Юридичний аудит підприємства, перевірка контрагентів і захист під час обшуків — юридична безпека бізнесу

Юридичний аудит бізнесу: перевірка вашої компанії

Юридичний аудит бізнесу — це перевірка вашої власної компанії юристом: кому вона належить і хто має право діяти від її імені, чи захищені договори, майно й торговельна марка, чи не лишилося незакритих спорів і вимог органів. Його ще називають правовим аудитом бізнесу. Мета — знайти слабкі місця раніше, ніж на них натрапить інвестор, банк, контролюючий орган чи колишній партнер.

Цифр юридичний аудит не перевіряє. Дані обліку й фінансової звітності перевіряє аудитор (стаття 1 Закону України “Про аудит фінансової звітності та аудиторську діяльність”), а податковий і бухгалтерський аудит — облік і сплату податків. Юридичний аудит з’ясовує, які права й обов’язки має компанія і що з них може обернутися втратою. Аудит своєї компанії — про безпеку власного бізнесу. Перевірка чужої компанії перед купівлею частки чи бізнесу — окрема послуга, передпродажна перевірка фірми.

Коли потрібен юридичний аудит підприємства

Аудит варто провести перед подією, коли документи компанії перевірятиме хтось інший, або після зміни, яка могла їх зачепити:

• перед приходом інвестора, отриманням кредиту чи продажем частки;

• після зміни директора чи складу учасників;

• перед перевіркою контролюючого органу;

• коли між учасниками назріває конфлікт або готується реорганізація;

• коли власник керує бізнесом на відстані;

• коли документи роками ніхто не переглядав.

Повторювати аудит варто, коли змінюються власники, керівник, ключові договори чи вид діяльності. Що перевіряти щомісяця між аудитами, ми розповіли в статті про юридичні ризики бізнесу.

Що перевіряємо під час юридичного аудиту компанії

Напрями погоджуємо на старті: можна перевірити підприємство повністю або лише те, що важливо перед конкретною подією. Документи юрист звіряє з державними реєстрами, насамперед з Єдиним державним реєстром юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань (ЄДР).

Крім ЄДР, документи звіряємо з Державним реєстром речових прав на нерухоме майно, Державним реєстром обтяжень рухомого майна, Державним реєстром свідоцтв України на торговельні марки, ліцензійними реєстрами, Єдиним державним реєстром судових рішень і Автоматизованою системою виконавчого провадження.

Розбіжність із ЄДР — не формальність. Відомостями, яких там немає, компанія не може скористатися у спорі з контрагентом. А на помилковий запис контрагент може послатися, якщо не знав і не міг знати про помилку (стаття 10 Закону України “Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань”).

Чи можна перевірити лише один напрям компанії?

Так. Напрями аудиту погоджуємо на старті: можна перевірити, наприклад, лише договори з ключовими контрагентами чи лише повноваження й довіреності. Обсяг роботи тоді визначають обрані напрями.

Як проходить аудит і що ви отримуєте

1. Зустріч із власником чи директором: мета, подія, до якої готуємося, напрями.

2. Ви передаєте документи за переліком документів на цій сторінці. Перелік уточнюємо на старті: від обраних напрямів залежить, які документи справді потрібні, а чого немає, ми позначимо у висновку.

3. Юрист перевіряє документи, звіряє їх із реєстрами й ставить запитання відповідальним працівникам.

4. Ви отримуєте письмовий висновок, а на зустрічі ми пояснюємо його й погоджуємо, що виправляти першим.

Аудит можна провести повністю дистанційно, зустрічі — онлайн.

У висновку — перелік перевірених документів і реєстрів із датою, знахідки за кожним напрямом, оцінка ризику кожної з них (карта ризиків) і план дій: що виправити, у якому порядку і хто це робить. Документ, якого немає, — теж знахідка: позначаємо, чого бракує і як це відновити.

Виправлення можемо взяти на себе окремою роботою: рішення учасників, нові довіреності, договори, реєстрація змін у ЄДР, заявка на торговельну марку. Строк аудиту залежить від кількості напрямів і договорів, розміру компанії та того, як швидко надходять документи.

Припустімо, власник готує компанію до приходу інвестора. Аудит показує, що менеджер, який звільнився пів року тому, досі має безстрокову довіреність на підписання договорів, а торговельна марка зареєстрована на одного із засновників. Звільнення не входить до підстав припинення довіреності: її треба скасувати й повідомити про це представника та контрагентів, перед якими він діяв (статті 247–249 Цивільного кодексу України). Довіреність скасовують, марку передають компанії — і до переговорів власник знає, що вже виправлено, а що доведеться розкрити інвесторові.

Перевірка контрагента юристом: перевірка юридичної особи перед угодою

Перевірка контрагента — друга частина юридичної безпеки бізнесу. Тут юрист дивиться вже не всередину вашої компанії, а на того, з ким ви підписуєте договір: це може бути перевірка постачальника, покупця чи бізнес-партнера. Послуги перевірки контрагента — у двох форматах: експрес-перевірка і комплексна перевірка перед великою угодою. Склад обох — у пакетах послуг.

Юрист працює з первинними джерелами:

• ЄДР;

• сервісом “Стан розгляду справ” на вебпорталі “Судова влада України” і Єдиним державним реєстром судових рішень;

• Автоматизованою системою виконавчого провадження та Єдиним реєстром боржників;

• оголошеннями про банкрутство на тому самому вебпорталі;

• Державним реєстром санкцій;

• ліцензійними реєстрами;

• для комплексної перевірки — також Державним реєстром речових прав на нерухоме майно і Державним реєстром обтяжень рухомого майна.

Крім державних реєстрів, користуємося й платними сервісами перевірки. Сервіс зводить дані з реєстрів у досьє. Юрист перевіряє ці дані за першоджерелами, відокремлює звичайні господарські спори від справ, які загрожують саме вашій угоді, і пише, як діяти далі: укладати договір, на яких умовах чи відмовитися від нього.

У комплексній перевірці юрист також з’ясовує, чи має право людина, яка підписуватиме договір, його підписати: що записано в ЄДР, які обмеження є в статуті, що сказано в довіреності.

Результат — юридичний висновок щодо контрагента. Експрес-перевірка закінчується коротким письмовим висновком: статус і реєстраційні дані, власники й керівник, суди, виконавчі провадження, ознаки банкрутства, податкові, ліцензійні чи санкційні сигнали — і рівень ризику з рекомендацією, як діяти далі. Комплексна — розгорнутим висновком або картою ризиків: до того самого додаються пов’язані компанії, ділова репутація, зв’язки з державою-агресором, майно й обтяження, аналіз проєкту договору і план, як захистити угоду.

Перевірити контрагента можна й самостійно — як перевірити контрагента самому, розповідає наша окрема стаття. Про майно й обтяження контрагента та про бенефіціарів і санкційні ризики є окремі статті.

Строк перевірки залежить від кількості контрагентів, глибини перевірки, кількості майна, яке треба перевірити, і від того, чи доведеться запитувати документи в самого контрагента. Експрес-перевірку зазвичай робимо за 3–5 робочих днів.

Контрагент надійний — перевіряємо договір із ним

Навіть якщо перевірка показала надійного контрагента, договір із ним доведеться виконувати, і саме його умови вирішать, що ви отримаєте, якщо угода зірветься. Тому результати перевірки ми переводимо в умови договору: від рівня ризику залежить, чи погоджуватися на передоплату, чи ділити оплату на етапи, чи вимагати заставу, поруку або банківську гарантію.

Аналіз проєкту договору входить у пакет “Комплексна перевірка перед великою угодою”. Якщо потрібна перевірка контрагента разом із вичиткою готового договору, підійде пакет “Аналіз” на сторінці “Договірна практика”. Що саме юрист перевіряє в договорі, ми розповіли в статті “Професійна юридична експертиза договору”.

Юридичний захист бізнесу під час перевірок і обшуків

Юридична безпека бізнесу — це ще й правовий захист бізнесу на випадок візиту органів, зокрема коли на бізнес тиснуть перевірками, обшуками чи спробами захопити компанію. Те, що вилучили, записали в протокол і сказали в перші години, потім доводиться виправляти через слідчого суддю й суд.

Перевірки контролюючих органів

Перед перевіркою на місці посадові особи мають пред’явити направлення чи посвідчення на перевірку та службові посвідчення, а податкова — ще й копію наказу. Без них компанія має право перевіряльників не допустити (пункт 81.1 статті 81 Податкового кодексу України, статті 7 і 10 Закону України “Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності”).

Акт державного нагляду, з яким компанія не згодна, підписують із зауваженнями. На акт податкової перевірки подають заперечення — як правило, протягом 10 робочих днів з дня, наступного за днем його отримання (пункт 86.7 статті 86 Податкового кодексу України).

Ми готуємо компанію до перевірки, присутні під час неї, пишемо зауваження й заперечення. Зокрема, ми супроводжуємо податкові перевірки, готуємо компанії до перевірок військового обліку від ТЦК і пояснюємо, як діяти під час перевірки Держлікслужби.

Як ми підготували до перевірки ТЦК компанію, де облік вели лише у внутрішній таблиці, — у розділі “Наш досвід”.

Докладно — на наших сторінках “Супровід податкових перевірок”, “Супровід держперевірок” і “Ліцензійна перевірка”, а також про відповіді на запити контролюючих і правоохоронних органів та оскарження дій і рішень органів.

Хто приходить і з яким документом

Обшук, огляд і тимчасовий доступ до речей і документів відбуваються в кримінальному провадженні. Їх проводять слідчі поліції, СБУ, ДБР, детективи БЕБ і НАБУ або прокурор (стаття 38 Кримінального процесуального кодексу України, далі — КПК). Обшук і огляд — слідчі (розшукові) дії, тимчасовий доступ — захід забезпечення провадження. Права в них різні:

Таблиця спрощує: у кожної процедури є винятки, тож документ на місці звіряє адвокат.

Обшук на підприємстві: як підготуватися заздалегідь

Підготовка — це кілька рішень, ухвалених заздалегідь, щоб у перші хвилини люди діяли за планом:

• хто дзвонить адвокатові й хто представляє компанію — директор чи працівник із довіреністю;

• де лежать статут, довіреності й договори оренди: з них видно, кому належить приміщення і хто ним володіє, а це звіряють з ухвалою;

• хто відповідає за сервери й пошту і буде на зв’язку: якщо компанія обмежує доступ до комп’ютера чи для доступу треба долати пароль або інший захист, закон дозволяє тимчасово вилучити саму техніку (частина друга статті 168 КПК), тож чи надавати доступ, вирішують разом з адвокатом;

• що роблять охорона, секретар і бухгалтерія: просять показати ухвалу, повідомляють відповідальну особу й адвоката, не сперечаються;

• з яким адвокатом ви домовилися про виїзд і як із ним зв’язатися.

Перешкоджати обшуку, виносити чи знищувати документи й техніку не можна: за невиконання вимог слідчого настає відповідальність (частина третя статті 236 КПК).

Адвокат при обшуку: що робити під час обшуку

Закон не зобов’язує слідчого чекати адвоката, щоб почати обшук приміщення: три години на прибуття адвоката дано лише для обшуку особи, якщо вона вимагає його присутності. Але допустити адвоката слідчий зобов’язаний на будь-якому етапі обшуку (стаття 236 КПК). До його приїзду попросіть показати ухвалу й дати копію, запишіть, хто проводить обшук, і не давайте пояснень.

Адвокат звіряє обшук з ухвалою і фіксує кожне відхилення — від цього залежить, що потім вдасться повернути й оскаржити:

• ухвала: строк дії не більше місяця, приміщення і його власник, перелік речей і документів. Увійти за нею можна лише один раз (стаття 235 КПК);

• поняті: щонайменше двоє незаінтересованих осіб. В умовах воєнного стану, якщо залучити їх об’єктивно неможливо чи небезпечно, — без понятих, але з безперервним відеозаписом (статті 223, 615 КПК);

• межі: вилучене поза переліком ухвали (крім предметів, вилучених з обігу) вважається тимчасово вилученим майном;

• техніка: поза випадками, визначеними законом, комп’ютери не вилучають, а копіюють інформацію за участю спеціаліста. Якщо техніку все ж вилучають, на вимогу власника йому залишають копії даних, коли це технічно можливо (частина друга статті 168 КПК);

• запис: обшук за ухвалою обов’язково фіксують на аудіо й відео, і дії, яких немає на записі, не можна вносити до протоколу;

• протокол: зауваження вносять перед підписами, а другий примірник з описом вилученого вручають керівникові чи представникові компанії.

Чи підписувати протокол, адвокат вирішує на місці. Відмову від підпису зазначають у протоколі, а людина має право дати письмові пояснення причин, які теж заносять до протоколу (стаття 104 КПК).

Після обшуку: повернення майна й зняття арешту

Після обшуку важать строки:

• клопотання про арешт майна, тимчасово вилученого під час обшуку за ухвалою, мають подати протягом 48 годин, інакше майно негайно повертають. Ухвалу про арешт такого майна слідчий суддя має постановити не пізніше 72 годин із дня надходження клопотання (частина п’ята статті 171, частина шоста статті 173 КПК);

• арешт можуть накласти й на кошти на рахунках, але спосіб арешту має бути найменш обтяжливим і не зупиняти законної діяльності (частина десята статті 170, частина четверта статті 173 КПК);

• клопотання про скасування арешту слідчий суддя розглядає не пізніше трьох днів, а ухвалу про арешт можна оскаржити протягом п’яти днів з дня оголошення або, якщо власника не викликали, з дня отримання копії (статті 174, 309, 395 КПК);

• неповернення тимчасово вилученого майна оскаржують слідчому судді (стаття 303 КПК);

• свідок на допиті має право на адвоката і може не свідчити щодо себе, близьких родичів і членів сім’ї, якщо це може стати підставою для підозри (стаття 66 КПК).

Щоб робота не зупинилась, ще під час обшуку вимагайте залишити копії інформації з техніки, яку вилучають: на вимогу власника їх роблять на носіях компанії за участю спеціаліста, якщо копіювання технічно можливе (абзаци п’ятий і шостий частини другої статті 168 КПК). З цих копій і заздалегідь зроблених резервних копій облік відновлюють на іншій техніці, а повернення вилученого домагаються через строки арешту або скаргу слідчому судді.

Що робити, якщо вилучили техніку або арештували рахунок?

Стежити за строками. Техніка, якої немає в ухвалі, вважається тимчасово вилученим майном: якщо її вилучили під час обшуку за ухвалою, клопотання про арешт мають подати протягом 48 годин, інакше її повертають. Ухвалу про арешт майна чи коштів можна оскаржити протягом п’яти днів або просити слідчого суддю скасувати арешт, тому адвоката варто залучити одразу після обшуку.

Супровід обшуку та інші послуги захисту бізнесу

• Виїзд адвоката на обшук: звіряє ухвалу, супроводжує обшук до підписання протоколу, вносить зауваження, стежить за описом вилученого. Адвокат виїжджає на обшук у Києві й Київській області, в інших містах України працюємо з адвокатами-партнерами. Виїзд у робочий час, поза ним — за попереднім погодженням.

• Підготовка персоналу до обшуку: ролі, пам’ятка дій, інструктаж охорони, секретаря, бухгалтерії й керівників.

• Супровід допитів працівників і керівника.

• Повернення вилученого й зняття арештів: клопотання й скарги слідчому судді, апеляційні скарги на ухвали про арешт майна й коштів.

• Захист керівника в кримінальній справі на досудовому розслідуванні й у суді.

• Захист бізнесу від рейдерства: відстежуємо зміни в ЄДР щодо вашої компанії й оскаржуємо незаконні реєстраційні дії до Міністерства юстиції України чи до суду. Скаргу до Мін’юсту подають протягом двох місяців з дня, коли дізналися чи могли дізнатися про порушення, але не пізніше року (стаття 34 Закону України “Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань”).

Як адвокат під час обшуку зберіг сервер і техніку компанії — у розділі “Наш досвід”.

Як визначається обсяг перевірки для вашого бізнесу

Обсяг перевірки залежить від конкретного завдання клієнта:

• Для разової оцінки контрагента перед укладенням угоди достатньо його ідентифікаційних даних (код ЄДРПОУ або РНОКПП, повне найменування чи ПІБ) та документів щодо конкретної угоди.

• Для комплексної юридичної безпеки бізнесу перевірка контрагента доповнюється аналізом внутрішнього порядку роботи з контрагентами, типових договорів, критичних платежів і кола осіб або компаній, за якими потрібен моніторинг.

• Для юридичного аудиту власної компанії обсяг визначають обрані напрями, кількість договорів і подія, до якої ви готуєтеся. Перелік документів погоджуємо на старті.

Якщо частини документів для перевірки контрагента немає, наш юрист спочатку визначає, які дані можна перевірити у відкритих реєстрах, а які потрібно отримати від клієнта чи безпосередньо контрагента.

Наш досвід

Облік лише в таблиці. Невелика монтажна компанія готувалася до планової перевірки військового обліку від ТЦК. Перевіривши кадрові документи, ми побачили, що облік військовозобов’язаних вели лише у внутрішній таблиці: особових карток і списків за встановленою формою не було, повідомлень до ТЦК не подавали. Юрист підготував накази, повідомлення щодо кожного працівника, списки персонального військового обліку, план роботи з військового обліку на рік та інструкцію, як усе оформити й підписати. Перевірка пройшла без суттєвих зауважень.

Сервер лишився в компанії. Обшук проводили в офісі компанії — розробника програмного забезпечення — у кримінальному провадженні щодо її контрагента. Слідчі шукали договори, акти й листування за конкретними операціями, але збиралися забрати й робочі ноутбуки та сервер, на якому зберігалися дані інших клієнтів компанії. Адвокат на місці звірив дії слідчих з ухвалою суду, запропонував скопіювати потрібні файли без вилучення техніки, а коли один ноутбук усе ж забрали, зафіксував заперечення. Сервер і решта техніки залишилися в компанії: слідчі отримали копії файлів і вилучили документи за визначеними операціями. Після обшуку адвокат подав клопотання про повернення ноутбука, його повернули, і команда продовжила роботу.

Вартість перевірки контрагента і юридичного аудиту: від чого залежить

Вартість перевірки контрагента і послуг юриста з аудиту бізнесу залежить від формату роботи: разова перевірка перед угодою, юридичний аудит поточних ризиків або регулярний супровід із моніторингом змін. На ціну впливають:

• кількість контрагентів, яких потрібно перевірити;

• складність структури бізнесу контрагента;

• сума й предмет угоди;

• потреба в аналізі майна та обтяжень;

• кількість реєстрів для моніторингу;

• необхідність доопрацювання договорів і внутрішніх процедур.

До вартості може входити підготовка висновку, ризик-профілю, рекомендацій, договірних запобіжників та консультація щодо подальших дій.