Налаштування договірної роботи: система замість одного шаблону договору

Багато компаній починають договірну роботу із запиту: “Нам потрібен типовий договір”. Юрист готує документ, сторони його підписують, але під час виконання домовленостей працівники діють так, як звикли: менеджер змінює строки в месенджері, технічний спеціаліст виконує роботи без чек-листа, а акт передають контрагенту через декілька тижнів.

Проблема виникає тоді, коли покупець відмовляється підписувати документи або здійснювати остаточну оплату. Навіть добре складений договір не допоможе автоматично, якщо підприємство не може показати, хто, коли та в якому обсязі виконав передбачені ним зобов’язання.

Розберемо, як налаштувати договірну роботу, на прикладі постачання промислового обладнання.

Цікаво: Розробка угоди про партнерство: уникнути конфліктів між партнерами

Обладнання поставили, але остаточну оплату не отримали

До нас звернувся постачальник промислового обладнання. Покупець сплатив аванс, отримав обладнання, підписав видаткову накладну та почав ним користуватися.

Договір також передбачав проведення пусконалагоджувальних робіт і навчання персоналу покупця. Інженер постачальника виїжджав до покупця, виконував налаштування та проводив навчання. Після цього підприємство продовжувало надавати консультації, а його спеціаліст повторно приїжджав до покупця.

Однак акти ПНР і навчання сторони не підписали. Покупець стверджував, що постачальник не виконав своїх зобов’язань повністю, тому відмовився сплачувати остаточну частину вартості обладнання та звернувся до суду.

Для постачальника проблема полягала вже не тільки в тому, чи проводилися відповідні роботи. Необхідно було довести:

• що саме входило до погодженого обсягу ПНР і навчання;
• які дії фактично виконав інженер;
• які працівники покупця брали участь у навчанні;
• що залишилося невиконаним і з якої причини;
• чи повідомляв покупець конкретні зауваження;
• чи пов’язані технічні проблеми з діями постачальника;
• коли настав строк остаточної оплати.

У договорі були названі ПНР і навчання, але детальної програми, критеріїв завершення та порядку оформлення зауважень сторони не погодили. Через це предметом спору стало навіть те, який результат мав забезпечити постачальник.

Цікаво: Ціна договору: як правильно визначити 

Чому одного договору виявилося недостатньо

Договір не виконує себе сам. Його положення повинні відповідати реальному процесу підприємства.

Якщо договір передбачає складання акта, працівники мають знати, хто його готує, коли передає контрагенту та як фіксує відмову від підписання. Якщо підприємство проводить навчання, потрібно заздалегідь визначити його програму, тривалість, відповідальних осіб і спосіб перевірки результату.

Інакше після виникнення спору компанія намагається відновити докази постфактум: збирає переписку з різних телефонів, шукає документи про відрядження, уточнює у працівників, що вони робили декілька місяців тому.

Тому налаштування договірної роботи потрібно починати не з редагування шаблону, а з опису фактичного виконання договорів усередині підприємства.

Як договірна робота має виглядати на практиці

Крок 1. Описати реальний процес

Спочатку потрібно встановити, як підприємство фактично працює з контрагентом: хто отримує замовлення, погоджує технічні вимоги, організовує поставку, виконує роботи, спілкується з покупцем та контролює оплату.

На підприємстві постачальника обладнання ми окремо описали процеси поставки, ПНР, навчання, технічної підтримки та приймання виконаних робіт.

Це дозволило побачити прогалини, які неможливо виявити лише під час читання договору.

Крок 2. Формалізувати процес внутрішніми документами

Для повторюваних операцій доцільно затвердити внутрішні інструкції, положення, програми та чеклисти.

У розглянутому випадку для підприємства були підготовлені:

• інструкція про порядок проведення ПНР;
• інструкція про порядок навчання персоналу покупців;
• чеклист проведення ПНР;
• чеклист навчання;
• типові акти ПНР і навчання;
• накази про затвердження внутрішніх документів.

Чеклист потрібен не для формальності. Він показує, які саме операції виконав працівник, коли це відбулося, хто був присутній та які зауваження виникли.

Крок 3. Узгодити договір із внутрішніми документами

Сам факт затвердження інструкції на підприємстві ще не робить її обов’язковою для покупця. У договорі потрібно посилатися на конкретний документ, визначити його редакцію та підтвердити, що покупець отримав його до підписання договору.

Наприклад:

“Порядок та обсяг пусконалагоджувальних робіт визначаються Інструкцією про порядок проведення ПНР, затвердженою наказом Постачальника від ___ № ___. Покупець підтверджує, що до укладення Договору отримав чинну редакцію Інструкції та ознайомився з нею”.

Таке посилання поєднує договір із реальною процедурою підприємства. Водночас постачальник не повинен односторонньо застосовувати до вже укладеного договору нову редакцію інструкції, якщо сторони окремо цього не погодили.

Крок 4. Визначити процедуру приймання та подання зауважень

Фрази “роботи приймаються за актом” недостатньо. Необхідно встановити:

• хто і в який строк направляє акт;
• скільки часу має контрагент для його перевірки;
• якими повинні бути заперечення;
• що відбувається, якщо покупець не відповідає;
• якими доказами підтверджується фактичне виконання.

Один із механізмів, який ми використовуємо в договорах:

“Покупець протягом трьох робочих днів із дня отримання акта зобов’язаний підписати його або надати вмотивовані письмові зауваження із зазначенням конкретних невиконаних пунктів погодженої програми. У разі ненадання підписаного акта або вмотивованих зауважень Постачальник має право скласти односторонній акт із доданням доказів фактичного виконання робіт”.

Це положення не замінює виконання зобов’язання та не гарантує автоматичної перемоги у спорі. Воно створює зрозумілу процедуру і не дозволяє контрагенту обмежитися загальною заявою: “Роботи нас не влаштовують”.

Крок 5. Зібрати докази під час виконання договору

Акт не повинен бути єдиним доказом. Залежно від виду договору підприємство може зберігати:

• чек-листи та звіти працівників;
• листування з контрагентом;
• документи про відрядження;
• фото та відео виконання робіт;
• журнали налаштувань обладнання;
• перелік учасників навчання;
• сертифікати про проходження навчання;
• підтвердження направлення актів;
• зауваження контрагента та відповіді на них.

Основне правило просте: докази потрібно створювати під час виконання договору, а не після отримання претензії або позову.

Крок 6. Пов’язати оплату з контрольованими подіями

Остаточний платіж не бажано беззастережно ставити в залежність тільки від підпису покупця. Інакше контрагент фактично отримує можливість самостійно відкладати настання строку оплати.

У договорі потрібно визначити, яка подія підтверджує виконання, коли направляється акт, який строк надається для зауважень та коли виникає обов’язок оплатити товар або роботи.

Цікаво: Якою мовою краще укладати договір: одномовність та багатомовність угод

Що враховують суди, якщо акт не підписано

Верховний Суд у постанові від 4 вересня 2023 року у справі № 910/5352/21 наголосив, що відсутність підписаного акта сама по собі не є безумовним доказом того, що послуги або роботи не надавалися.

Суд має оцінювати реальність господарської операції та всю сукупність доказів. Безпідставне ухилення замовника від підписання актів не повинно автоматично звільняти його від оплати фактично отриманого результату.

Проте цей висновок працює в обидві сторони. Односторонній акт також не підтверджує виконання автоматично. Постачальник повинен надати докази реального обсягу робіт, їх відповідності договору та направлення документів покупцеві.

Саме тому внутрішні інструкції, чеклисти, акти та правила зберігання листування мають працювати як єдина система.

Як перевірити договірну роботу свого підприємства

Поставте відповідальним працівникам декілька запитань:

• Чи відповідає типовий договір тому, як підприємство фактично виконує замовлення?
• Чи визначені відповідальні особи на кожному етапі?
• Чи існують затверджені програми, інструкції або чек-листи?
• Чи розуміють працівники, які докази вони повинні створити та зберегти?
• Чи встановлено строк і порядок подання зауважень контрагентом?
• Чи може контрагент заблокувати оплату, просто не підписавши акт?
• Чи можливо через шість місяців відновити повну історію виконання договору?

Якщо на декілька запитань немає однозначної відповіді, підприємству потрібне не чергове редагування шаблону, а комплексне налаштування договірної роботи.

Як ми можемо допомогти

Так само як для постачальника обладнання, ми готуємо для клієнтів інструкції, чек-листи та формулювання договірних положень під конкретний бізнес-процес: не типові шаблони, а документи, які реально працюють, якщо справа дійде до суду. У межах послуги “Налаштування договірної роботи підприємства” ми:

• аналізуємо фактичний процес укладення та виконання договорів;
• визначаємо юридичні й організаційні прогалини;
• розподіляємо відповідальність між працівниками;
• готуємо або оновлюємо внутрішні положення, інструкції та накази;
• розробляємо договори, додатки, акти та чек-листи;
• визначаємо порядок приймання результату і подання зауважень;
• створюємо систему фіксації та збереження доказів;
• допомагаємо запровадити підготовлені документи в роботу підприємства.

Результатом є зрозуміла система, за якою працівники виконують договори, керівник контролює процес, а підприємство може підтвердити свою позицію перед контрагентом або судом.

Якщо ваша компанія регулярно укладає договори і хоче зменшити ризик спорів з контрагентами, варто починати не тільки з шаблону договору, а з налаштування всієї договірної роботи. Доручіть її нам!