Бухгалтерський та податковий облік стоматологічних клінік та кабінетів

Стоматологія – один з напрямків медицини, що займає значну частину на ринку приватних медичних послуг.

Попри стрімкий розвиток приватної медицини, відкриття стоматологічного кабінету є досить складним процесом. Необхідно оформити не лише безліч документів, а й врахувати всі нюанси, які дозволять отримати ліцензію та почати бізнес.

В процесі відкриття стоматологічної клініки (кабінету) у власника виникає безліч запитань:

• Як отримати ліцензію на медичну практику?
• Чи потрібно офіційно оформлювати приміщення і обладнання?
• Хто може бути співробітниками стоматології?
• Яку систему оподаткування обрати для стоматології?
• Чи потрібен бухгалтер і які документи повинні бути в наявності?
• Коли, куди і як платити податки і подавати звітність?
• Чи потрібен касовий апарат в стоматології?
• Інші організаційні питання.

Наші спеціалісти допоможуть вам знайти відповіді та заощадять час, взявши на себе організацію юридичних і бухгалтерських процесів.

Цікаво: Алгоритм дій, коли до медичного закладу прийшов незадоволений пацієнт

Облікова політика. Що потрібно обов’язково зазначити і чому не радимо писати її по шаблону?

Основою бухгалтерського обліку будь-якої компанії (в т.ч. стоматологічних клінік і кабінетів) є облікова політика.

Облікова політика - це правила бухгалтерського і податкового обліку, які не суперечать чинному законодавству, але адаптовані безпосередньо під діяльність певного бізнесу. Фактично це основа формування бухгалтерських процесів.

Наприклад, в обліковій політиці зазначають:

• форми первинних документів, по яким працює компанія (хтось використовує типові форми, а хтось розробляє індивідуально під себе);
• відповідальність осіб (в когось бухгалтерський облік веде аутсорсингова бухгалтерія, а в когось управляючий клінікою);
• принципи визнання активів (для когось актив за 7 тис. грн є основним засобом, а для когось актив за 30 тис. грн є витратним матеріалом);
• хтось використовує 5-ти денний робочий графік, а хтось чергування і т.д.

Максимально детальне відображення процесів клініки в обліковій політиці (на старті роботи) дає можливість уникнути фінансових колапсів і зайвих запитань зі сторони контролюючих органів.

На початку діяльності відповідальність за формування облікової політики покладена на власника бізнесу. Дуже часто компанії вважають складання облікової політики зайвою тратою часу і використовують шаблонну політику з доступних Інтернет-ресурсів.

Однак подібні дії призводять до:

• невідповідності даних обліку і зазначених в політиці правил (дані суперечать між собою);
• надмірного податкового навантаження (наприклад, обладнання не відобразили в балансі, а воно повинно рахуватись в активах компанії і поступово амортизуватись з паралельним збільшенням витрат);
• відсутності взаємодії робочого персоналу і бухгалтерської служби (співробітники стоматологічного кабінету вже давно використали розхідні матеріали, але не підготували документи, і бухгалтерія не списала їх);
• не відображення доходу по РРО.

Всі ці ризики можуть призвести до викривлення даних фінансової складової бізнесу і небажаного нарахування штрафів від 1500 грн до мільйонів (в залежності від змісту та суми операції).

Наші фахівці рекомендують серйозно підійти до питання написання облікової політики та обов’язково прописати особливості роботи вашого бізнесу, а саме акцентувати увагу на:

• правила документообігу (електронний чи паперовий);
• форми документів;
• систему обліку;
• особливості розрахунків з клієнтами;
• місце надання послуг та обладнання, яке використовується;
• розрахунки з персоналом;
• розхідний матеріал при наданні послуг;
• формування собівартості послуг та ціни.

Якщо у вас є сумніви щодо правильного формування облікової політики, наші фахівці можуть взяти цю роботу на себе.

Облікова політика, Положення (стандарти) бухгалтерського обліку та Податковий кодекс є основою для бухгалтерського обліку будь-якої сфери бізнесу. Власник та бухгалтер (або інша відповідальна особа за ведення бухгалтерського обліку) на основі цих документів адаптують бухгалтерські процеси для ведення бізнесу.

Не маючи досвіду, часто виникають складнощі. Саме тому, нижче ми розповімо про основні нюанси бухгалтерського обліку стоматологічного бізнесу.

Цікаво: До медичного центру надійшов адвокатський запит: відповісти чи відмовити?

Грошові кошти. Чи потрібна каса та РРО в стоматології?

Робота стоматологічної клініки (кабінету) прямо пов’язана з отриманням коштів від населення (у вигляді готівки або оплати через POS-термінал).

Чинне законодавство зобов’язує бізнеси, які надають послуги населенню, здійснювати фіскалізацію отриманих від населення коштів за допомогою РРО (реєстратор розрахункових операцій). Тобто, людина, яка оплатила послугу, повинна отримати фіскальний чек.

Важливо! Чек має бути саме фіскальним. Видача нефіскального чека не допускається чинним законодавством. В момент формування фіскального чека інформація про здійснення продажу послуги автоматично потрапляє до реєстрів Державної фіскальної служби.

За порушення правил застосування РРО (не застосування або відображення не всіх операцій) застосовується штрафна санкція в розмірі 100% від розміру операції.

Тобто, якщо клієнт оплатив послугу через POS-термінал на суму 7 тис. грн, і на ваш розрахунковий рахунок надійшли ці кошти, але ви забули провести операцію по РРО, готуйтесь отримати штраф в розмірі 7 тис.грн.

Обов’язковість використання РРО застосовується як до безготівкових (термінальних), так і готівкових розрахунків.

Важливо! За відмову покупцю надати можливість здійснити оплату платіжною карткою - штраф 8500 грн (на 01.10.2022р.).

При готівковому розрахунку в нас з’являється логічне питання: як використовувати готівкові кошти та як вони повинні потрапити на розрахунковий рахунок?

Працюючи з готівкою, компанія повинна дотримуватись принципів касової дисципліни, а саме:

• каса повинна бути в спеціально облаштованому закритому приміщенні;
• компанія повинна мати касира (можливо оформлення касира за сумісництвом);
• облік готівки повинен фіксуватись в касовій книзі;
• залишок коштів в касі не повинен перевищувати встановлений ліміт;
• надлишок грошей (або вся виручка) не пізніше ранку наступного дня повинна бути здана в банк (особисто касиром або за допомогою інкасатора);
• кошти можуть використовуватись для розрахунків з підзвітними особами, виплати заробітної плати.

Важливо! Порушення касової дисципліни тягне за собою застосування штрафу в розмірі від 1700 грн до 17000 грн.

Примітка: Одним з варіантів уникнення роботи з готівкою та організації касової дисципліни є встановлення в приміщенні стоматології платіжного термінала (IBox, EasyPay, ПриватБанк тощо), за допомогою якого відвідувачі зможуть готівкою оплатити послуги безпосередньо на розрахунковий рахунок.

Цікаво: Договір із адвокатом для медичного центру

Облік спеціалізованого стоматологічного обладнання

Якісні стоматологічні послуги не можуть надаватись без спеціалізованого обладнання, яке досить дороге та потребує обов’язкового обліку.

По-перше, не маючи приміщення (власного або орендованого) та обладнання (власного або орендованого), ви не зможете отримати ліцензію на здійснення медичної практики. По-друге, ви не зможете підтвердити реальність ваших господарських операцій перед контролюючими органами, що може призвести до припинення  діяльності за рішенням податкової служби.

Часто ми зустрічаємо ситуації, коли власники використовують власні приміщення та обладнання в роботі стоматологічних клінік.

Чи можна так робити з податкової точки зору?

На це питання є декілька відповідей:

Якщо ви оформлені як ФОП - так, ви можете використовувати власне майно в підприємницькій діяльності.

Якщо ви працюєте від імені ТОВ або ПП - приміщення та обладнання, яке належить власнику компанії повинно бути (або):

• передано в оренду компанії;
• внесено в статутний фонд;
• використовується з подальшою виплатою компенсації власнику (в грошовому еквіваленті).

Інакше використання компанією майна власника буде розцінене контролюючими органами як безоплатне використання з нарахуванням 18% ПДФО і 1,5% ВЗ на ринкову вартість оренди майна.

Документи, які повинна мати стоматологічна клініка для підтвердження наявності основних засобів:

• договори купівлі або оренди;
• видаткові накладні (при купівлі);
• акти приймання-передачі (при оренді);
• накази на введення в експлуатацію;
• накази про призначення матеріально відповідальних осіб (за обладнання);
• розрахунок амортизації;
• акти модернізації/ремонту (якщо обладнання підлягало поліпшенню або ремонту);
• акти повірки (якщо обладнання підлягає обов’язковій повірці);
• щорічні акти інвентаризації.

Цікаво: Ліцензія на рентген у стоматології та проведення хірургічних операцій

Облік запасів та документальне оформлення списання

Медикаменти, стоматологічні матеріали, розхідні матеріали і безліч інших засобів, які використовують стоматологічні кабінети відіграють значущу роль (без них просто неможливо надати якісний сервіс) та одночасно додають більше бухгалтерських проблем.

Всі матеріали повинні зберігатись у відповідних приміщеннях та мати матеріально відповідальну особу, яка відповідає за надходження, переміщення, списання матеріалів та їх збереження.

Списання матеріалів повинно:

• відбуватись безпосередньо після їх використання (після здійснення процедури);
• мати документальне оформлення;
• не перевищувати норми списання (наприклад , якщо для 1 процедури було використано 100 стаканів, таке списання точно викличе запитання у контролюючих органів).

Документи, які повинна мати стоматологічна клініка для підтвердження обліку запасів:

• видаткові накладні на отримання товару;
• наказ про призначення матеріально відповідальної особи за приміщення, в якому зберігаються запаси;
• переміщення (якщо здійснювалось переміщення між приміщеннями /кабінетами /клініками);
• вимоги-накладні на списання матеріалів;
• акти списання матеріалів понад норми;
• акти списання матеріалів у разі псування та браку;
• акти утилізації лікарських та медичних засобів;
• акти інвентаризації (річні або квартальні);
• інші документи, пов’язані з рухом запасів.

Важливо! Особливу увагу в бухгалтерському обліку стоматології необхідно звернути на утилізацію медичних, лікарських засобів та облік матеріалів з вмістом дорогоцінних матеріалів.

Утилізація медичних матеріалів та лікарських засобів (у разі псування, браку, закінчення терміну придатності) можлива лише за допомогою спеціалізованих компаній, які мають ліцензію та потужності для здійснення такої утилізації. Стоматологічна клініка повинна знайти таку спеціалізовану компанію і замовити в неї послуги утилізації МВ та ЛЗ.

Щодо матеріалів з вмістом дорогоцінних металів (коронки, протези), то вони знаходяться на окремому рахунку обліку. Відходи, отримані в результаті стоматологічних маніпуляцій не списуються, а передаються на переробку (спеціалізованому переробнику) на підставі договору купівлі-продажу або договору на переробку сировини.

Цікаво: Розміщення стоматології в житловому будинку: чи можливо?

Чи обов’язково, і як калькулювати собівартість послуг?

Так, калькулювання собівартості стоматологічних послуг обов'язкове. Порушення цієї норми може призвести до:

• збитковості операції, про яку власник не буде знати;
• виникнення штрафу за порушення ведення бухгалтерського обліку в розмірі від 300 грн до кількох тисяч (в залежності від об’ємів доходів стоматології).

При наданні стоматологічних послуг виникають витрати, які і є собівартістю послуг.

Калькулювання собівартості - це перелік витрат і їх вартісне вираження. Тобто це витрати, які понесе компанія при виконанні тої чи іншої послуги.

При розрахунку собівартості стоматологічних послуг використовують такі статті витрат:

• стоматологічні матеріали;
• зворотні відходи (наприклад, брухт/відходи від коронок або протезів);
• заробітна плата медичних працівників (в т.ч. нарахування ЄСВ на ФОТ);
• амортизація основних засобів;
• загальновиробничі витрати (розхідні матеріали, оренда приміщення, комунальні послуги та ін.);
• інші витрати, пов’язані з наданням послуг.

Виробнича калькуляція (визначення всіх витрат при наданні послуги) є основою для формування повної калькуляції (визначення націнки послуги та її повної вартості).

Документи, які повинна мати стоматологічна клініка для підтвердження витрат собівартості та формування ціни:

• виробнича специфікація;
• виробнича калькуляція;
• положення про встановлення націнки;
• повна калькуляція вартості послуги.

Оподаткування стоматологічного бізнесу в Україні

Одним з важливих питань при відкритті бізнесу є оптимальний вибір системи оподаткування.

Стоматологічні кабінети (клініки) можуть мати різні форми власності: ТОВ, ПП або ФОП.

Щодо системи оподаткування, власник може обрати:

• загальну (18% податку на прибуток + 20% ПДВ/без ПДВ);

або

• спрощену систему оподаткування (5% єдиного податку або 3% єдиного податку + 20%ПДВ).

Зазвичай, новостворені компанії обирають спрощену систему оподаткування, і в процесі росту бізнесу переходять на загальну систему.

Вибір системи оподаткування залежить від бізнес-плану та цілей компанії. Якщо ви вагаєтесь з вибором системи оподаткування, наші фахівці можуть розрахувати для вас модель податкового планування, яка допоможе зробити правильний вибір.

Відповідно до норм чинного Податкового кодексу України, надання послуг з охорони здоров’я заклади, які мають ліцензію на надання таких послуг, звільняються від оподаткування ПДВ, за винятком:

• закладів або послуг VIP-класу;
• медичного огляду.

Примітка: На законодавчому рівні не визначено, які заклади або послуги підпадають під поняття VIP-класу. Для уникнення підмінного трактування контролюючими органами послуг VIP-класу, рекомендуємо чітко прописати в обліковій політиці перелік послуг звичайного і поліпшеного сервісу.

Цікаво: Організація роботи з лікарськими засобами у клініці

Бухгалтерська та податкова звітність медичного бізнесу

Залежно від розгалуженості стоматологічного бізнесу перелік звітності може варіюватися. Ми сформували перелік обов’язкових звітів, які необхідно подавати в контролюючі органи.

Якщо ФОП, ТОВ або ПП на спрощеній системі оподаткування:

• Об’єднана звітність з ПДФО, ВЗ, ЄСВ (якщо у вас є найманий персонал);
• Декларація з єдиного податку;
• Фінансова звітність (баланс, звіт про фінансові результати);
• Статистична звітність (згідно переліку, визначеного службою статистики через рік після відкриття компанії).

Якщо ТОВ або ПП на загальній системі оподаткування:

• Декларація з ПДВ (якщо ви зареєструвались платником ПДВ);
• Об’єднана звітність з ПДФО, ВЗ, ЄСВ (якщо у вас є найманий персонал);
• Декларація з податку на прибуток;
• Фінансова звітність (баланс, звіт про фінансові результати);
• Статистична звітність (згідно переліку, визначеного службою статистики, через рік після відкриття компанії).

Наша компанія надає юридичні послуги медичним закладам України, які допомагають забезпечити розвиток, функціонування та безпеку медичного бізнесу. Серед наших послуг:

• допомога в реєстрації медичного закладу;
• бухгалтерське обслуговування медичного закладу;
• аудит діяльності, в том числі бухгалтерського обліку, медичного закладу;
• договір з адвокатом на зберігання документів медичного закладу;
• захист інтересів медичного закладу в державних органах України тощо.

Вартість послуг для медичних закладів можна дізнатися тут.

Вартість бухгалтерського обслуговування тут.

Все, що потрібно знати про отримання медичної ліцензії тут.