Як підготувати благодійний фонд для отримання допомоги з-за кордону?

Наразі, під час воєнного стану в Україні, йде активне залучення іноземців, задля допомоги державі. І тут варто зазначити, що отримання такої допомоги з-за кордону для благодійної організації розділяють на дві категорії – отримання коштів та отримання майна. 

В цьому матеріалі ми не розглядаємо  нематеріальну допомогу, шляхом рекламування чи лобіювання інтересів організації. Наша мета – надати цінні практичні поради для благодійних організацій, котрі мають на меті відшукати інвестора та залучити благодійність з-за кордону.

Якщо сьогодні ви шукаєте юристів з досвідом роботи саме з благодійними організаціями – звертайтесь із своїми питаннями до нас.

Цікаво:  Хто такі бенефіціари благодійного фонду в Україні? Кого вказати у структурі?

Як оформити допомогу майном до вашої організації?

Майно, яке передається організації може бути різне. Зазвичай, мова йде про рухоме майно, побутові речі, харчові продукти тощо. У випадку отримання допомоги майном, ми рекомендуємо: 

1. Укласти відповідний договір та, обов’язково, підписати акт приймання-передачі майна.
2. В залежності від виду майна поставити його на баланс.
3. При передачі майна бенефіціарам також отримати документальне підтвердження (наприклад Акт приймання-передачі). 

Однак найбільша складність з отриманням майна полягає в необхідності його ввезення на митну територію України та розмитнення. Під час дії воєнного стану, більшість майна благодійні організації ввозять на територію України без розмитнення та сплати мита. Однак, в будь-якому разі, перед ввезенням не буде зайвим перевірити правила розмитнення. 

Альтернативний варіант – ввозити допомогу через організацію, яка внесена в реєстр отримувачів та надавачів гуманітарної допомоги (на жаль потрапити до цього реєстру зараз неможливо).  

Цікаво: Договір та акт, чи як підтвердити отримання благодійної допомоги у документах фонду?

Як оформити надходження допомоги коштами до БФ?  

Допомога коштами може поділятися на два типи:

• Цільова. Це допомога для реалізації конкретно визначених проєктів та цілей. Цілі, результати та інші критерії визначаються в Договорі, який підписується з донором. Договір з донором може мати різну назву, але суть його полягає в тому, що донор надає кошти – благодійна організація. 
• Нецільова. Кошти надаються на потреби організації без визначення конкретної цілі їх використання. В такому випадку, організація використовує такі кошти відповідно до своїх завдань та цілей, розроблених та впроваджених програм. Такі кошти також можуть бути використані організацією для підтримки власної життєдіяльності та сплати адміністративних витрат. 

Цікаво: Ведення валютних операцій неприбутковою організацією без правових порушень

На що звертають увагу донори? 

Донори нерідко звертають увагу на різні обставини та маркери, які можуть впливати на їх рішення щодо співпраці з благодійною організацією. З практики ми наведемо декілька факторів, які не є виключними, але досить часто зустрічаються. 

Ділова репутація. Так, один з найважливіших аспектів – це ділова репутація організації. Важлива відсутність скандалів чи інших аспектів, які можуть впливати на позитивний діловий імідж. Іноземні організації мають дуже прискіпливе ставлення до цього критерію. Закордонні донори завжди ретельно вивчають репутацію організації, її органів управління. 

Прозора структура управління. Для донора важливо, щоб організація могла ефективно та якісно використати пожертву (донат, благодійний внесок)  відповідно до визначених цілей. Для цього, потрібно створити прозору та ефективну структуру управління, яка допоможе забезпечити виконання взятих на себе зобов’язань. Тому, в організації мають бути працівники, які виконують роботу відповідно до трудових договорів, можна залучати волонтерів до роботи та третіх сторін, які будуть виконувати ті чи інші функції. Наприклад, при використанні гранту одна з організацій залучає працівників, які виконують свою роботу в частині виконання програми, її координації, волонтери, які на безоплатній основі здійснюють надання допомоги, а юристи та бухгалтери допомагають організації на підрядній основі. Це лише один з найпростіших прикладів. 

Доступна та прозора фінансова звітність. Організація в порядку, який передбачений законом, має подавати фінансову звітність до контролюючих органів. Однак, організації, які є відкритими та прозорими часто опубліковують свою звітність на сайті та надають на вимогу донора свою звітність. Надання звітності покращить шанси на отримання допомоги. У випадку необхідності отримання аудиторського висновку щодо діяльності організації, наша команда готова допомогти та залучити наших партнерів – висококласних аудиторів. 

Позитивний досвід реалізації проєктів. Дуже важливо, щоб організація мала досвід виконання певних проєктів раніше. Тому, якщо ви вже мали успішну реалізацію проєкту – краще надати документи, фото та відео підтвердження. Додатково можна надати копії договорів, актів та інших документів, які використовувались в процесі реалізації проєкту. Юристи нашої компанії залюбки допоможуть з розробкою договорів, актів та інших документів. 

Наявність досвіду роботи організації. Досить часто донори звертають увагу на те, коли була створена організація і як давно вона працює. Для деяких програм встановлені спеціальні обмеження щодо терміну існування організації, наприклад не менше 1 року тощо. В такому випадку, можна придбати вже готову організацію. 

Наявність вже розроблених програм. Якщо ви подаєте заявку до конкретного донора для конкретної програми, для реалізації якої вам потрібні ресурси – наявність розробленої програми чи хоча б дорожньої карти значно спростить процедуру розгляду заявки та її узгодження.

Наявність персоналу. Більшість донорів будуть звертати увагу на те, якими ресурсами буде здійснюватися використання наданих коштів чи майна. Тому, в організації крім керівника має бути ще й інший персонал, що буде реалізовувати програму. Це можуть бути менеджери, юристи, логісти та інші особи. 

Можливість бути залученим до роботи. Іноді, досить рідко, донори можуть попросити залучити їх представника до роботи організації як волонтера, або до контролю діяльності як члена наглядової ради. В цьому випадку, якщо особа є іноземцем, потрібно отримати відповідні документи для перебування на території України – віза та посвідка на тимчасове перебування, дозвіл на застосування праці та ідентифікаційний код у випадку працевлаштування. 

Цікаво: Оформлення відносин між благодійним фондом, працівниками та волонтерами

Налаштування правильної роботи благодійної організації 

Один з наших клієнтів пройшов первинну модерацію на отримання гранту від закордонної організації. На етапі відбору отримувача гранта, грантодавець попросив висновок аудитора, фінансову звітність та документи організації, які стосувались діяльності організації та реалізації попередніх проєктів. Поспілкувавшись з директором організації, ми зрозуміли, що документообіг в організації не налаштований, бухгалтерський облік також був проблематичний, а щорічних звітів виконавчого органу не було в принципі. За таких обставин, висновок аудитора був би вкрай негативний. 

З метою забезпечення можливості отримання гранту, наша команда юристів та бухгалтерів попрацювали з документами клієнта і нам вдалось: 

• налагодити документообіг, підписати всі документи, визначити відповідальну особу та провести інструктаж, розробити регламент роботи та зберігання документів; 
• підготувати та затвердити звітність організації;
• навести порядок з бухгалтерією; 
• розібратись з кадрами та волонтерами.

В результаті, організація отримала позитивний аудиторський висновок та грант на свою діяльність. Ще про гранти для неприбуткових організацій можна почитати тут. 

Якщо вашій організації потрібно створити прозору та відкриту структуру або підготувати організацію до отримання допомоги – наші юристи та бухгалтери з радістю вам допоможуть в цьому питанні. 

Ми пропонуємо вам не тільки консультації та вирішення окремих проблем фонду, але й повний бухгалтерський та юридичний супровід вашої організації.

Вартість послуг тут.

Також вас може зацікавити:

Бухгалтерська та інша звітність благодійних фондів в Україні

Прийняття гуманітарної та благодійної допомоги на облік благодійного фонду