Переїзд аптеки в інше приміщення: що робити з ліцензією

Зміна локації аптеки — це завжди стратегічний крок для бізнесу. Причини релокації варіюються від завершення терміну оренди й неадекватного підвищення ставок до відкриття перспективніших точок біля нових медичних центрів, а також вимушеного переміщення бізнесу із прифронтових зон задля збереження активів і життів.

Проте, на відміну від кав'ярні чи магазину одягу, переїзд аптеки не здійснити за вихідні, просто транспортувавши вітрини та товар. Фармацевтичний бізнес в Україні суворо регулюється державою, тому будь-яка зміна в географії діяльності миттєво підпадає під контроль Держлікслужби.

Головний виклик для власників аптек під час переїзду — юридичний статус ліцензії. Що з нею робити? Чи потрібно анулювати чинний дозвіл і проходити всю процедуру отримання ліцензії на аптеку “з нуля”? Скільки триватиме паперова тяганина та як мінімізувати простій бізнесу?

Будь-яка помилка в цьому процесі — від неправильно оформленого повідомлення до невідповідності нової локації жорстким ліцензійним умовам — може коштувати тижнів або навіть місяців зачинених дверей та тисяч гривень втраченого прибутку.

Головне юридичне правило: нова ліцензія чи внесення змін?

Серед підприємців-початківців та навіть досвідчених керівників аптек досі існує міф: якщо аптека змінює адресу, потрібно анулювати ліцензію та отримувати повністю нову. З юридичного погляду це не так.

Ліцензія на роздрібну торгівлю лікарськими засобами видається не на конкретну будівлю, а на суб’єкта господарювання (юридичну особу або ФОП). Ваша компанія залишається тією самою, змінюється лише місце діяльності. Тому закон вимагає не нової ліцензії на аптечний бізнес, а внесення змін до наявної ліцензійної справи. Процедура складається з двох паралельних процесів:

1. Додавання нової адреси (нового місця провадження діяльності) до ліцензійного реєстру.

2. Виключення старої адреси з реєстру, якщо ви повністю закриваєте попередню точку.

Поки нова адреса не з’явиться в офіційному Рішенні Держлікслужби про внесення змін даних, зазначених у заяві, документах та відомостях у зв’язку зі створенням нового місця провадження господарської діяльності з роздрібної торгівлі лікарськими засобами до ліцензійного реєстру, яке публікується на сайті, продавати ліки у новому приміщенні суворо заборонено. Навіть якщо ви вже зробили там ідеальний ремонт, завезли меблі та розставили товар по полицях. Така діяльність може прирівнюватись до безліцензійної торгівлі медикаментами, що загрожує конфіскацією виторгу, товару та великими штрафами.

Саме тому юридичний переїзд аптеки вимагає точного таймінгу: потрібно подати документи на нову адресу заздалегідь, щоб дата офіційного дозволу від держави максимально збігалася з датою фактичної готовності аптеки до відкриття.

Критерії Держлікслужби до нового приміщення аптеки

Найбільша та найболючіша помилка власників аптек — підписати договір оренди, зробити дорогий ремонт, і лише потім згадати про Ліцензійні умови. Якщо нове приміщення не відповідає критеріям Держлікслужби, ви просто не зможете внести його в ліцензію, а кошти на оренду та ремонт будуть витрачені намарно. Тому, ще перед підписанням договору з орендодавцем, необхідно провести ретельний аудит об'єкта нерухомості під аптеку за такими критичними параметрами.

Склад і зонування приміщень аптеки

Приміщення має бути ізольованим і мати окремий вхід (крім аптек у ТЦ, лікарнях, готелях, аеропортах, вокзалах, санаторіях тощо) та розділеним на обов'язкові зони:

• торговий зал (де обслуговують клієнтів);

• матеріальна кімната (для зберігання запасів лікарських засобів);

• кімната для персоналу;

• вбиральня (санвузол) з умивальником.

Також необхідно передбачити зону або шафу для зберігання прибирального інвентарю та спеціального одягу.

Нормативи загальної площі аптеки

Закон чітко розмежовує вимоги до площі аптеки залежно від типу населеного пункту, де вона відкривається:

Інклюзивність та доступність за нормами ДБН

Держлікслужба прискіпливо перевіряє доступність приміщення для маломобільних груп населення (людей на кріслах колісних, молодих батьків із візками тощо).

Вхід до аптеки має бути обладнаний пандусом із правильним кутом нахилу (згідно з ДБН) та нековзким покриттям. Якщо архітектурно встановити пандус неможливо, необхідно забезпечити інші умови для вільного доступу маломобільних груп населення відповідно до ДБН. Це може бути мікроліфт або підйомна платформа, проте головне — отримати документальне підтвердження від сертифікованого фахівця з експертизи, що вимоги безбар'єрності виконано. Встановлення “просто кнопки виклику персоналу” замість пандуса вже давно не є легальним рішенням і гарантовано призведе до відмови у ліцензуванні.

Детальніше на цю тему ми вже писали тут: Доступність об'єктів охорони здоров'я та аптек для осіб з інвалідністю: юридичні вимоги 

Мікроклімат, вентиляція та комунікації аптеки

Приміщення під аптеку повинно мати підведене централізоване водопостачання, каналізацію та опалення. Особливу увагу слід приділити вентиляції: вона має забезпечувати належний повітрообмін, щоб у матеріальних кімнатах суворо дотримувалися температурний режим та вологість, необхідні для зберігання ліків. Усі прилади контролю (термометри, гігрометри) мають бути сертифікованими та проходити регулярну повірку.

Ще більше інформації ви можете дізнатися у нашому матеріалі: Вимоги до приміщення аптеки: як підготувати до отримання ліцензії Держлікслужби

Зміна адреси аптеки: покроковий алгоритм

Щоб процес зміни адреси аптеки не перетворився на хаос, а Держлікслужба погодила документи з першого разу, юридичне оформлення релокації слід розбити на чітку послідовність кроків. Варто пам’ятати, що порушення черговості може призвести до штрафів за торгівлю без належних документів або до подвійної сплати оренди та податків.

Крок 1: Підготовка документів та укладення договору оренди

Після первинної перевірки приміщення ви підписуєте договір оренди або оформлюєте право власності. На цьому ж етапі необхідно залучити сертифікованого архітектора/експерта для отримання офіційного висновку про доступність приміщення для маломобільних груп населення (експертиза пандуса/входу). Також готується детальний план-схема приміщення із зазначенням усіх обов'язкових зон.

Крок 2: Матеріально-технічне оснащення нової локації

Ви робите ремонт, встановлюєте торговельні меблі, холодильники, сертифіковані прилади для контролю температури та вологості (гігрометри), налагоджуєте вентиляцію. Аптека має бути повністю готовою до роботи ще до подачі документів до Держлікслужби, оскільки інспектори мають право прийти з перевіркою і переконатися, що реальний стан відповідає заявленому на папері.

Крок 3: Подача Повідомлення про зміну даних у Держлікслужбу

Готуєте та подаєте до ліцензійного органу Повідомлення про зміну даних та Відомості про наявність матеріально-технічної бази за новою адресою. Подати документи можна в електронній формі через особистий кабінет на порталі Дія або через орган Держлікслужби.

Крок 4: Очікування рішення та внесення нової адреси до Реєстру

Держлікслужба розглядає документи (до 10 робочих днів) та ухвалює рішення про внесення нової адреси до ліцензійного реєстру. Як тільки статус оновився — ви маєте повне юридичне право завозити товарний залишок, підключати касовий апарат (РРО) та офіційно відкривати двері для клієнтів.

Крок 5: Припинення діяльності за старою адресою

Коли нова аптека вже працює, необхідно юридично “закрити” попередню локацію. Для цього до Держлікслужби подається заява про виключення старої адреси з ліцензійного реєстру в зв'язку з припиненням діяльності за цим місцем. Робити це варто лише після того, як звідти повністю вивезено залишки ліків та торговельне обладнання.

Важливий тактичний лайфхак: Не подавайте заяву на видалення старої адреси одночасно з подачею документів на нову. Краще, щоб певний час у вашій ліцензії значилися обидва місця діяльності. Це дозволить вам абсолютно легально і без поспіху перевезти залишки медикаментів зі старої аптеки в нову, оформивши це як внутрішнє переміщення товару між структурними підрозділами однієї компанії.

Цікаво: Внесення змін до ліцензії на аптеку: як уникнути штрафів та анулювання 

Головні ризики та типові помилки підприємців під час релокації аптеки

Навіть досвідчені гравці фармацевтичного ринку під час переїзду аптеки припускаються помилок, які призводять до відмов Держлікслужби або великих фінансових втрат. Оскільки ліцензійний контроль у цій сфері є одним із найсуворіших, будь-яка неуважність до деталей стає критичною.

Зверніть увагу на ці підводні камені:

1. Передчасний старт торгівлі. Найнебезпечніша помилка — відкрити двері нової аптеки та почати пробивати чеки одразу після того, як ви “просто відправили” документи в Держлікслужбу. Сам факт подачі заяви не дає права на роботу.
   
   Поки регулятор не видасть офіційне розпорядження і нова адреса не з'явиться в електронному реєстрі ліцензіатів, будь-яка торгівля є незаконною. Наслідки — звинувачення в безліцензійній діяльності, що тягне за собою штрафи та ризики: конфіскацію продукції, знарядь виробництва, сировини або коштів, одержаних унаслідок правопорушення.
   
   

2. Формальний підхід до доступності. Спроба зекономити на експертизі пандуса чи підйомника — лідер серед причин відмов Держлікслужби. Підприємці часто купують готовий металевий пандус або встановлюють кнопку виклику персоналу, вважаючи, що цього достатньо. Проте інспектори ретельно перевіряють кут нахилу пандуса, ширину маршу та наявність дворівневих поручнів з обох боків, розмір розворотної площадки перед дверима.
   
   Якщо сертифікований експерт видав вам “липовий” висновок, а реальний огляд або фотофіксація інспектора виявить невідповідність ДБН — ви гарантовано отримаєте відмову.
   
   

3. Невідповідність реального планування поданим відомостям. У Відомостях про матеріально-технічну базу ви зобов'язані чітко розписати кожен квадратний метр: де розташована матеріальна кімната, де зона приймання товару, де сейф для підконтрольних препаратів. Типова помилка — вказати в документах одне планування, а під час ремонту “по ходу справ” посунути стіну чи об'єднати кімнати.
   
   Якщо інспектор прийде з перевіркою (а перевірки перед розширенням ліцензії — поширена практика) і виявить розбіжності між паперами та реальністю, розгляд справи буде залишено без руху, до усунення недоліків.
   
   

4. Ігнорування температурного режиму під час перевезення. Релокація аптеки — це не просто транспортування коробок. Лікарські засоби вимагають суворого дотримання умов зберігання навіть під час їх переміщення в машині. Особливо це стосується інсулінів, вакцин та інших термочутливих препаратів (“холодовий ланцюг”).
   
   Перевезення таких ліків у звичайному вантажному авто без термоконтейнерів або рефрижератора є грубим порушенням ліцензійних умов, що в разі фіксації може поставити під загрозу дію всієї вашої ліцензії.

Важливо! Поширена пастка — оренда приміщень, де раніше вже функціонувала аптека. Підприємці вважають, що це гарантія успіху. Проте Ліцензійні умови регулярно оновлюються. Те приміщення, яке пройшло перевірку п'ять років тому, сьогодні може отримати відмову через нові стандарти інклюзивності або вимоги до зонування. Крім того, площа вимірюється за внутрішніми поверхнями стін, і зведення додаткових гіпсокартонних перегородок під час ремонту може “вкрасти” кілька сантиметрів, зменшивши торговий зал до 17.5 квадратних метрів, що автоматично означає відмову Держлікслужби.

Також цікаво: Нові вимоги Держлікслужби: що мають подати аптечні та фарм ліцензіати до листопада 2026 року 

Юридичний супровід зміни адреси та розширення ліцензії аптеки

Зміна адреси аптеки — це занадто дорогий процес, щоб ризикувати ним через паперові помилки чи неправильний кут нахилу пандуса. Поки ви фокусуєтеся на ремонті, маркетингу нової локації та логістиці, юристи нашої компанії візьмуть на себе всю бюрократичну рутину та забезпечать безпечний юридичний перехід.

Ми забезпечуємо повний комплекс послуг, мінімізуючи час простою вашого бізнесу:

• Попередній експертний аудит приміщення (до підписання оренди). Наші спеціалісти проаналізують параметри обраного об'єкта (площу, ізольованість, зони, можливість встановлення пандуса) на відповідність чинним Ліцензійним умовам, захистивши вас від оренди “непридатного” простору.

• Розробка та перевірка договорів. Підготуємо безпечний договір оренди з чіткими гарантіями для вас, а також юридично оформимо внутрішнє переміщення товарних залишків між точками, щоб у податкової та Держлікслужби не виникло жодних питань.

• Заповнення Відомостей та подача документів. Ідеально заповнимо Відомості про матеріально-технічну базу та подамо заяву до Держлікслужби особисто. Ми знаємо всі “тригери” регулятора, тому документи зазвичай проходять розгляд з першого разу.

• Супровід під час перевірок. Якщо Держлікслужба призначить передліцензійну перевірку нової адреси, ми підготуємо ваш персонал, проведемо інструктаж та допоможемо успішно пройти візит інспектора.

• Коректне закриття старої адреси. Вчасно та безболісно виключимо попередню локацію з реєстру, забезпечивши правильний таймінг, щоб ви не платили зайві податки й збори.

Кожен переїзд аптеки має свої особливості: нове приміщення, різні документи, різні ризики. Саме тому універсальних рішень не існує. Зверніться до нас вже сьогодні — ми проаналізуємо саме вашу ситуацію, визначимо оптимальний порядок дій і допоможемо пройти процедуру переїзду аптеки без непотрібних затримок та юридичних ризиків.