в Україні?

Оплата послуг онлайн або готівкою? Чи потрібна каса та РРО в косметологічній клініці?

Якщо ваша модель бізнесу передбачає отримання оплат в готівковій формі, через POS-термінал або онлайн (на сайті), ви обов’язково зіткнетесь з роботою РРО (реєстратор розрахункових операцій) або іншими словами - касовий апарат.

Не залежно від форми юридичної особи (ФОП, ТОВ, ПП або ін.) всі суб’єкти господарювання, які отримують платежі готівкою або за допомогою платіжних карт, повинні застосовувати РРО.

Результатом відображення операції по РРО є фіскальний чек.

Важливо! Чек має бути саме фіскальним, видача нефіскального чека не допускається чинним законодавством.

В момент відображення операції по РРО, дані, які відображені в фіскальному чеку (найменування послуги/товару, кількість, вартість) в автоматичному режимі надходять в податкову службу.

Важливо! Штраф за незастосування РРО: 100% від вартості послуг/товарів за перше не відображення через РРО, 150% вартості послуг/товарів при повторному порушенні.

Якщо з готівковими розрахунками більш-менш ситуація зрозуміла, часто наші клієнти вводяться в оману, щодо оплат платіжними картками.

Якщо ви отримуєте оплату від клієнта:

• через POS-термінал;
• через мобільні додатки (Приват24, Монобанк або інші банківські додатки);
• через платіжні системи оплат на сайті (Portmone, LiqPay або інші)

аналогічно готівковим розрахункам, вам також потрібно відобразити надходження коштів через РРО.

Виключення. Не потрібно застосовувати РРО, якщо кошти надійшли на розрахунковий рахунок компанії через:

• касу банківської установи;
• термінал самообслуговування (IBox, Приват24 або інші);
• розрахунковий рахунок юридичної особи.

Для спрощення процесу обліку грошових коштів та уникнення штрафу за порушення касової дисципліни, рекомендуємо здійснити автоматизацію даного процесу.

Цікаво: Як працює автоматизація та роботизація бухгалтерського обліку для компанії?

Надання косметологічних послуг. Як документально оформити?

Результатом здійснення косметологічної процедури є факт надання послуги, що документально підтверджується актом наданих послуг, який підписується лікарем (який надавав послугу) та клієнтом. До акту наданих послуг додається фіскальний чек (у випадку здійснення оплати готівкою або платіжною карткою).

Акт наданих послуг може мати довільну форму, але він повинен мати обов’язкові реквізити, такі як:

• реквізити компанії-надавача послуг;
• ПІБ та контактні дані отримувача послуг;
• назву послуги;
• кількість наданих послуг;
• вартість послуги;
• зазначення завершеності послуги.

Правильно оформлений акт наданих послуг є правом визнання доходу компанії.

Важливо! Відсутність первинних документів або некоректне їх формування призводить до виникнення штрафу за порушення порядку ведення бухгалтерського обліку в розмірі 300 грн.

Відмінність обліку матеріалів та косметики при використанні в процедурах та продажу

В клініках косметології та естетики є безліч матеріалів, які використовуються для здійснення безпосередніх процедур, а також продукція для продажу.

Власники часто допускаються помилки, коли здійснюють придбання матеріалів та продукції за рахунок власних коштів. В даному випадку, клініка не може офіційно використовувати дані товари, а оприбуткування товарів “з повітря” призводить до додаткового нарахування податків (5% для спрощеної системи оподаткування, 18% для загальної системи).

Саме тому ми закликаємо здійснювати придбання товарів, матеріалів, продукції, обладнання лише за рахунок коштів компанії.

Щодо обліку запасів в клініках косметології та естетики, рекомендуємо здійснювати облік відповідно до груп товарів:

• матеріали для надання послуг (косметологічні препарати та лікарські засоби, які використовуються при наданні послуг);
• розхідні матеріали (серветки, одноразові шапочки/халати для клієнтів та ін.);
• товари для продажу (продукція, яка розміщується на стендах і продається клієнтам).

Така аналітика обліку дозволяє:

• легко здійснювати інвентаризацію продукції;
• аналізувати вартісне вираження залишків кожної групи товарів;
• без помилок здійснювати переміщення та вибуття товарів;
• розмежовувати собівартість проданих товарів та використаних при наданні послуг.

Надходження кожного виду товару здійснюється на основі Прибуткової накладної (отриманої від постачальника).

Списання товарів здійснюється на основі:

• накладної вимоги - при списанні матеріалів в процесі надання послуг. Оформлюється лікарем-фахівцем безпосередньо після надання послуги;
• списання матеріалів - при використанні розхідних матеріалів. Оформлюється в кінці робочого дня адміністратором клініки;
• видаткова накладна ( + чек РРО за потреби) - при продажі продукції. Оформлюється в момент здійснення продажу.

Цікаво: Алгоритм дій, коли до медичного закладу прийшов незадоволений пацієнт

Особливості обліку сертифікатів косметологічного закладу

Сфера послуг - одна з багатьох напрямів діяльності, в якій поширено продаж сертифікатів. Тож як правильно обліковувати такі сертифікати та продажі по ним?

Для компанії сертифікати є активами та підлягають окремому обліку. Ми рекомендуємо використовувати бухгалтерський рахунок “Інші матеріали”.

Продаж сертифіката прирівнюється до отримання передоплати за послуги/товар. Саме тому компанія визнає дохід майбутніх періодів, який визнається звичайним доходом в момент отримання послуг по сертифікату.

Чи застосовується РРО при продажу сертифіката?

Якщо сертифікат придбали за готівку або за допомогою платіжної картки, клініка зобов’язана видати фіскальний чек по результату продажу сертифіката.

В момент використання сертифіката клієнтом повторний продаж не відбувається, тому новий чек РРО не проводиться.

Особливості обліку знижок та програм лояльності в косметологічній клініці

Власник бізнесу має право розробляти власні системи знижок та програми лояльності. Правила надання та обліку знижок фіксуються в Положенні про знижки та програми лояльності.

Правила та умови встановлюються на розсуд власника з дотриманням головної умови: продаж послуги/товару не повинен бути збитковий після надання знижки.

Саме для контролю даної умови, ми рекомендуємо не нехтувати обліком знижок. Калькулювання вартості послуг та товарів надає можливість проаналізувати варіації знижок та розробити максимально безпечні програми лояльності. Це дасть змогу одночасно:

• отримати постійних клієнтів;
• не отримати збитки по окремих продажах.

Згідно правил діючого податкового кодексу, знижка зменшує вартість наданої послуги/товару в момент їх продажу. Тобто сума знижки зменшує вартість чека.

Наша команда пропонує вам організацію бухгалтерського та інших обліків на аутсорсі. Це звільнить ваш час та надасть можливість бути спокійним за цю частину ведення бізнесу.

Вартість бухгалтерського аудиту та обслуговування тут.

Вартість отримання медичної ліцензії для центру косметології тут. 

Все про відкриття медичних та косметологічних закладів в Україні тут.