Зовнішньоекономічний договір: як скласти ЗЕД-контракт, що захищає інтереси бізнесу

Документ, що регулює такі відносини, є зовнішньоекономічний договір, або ЗЕД-контракт – це документ, який вам, як власнику або представнику бізнесу доведеться підписати, якщо ваш контрагент знаходиться в іншій юрисдикції. 

Він може укладатися для постачання товарів, виконання робіт, надання консультаційних, маркетингових, IT, транспортних та інших послуг, передання прав інтелектуальної власності, дистрибуції або реалізації спільного проєкту.

Це не просто папірець на підпис з ціною і строком оплати. Це основний документ, який визначить ваші відносини з контрагентом і стане вашим захистом у випадку виникнення спору. А такі ситуації можуть значно ускладнюватися, наприклад, використанням різних валют, знаходженням в різних юрисдикціях тощо.

Особливо важливо правильно підготувати договір, якщо зовнішньоекономічна операція потребує проходження банківських, митних або дозвільних процедур. До прикладу, при імпорті товару, який підлягатиме ліцензуванню, відомості у контракті повинні відповідати інвойсу, технічній документації та заяві на отримання ліцензії.

Наша команда не тільки надає послуги з професійної розробки ЗЕД, але й допомагає отримати ліцензію на імпорт, або надає інший юридичний супровід для зовнішньоекономічної діяльності. Ми пояснимо як скласти ЗЕД-контракт, який стане захистом вашого бізнесу.

Якщо вас цікавить саме постачання товару й його митне оформлення, детальніше про це в нашій попередній статті: Істотні умови договору ЗЕД: як не мати проблем із постачанням імпортного товару?

Які умови зовнішньоекономічного договору є критично важливими

ЗЕД-контракт може передбачати:

• експорт або імпорт товарів;
• виконання робіт чи реалізацію окремого проєкту;
• надання послуг іноземному замовнику або отримання послуг від нерезидента;
• агентську, комісійну чи дистриб’юторську співпрацю;
• передання прав на програмне забезпечення, дизайн, торгівельну марку або інші об’єкти інтелектуальної власності.

Оскільки такий контракт стане вашим основним інструментом захисту, необхідно чітко підійти до фіксації наступних його умов і пунктів.

Предмет договору та очікуваний результат

Предмет ЗЕД-контракту повинен однозначно визначати, що саме одна сторона зобов’язується передати, виконати або надати іншій стороні. Наприклад, у договорі поставки необхідно конкретизувати найменування товару, його кількість, комплектність, технічні характеристики та вимоги до якості. Ці відомості можуть бути винесені до специфікації, яка є невід’ємною частиною контракту.

Якщо предметом договору є послуги, недостатньо зазначити лише їхню загальну назву. Наприклад, формулювання “маркетингові послуги” не дозволяє встановити, чи повинен виконавець провести дослідження ринку, розробити стратегію, налаштувати рекламу або підготувати звіт.

Ви маєте зазначити:

• конкретний перелік послуг;
• формат і строки їх надання;
• результат, який повинен бути переданий замовнику;
• критерії, за якими оцінюватиметься належне виконання.

Для робіт необхідно передбачити технічне завдання, обсяг та  етапи його виконання. Чим точніше сторони визначають предмет договору, тим менше ризиків виникне під час його виконання. 

Якщо очікуваний результат не зафіксований, замовнику буде складно довести, що контрагент виконав свої обов’язки неналежним чином.

Ціна та порядок розрахунків

Коли сума залежна від обсягу робіт, кількості годин, які витрачатимуться, результатів продажів або інших показників, договір повинен містити зрозумілий механізм її розрахунку.

Також важливо зазначити, які витрати включені до ціни. Це можуть бути банківські комісії, перевезення, страхування, пакування, відрядження, залучення субпідрядників або податків.

Порядок розрахунків повинен визначати:

• розмір і строк передоплати;
• умови проведення остаточного платежу;
• документи, на підставі яких здійснюється оплата;
• сторону, яка несе банківські витрати;
• порядок повернення авансу у разі невиконання договору.

Для договорів про надання послуг або виконання робіт оплату доцільно пов’язувати з конкретним етапом, звітом, актом або переданням погодженого результату. Не можна просто вказати “оплата після надання послуг”.

Під час погодження строків сторони повинні враховувати також вимоги валютного законодавства. Закон України «Про валюту і валютні операції» та нормативні акти Національного банку України передбачають валютний нагляд за окремими зовнішньоекономічними операціями. 

Тому, наприклад, тривала передоплата без чіткого строку виконання може створити для української компанії не лише комерційний, а й валютний ризик.

Строки виконання та порядок приймання

У ЗЕД-контракті необхідно розмежовувати загальний строк дії договору та строки виконання конкретних зобов’язань.

Для постачання товару це може бути: 

• дата відвантаження;
• строк доставки;
• графік окремих партій. 

Для робіт і послуг: 

• дата початку;
• проміжні етапи;
• кінцевий строк;
• строки надання звітів та внесення правок.

Важливо відразу затвердити якими документами підтверджується виконання. Для товарних операцій це можуть бути: 

• інвойс (проформа-інвойс);
• транспортні документи;
• акт приймання;
• сертифікати якості або походження. 

Для послуг і робіт:

• акт;
• звіт;
• технічна документація;
• переданий файл;
• доступ до програмного продукту;
• інший результат.

Порядок приймання повинен встановлювати всі ці пункти:

• спосіб передання результату;
• строк для його перевірки;
• порядок надання мотивованих зауважень;
• строк усунення недоліків;
• наслідки відсутності відповіді замовника.

Наприклад, сторони можуть погодити, що за відсутності обґрунтованих зауважень протягом визначеного строку результат вважається прийнятим. Водночас таке положення не повинно дозволяти автоматично приймати роботу, яка фактично не була передана замовнику.

Що саме вибрати для вашого договору залежить від специфіки організації вашої роботи, роботи вашого контрагента, та суті (предмету) контракту. 

Ми можемо порадити варіанти, спираючись на понад 15 років досвіду, які не тільки перетворять ЗЕД на дієвий інструмент, але й допоможуть вам ефективніше організувати співпрацю з контрагентом.

Умови поставки товару

Якщо предметом договору є товар, у контракті необхідно визначити: 

• місце і строк поставки;
• спосіб перевезення;
• розподіл транспортних витрат;
• порядок страхування;
• митні формальності;
• момент переходу ризиків.

Сторони часто використовують правила Incoterms. Проте зазначення лише скорочення, наприклад FCA, EXW або DAP, є недостатнім. У договорі потрібно вказати конкретне місце поставки та відповідну редакцію правил.

Крім того, Incoterms не регулюють усі договірні питання. Зокрема, вони не визначають порядок оплати, відповідальність за прострочення, вимоги до якості та момент переходу права власності. Ці умови необхідно передбачити безпосередньо у контракті.

Якщо поставка пов’язана з імпортом товару в Україну, важливо також погодити перелік документів, які продавець повинен передати покупцю для митного оформлення та подальшого використання продукції. 

Наприклад, відсутність сертифіката походження, пакувального листа, інвойсу або необхідних документів про відповідність може призвести до затримки митного оформлення, додаткових витрат на зберігання чи неможливості реалізувати товар в Україні. 

Якість, гарантії та інтелектуальна власність 

Вимоги до якості повинні відповідати предмету конкретного договору.

Для товарів необхідно визначити: 

• технічні характеристики;
• гарантійний строк;
• комплектність;
• порядок виявлення недоліків та подання рекламації.

Гарантії, доопрацювання та права у зовнішньоекономічному договорі на послуги 

Для робіт і послуг слід встановити: 

• вимоги до результату;
• допустиму кількість правок;
• строки доопрацювання;
• наслідки неналежного виконання.

Окреме значення це має для IT, дизайнерських, маркетингових, консультаційних та інших послуг, результатом яких є об’єкт інтелектуальної власності. У зовнішньоекономічному договорі на послуги необхідно прямо визначити, кому належатимуть майнові права, у який момент вони переходять та чи включена плата за їх передання до загальної вартості послуг.

Сам факт оплати розробки сайту, програмного забезпечення, логотипа або рекламних матеріалів не завжди означає автоматичне отримання замовником усіх прав на створений результат. 

Без відповідного положення українська компанія може заплатити за роботу, але мати обмежені можливості для її подальшого використання.

Відповідальність, форс-мажор та припинення договору

ЗЕД-контракт повинен визначати наслідки основних порушень: 

• прострочення поставки або оплати;
• невиконання робіт;
• неналежну якість;
• неповернення авансу;
• ненадання документів;
• порушення конфіденційності чи прав інтелектуальної власності.

Відповідальність може передбачати штраф, пеню, відшкодування збитків, повернення сплачених коштів або право на одностороннє розірвання договору.

Форс-мажорне положення не повинно обмежуватися загальним переліком надзвичайних обставин. Необхідно встановити строк повідомлення контрагента, порядок підтвердження таких обставин, їхній вплив на виконання договору та максимум тривалості відстрочки.

Сам факт воєнного стану, валютних обмежень або ускладнення логістики не звільняє сторону від відповідальності автоматично. Потрібно довести, що конкретна обставина безпосередньо унеможливлює виконання певного зобов’язання.

Також доцільно передбачити порядок припинення співпраці: 

• строк попередження;
• підстави для односторонньої відмови;
• порядок оплати фактично виконаного та повернення невикористаного авансу.

Наприклад, постачальник отримав аванс, але через закриття звичного логістичного маршруту не поставив товар у строк і лише через кілька тижнів послався на форс-мажор. 

Отже, якщо договір не визначає строк повідомлення, максимальний період відстрочки та право покупця розірвати договір і повернути аванс, сторони можуть сперечатися, чи мав постачальник право переносити поставку, чи повинен повернути кошти та чи підлягають сплаті штрафні санкції. 

Застосовне право та вирішення спорів

Оскільки сторони ЗЕД-контракту перебувають у різних державах, вони повинні заздалегідь визначити, право якої країни регулюватиме договір.

Закон України «Про міжнародне приватне право» дозволяє сторонам обрати право, яке застосовуватиметься до договору з іноземним елементом. Якщо такого положення в договорі не буде, застосовне право визначатиметься на підставі колізійних норм, що може створити додаткову невизначеність.

Вибір іноземного права повинен бути обґрунтованим. Українська компанія має оцінити, чи розуміє вона наслідки такого рішення та чи зможе отримати юридичну допомогу у відповідній юрисдикції.

Не менш важливо правильно сформулювати порядок вирішення спорів. Сторони можуть обрати державний суд або міжнародний комерційний арбітраж.

У договорі необхідно точно зазначити назву відповідного органу та місце розгляду спору. Для арбітражу додатково визначають мову провадження та кількість арбітрів.

Помилкове або суперечливе застереження може ускладнити захист інтересів компанії. Наприклад, договір не повинен одночасно передбачати виключну компетенцію державного суду та арбітражу щодо одного й того самого спору. 

У такій ситуації компанія може подати позов до державного суду, витратити час і кошти на підготовку справи, а контрагент посилатиметься на арбітражне застереження та заперечуватиме проти розгляду спору судом. 

У результаті компанії доведеться повторно ініціювати розгляд уже в арбітражі, сплачувати нові збори та фактично починати захист своїх вимог знову. 

ЗЕД-контракт для отримання ліцензії на імпорт

Окремої уваги потребують випадки, коли предметом контракту є імпорт товарів, що підлягають ліцензуванню.

Зовнішньоекономічний договір у такій ситуації є не лише документом між сторонами, а й частиною пакета, який використовується під час отримання ліцензії. Тому його умови необхідно заздалегідь узгодити з вимогами відповідної дозвільної процедури.

Це актуально, зокрема, для імпорту озоноруйнівних речовин, фторованих парникових газів, а також окремих товарів та обладнання, що можуть їх містити.

У контракті потрібно правильно зазначити найменування товару, його кількість, модель, виробника, вартість, країну походження, умови поставки та технічні характеристики. Якщо товар містить контрольовану речовину, важливо вказати її вид та кількість.

Відомості у договорі повинні відповідати інвойсу, специфікації, технічній документації та інформації виробника. 

Розбіжності у моделях, кількості товару, його вартості або складі можуть призвести до додаткових запитів та затримки отримання ліцензії.

Саме тому перевіряти необхідність ліцензування та вимоги до документів доцільно ще до підписання контракту. 

Це дозволяє уникнути повторного погодження договору з нерезидентом та перенесення запланованого ввезення товару.

Цікаво: Вибір та перевірка контрагента під час укладання зовнішньоекономічного договору

Типові помилки під час укладення ЗЕД-контрактів

До найбільш поширених помилок належать:

• не конкретний предмет договору;
• відсутність технічного завдання або специфікації;
• невизначений порядок приймання та оплати;
• відсутність механізму повернення авансу;
• ігнорування питань інтелектуальної власності;
• некоректний вибір застосовного права або органу вирішення спору;
• невідповідність контракту інвойсу, технічним чи дозвільним документам.

Наслідками можуть бути втрата передоплати, неможливість отримати належний результат, затримка митного оформлення, валютні порушення, проблеми з отриманням ліцензії або необхідність вести складний спір в іноземній юрисдикції.

Усе це – типові помилки, які складно помітити і попередити, якщо ви не займаєтеся розробкою подібних контрактів постійно і професійно. 

Чому не варто використовувати шаблонні ЗЕД-договори

Шаблонний договір не враховує: 

• специфіки конкретної операції;
• юрисдикції контрагента;
• предмета співпраці;
• порядку оплати;
• документального підтвердження виконання. 

Договір поставки не може без змін використовуватися для надання послуг. Так само типовий договір про консультаційні послуги не підходить для розробки програмного забезпечення, виконання технічних робіт або передання прав інтелектуальної власності.

Навіть професійно складений контракт іншої компанії може містити положення, які не відповідають фактичній моделі співпраці або українським валютним, податковим, митним та дозвільним вимогам. Шаблон може бути основою для підготовки документа, але кожен ЗЕД-контракт повинен бути адаптований до конкретної операції та ризиків сторін.

Цікаво: Висновок про продовження граничних строків розрахунків за окремими операціями з експорту та імпорту товарів

Розробка ЗЕД-контракту юристом: чому це важливо для бізнесу 

Розробка зовнішньоекономічного договору – це не переклад типового зразка на англійську мову, а окрема юридична робота, яка починається задовго до підписання.

Юрист аналізує майбутню операцію ще на етапі перемовин: яка модель співпраці планується (постачання, послуги, роботи, передання прав), у якій валюті і на яких умовах відбуватимуться розрахунки, чи підпадає операція під ліцензування або інші дозвільні процедури, які податкові й валютні наслідки виникнуть для української сторони.

На основі цього аналізу договір адаптується під конкретну операцію, а не підганяється під неї. Це стосується:

• формулювання предмета договору так, щоб він відповідав специфікації, інвойсу та (за потреби) заяві на ліцензування;
• побудови порядку розрахунків з урахуванням вимог валютного нагляду;
• узгодження застосовного права та органу вирішення спорів, які реально захищатимуть інтереси клієнта, а не лише формально присутні в тексті;
• перевірки контрагента та формування протоколу розбіжностей, якщо договір або його проєкт запропонував іноземний партнер.

Результат роботи: контракт, який дає зрозумілий механізм захисту ще до виникнення проблеми: коли можна призупинити оплату, вимагати повернення коштів, розірвати договір або звернутися до суду чи арбітражу.

Наша команда супроводжує розробку зовнішньоекономічного договору від аналізу операції до підписання. Детально про ціну та саму послугу можна дізнатися тут.

Звертайтесь до нас за супроводом вашої зовнішньоекономічної діяльності, яка почнеться з ЗЕД.